معظمنا لديه صندوق أحذية، أو درج، أو مجلد بريد إلكتروني، أو محفظة مليئة بإيصالات مجعدة، ويتساءل ماذا يفعل بها. قد تكون هذه الإيصالات من غداء عمل، أو هدايا مكتبية، أو سفر، أو مشتريات إلكترونية. وهنا تكمن المشكلة، ففي معظم الحالات، يتوقف قرار الاحتفاظ بالإيصالات أو التخلص منها على سؤال واحد: أي الإيصالات أحتاجها، وأيها يمكنني التخلص منها؟
لا يمكن المبالغة في أهمية إيصالات المصروفات في تسجيل مصروفات الأعمال والضرائبوالحقيقة هي أن معظم الناس يجهلون القواعد المتعلقة بما يجب الاحتفاظ به، وما هي التفاصيل الضرورية، ومدة الاحتفاظ بإيصالات نفقات العمل.
سيقدم هذا الدليل نصائح محددة وقابلة للتنفيذ للمساعدة في إنهاء الارتباك في الإيصالات والمساعدة في تطوير نظام سليم لإيصالات النفقات.
ما هي إيصالات المصروفات؟
إيصالات المصروفات هي وثائق تثبت عمليات الشراء الفعلية. وعادةً ما تتضمن معلومات مثل المنتج أو الخدمة، والمبلغ المدفوع، وتاريخ ووقت المعاملة، واسم المستلم. وبشكل عام، يمكن إصدار إيصالات المصروفات للمشتريات التجارية والشخصية على حد سواء، إلا أنها تكتسب أهمية أكبر في الإنفاق المتعلق بالعمل.
تُساعد الإيصالات، سواء للشركات أو العاملين لحسابهم الخاص أو الموظفين، في إثبات صحة المصروفات وضرورتها وتسجيلها بشكل صحيح. وبدونها، قد يكون من الصعب للغاية، بل من المستحيل، تبرير الخصومات أو التعويضات أو مطالبات التدقيق.
لماذا تُعدّ إيصالات المصروفات مهمة؟
تُعدّ إيصالات المصروفات مهمة لأنها تضمن السلامة المالية. فهي تدعم خصومات الضرائب، وتبرر عمليات السداد، وتوفر الشفافية في التقارير المالية.
في حالة رجال الأعمال أو الأفراد العاملين لحسابهم الخاص، غالباً ما تكون الإيصالات مطلوبة للمطالبة بالخصومات. أما بالنسبة لموظفي الشركات، تُعد الإيصالات ضرورة دائمة للمطالبة باسترداد النفقات من صاحب العمل. كما تُستخدم الإيصالات لفهم أنماط الإنفاق.
في حالة التدقيق أو مراجعة الشؤون المالية، يمكن أن تكون إيصالاتك بمثابة دليل على شرعية سجلاتك المالية.
ما المعلومات التي يجب أن يتضمنها إيصال المصروفات؟
ينبغي أن يعكس إيصال المصروفات الأصلي مستوىً من التفصيل يوضح طبيعة المصروفات. ويجب أن يتضمن الإيصال، كحد أدنى، ما يلي:
- تاريخ الشراء
- اسم البائع أو التاجر
- المبلغ المدفوع
- خصائص السلع أو الخدمات
- إثبات طريقة الدفع (نقداً، بطاقة، تحويل بنكي)
في أنواع معينة من النفقات، على سبيل المثال الطعام أو النقل، قد تكون هناك تفاصيل إضافية يجب تقديمها بشأن الغرض من نفقات العمل هذه.
أنواع إيصالات المصروفات
يمكن أن تتخذ إيصالات المصروفات أشكالاً مختلفة حسب كيفية ومكان إجراء عملية الشراء.
- تُستخدم الإيصالات الورقية بشكل أكثر شيوعًا في المعاملات النقدية ولدى البائعين الصغار.
- تشير الإيصالات الرقمية إلى تلك الصادرة للمعاملات عبر الإنترنت أو الاشتراكات أو المدفوعات الإلكترونية الأخرى.
- كما يتم قبول إيصالات البريد الإلكتروني إذا كانت تحتوي على جميع المعلومات الضرورية.
- قد تُثبت إيصالات بطاقات الائتمان صحة المعاملة، ولكنها قد لا تكون كافية بمفردها.
وهذا يمكن أن يساعد في فهم ما إذا كان نوع الإيصال المحفوظ مناسبًا لحفظ السجلات أو للضرائب.
ما هي إيصالات المصروفات التي يجب عليك الاحتفاظ بها؟
لا ينبغي الاحتفاظ بجميع الإيصالات، ولكن يجب توثيق أي مصروفات تُثبت استحقاق خصم أو تعويض أو إعفاء ضريبي من الشركة. فيما يلي بعض أهم فئات الإيصالات التي يجب الاحتفاظ بها.
1. مصاريف تشغيل الأعمال
احتفظ بإيصالات التكاليف اليومية اللازمة لإدارة أعمالك. هذه النفقات قابلة للخصم بالكامل عندما تكون عادية وضرورية.
- اللوازم والمعدات المكتبية
- اشتراكات البرامج، الأدوات الرقمية
- استضافة المواقع الإلكترونية، ورسوم النطاقات، والخدمات عبر الإنترنت
- الخدمات المهنية، على سبيل المثال، الرسوم المتعلقة بخدمات المحاسبة أو الخدمات القانونية أو الاستشارات
2. نفقات السفر والنقل
تُخضع مصلحة الضرائب الأمريكية الخصومات المتعلقة بالسفر لمزيد من التدقيق، لذا احتفظ بكل إيصال متاح.
- أسعار تذاكر الطيران، وتذاكر القطار، وأي شكل من أشكال رسوم الأمتعة
- الإقامة في الفنادق
- تأجير السيارات، وخدمات مشاركة الركوب، ومواقف السيارات، ورسوم الطرق
- سجلات المسافة المقطوعة مدعومة بإيصالات الوقود أو الصيانة
3. الوجبات والترفيه (الأعمال)
لا تُخصم إلا وجبات العمل المؤهلة، ويجب أن تعكس الوثائق الغرض التجاري.
- تناول وجبات الطعام مع العملاء أو الشركاء أو العملاء المحتملين
- الوجبات أثناء رحلات العمل
- ينبغي أن تتضمن الإيصالات التاريخ والموقع والمبلغ والعلاقة التجارية.
4. نفقات المكتب المنزلي
إذا كنت تطالب بخصم المكتب المنزلي، فستحتاج إلى إيصالات لإثبات نسبة الاستخدام التجاري.
- بيانات الإيجار أو فوائد الرهن العقاري
- المرافق الأساسية مثل الكهرباء والإنترنت والمياه.
- الإصلاحات والصيانة المتعلقة بمكان العمل
5. تكاليف التسويق والإعلان
تُعتبر نفقات الترويج قابلة للخصم عندما تدعم نمو الأعمال التجارية بشكل مباشر.
- الإعلانات الرقمية وإعلانات وسائل التواصل الاجتماعي
- خدمات العلامات التجارية والتصميم والطباعة
- رعاية الفعاليات أو المواد الترويجية
6. التأمين والمصاريف المالية
تُعتبر بعض التكاليف المالية نفقات تجارية قابلة للخصم.
- أقساط التأمين التجاري
- رسوم الخدمات المصرفية ورسوم المعاملات
- رسوم معالجة المدفوعات ورسوم حساب التاجر الأخرى
كم من الوقت يجب الاحتفاظ بإيصالات المصاريف؟
تختلف مدة الاحتفاظ بالإيصالات باختلاف طبيعة النفقات وقوانين الضرائب المحلية. وبشكل عام، يجب الاحتفاظ بمعظم الإيصالات لعدة سنوات بعد تقديم الإقرار الضريبي.
من المستحسن عموماً الاحتفاظ بإيصالات نفقات العمل والضرائب لمدة تتراوح بين ثلاث وسبع سنوات على الأقل. فهذا يحمي عادةً من معظم عمليات التدقيق الضريبي، ويتيح الوقت الكافي للإجابة على أي استفسارات في حال فحص أي من سجلاتك.
ينبغي الاحتفاظ بإيصالات الأصول طوال فترة امتلاك الأصل بالإضافة إلى الفترة المطلوبة بعد التخلص منه.
متطلبات مصلحة الضرائب الأمريكية لإيصالات المصروفات
تُلزم مصلحة الضرائب الأمريكية دافعي الضرائب بالاحتفاظ بسجلات لإثبات الدخل والخصومات والإعفاءات الضريبية المُطالب بها في الإقرارات الضريبية. ويجب أن تكون إيصالات النفقات القابلة للخصم مُفصّلة بما يكفي لتوضيح المبلغ والتاريخ والموقع والغرض التجاري من كل نفقة.
على الرغم من قبول الإيصالات الإلكترونية، إلا أنه يجب أن تكون قابلة للقراءة، وموثوقة، ومتاحة طوال فترة الاحتفاظ بها. الوثائق غير الكافية أو قد يؤدي عدم وجود إيصالات إلى رفض الخصومات. أو حتى فرض غرامات عند التدقيق.
أفضل الطرق لتنظيم إيصالات المصروفات
يُسهم تنظيم الإيصالات بشكل جيد في تقليل مخاطر التدقيق، وتعزيز شفافية التدفقات النقدية، وتسريع عمليات إعداد الضرائب. وتكون الطرق المذكورة أدناه أكثر فعالية عند تطبيقها باستمرار.
1. تنظيم الإيصالات فوراً
كلما طالت فترة تأجيل إدارة الإيصالات، زادت احتمالات فقدان المستندات.
- احتفظ بإيصالات المستندات فور إتمام كل عملية شراء
- دوّن فئة التكلفة والغرض التجاري بينما لا تزال التفاصيل حاضرة في ذهنك
- أرفق الإيصالات بالمعاملة في أسرع وقت ممكن
2. استخدم نظامًا بسيطًا لحفظ الملفات الورقية
الإيصال الورقي صالح، ولكن يجب أن يكون الوصول إليه سهلاً.
- قم بتنظيم الإيصالات حسب الشهر أو فئة المصروفات
- ضعها في مجلدات أو مظاريف مُعَلَّمة.
- احفظ النسخ الورقية بعيدًا عن الحرارة والضوء لمنع بهتانها.
3. تخزين وفرز الإيصالات رقميًا
يُعد تخزين الإيصالات الرقمية أكثر كفاءة وأسهل في التدقيق.
- قم بمسح الإيصالات ضوئيًا أو تصويرها واحفظها في مكان آمن.
- تصنيف النفقات تلقائيًا حسب الأنواع والتواريخ
- قم بمطابقة الإيصالات مع الفواتير والمدفوعات للحفاظ على نظافة الحسابات المالية.
نصيحة: يمكنك الاستفادة نظام فوترة لتحميل الإيصالات وإدارتها وربطها تلقائيًا إلى فواتيرك. باستخدام هذه الميزة، ستجد جميع نفقاتك في مكان واحد.
أخطاء شائعة يجب تجنبها في إيصالات المصروفات
- تخزين الإيصالات بدون سياق: قد لا تكفي الإيصالات وحدها لتوضيح الغرض التجاري من المصروفات. لذا، احرص دائمًا على إضافة ملاحظات توضح سبب ارتباط هذه المصروفات بالعمل.
- الاعتماد على كشوفات الحسابات المصرفية بدلاً من الإيصالات: تفتقر كشوفات الحسابات المصرفية إلى معلومات مفصلة حول ما تم شراؤه، ولا تُعد بديلاً عن الإيصالات الرسمية.
- عدم نسخ الإيصالات الرقمية احتياطياً: بدون نسخ احتياطية، قد تُفقد الإيصالات الإلكترونية بسبب عطل في الجهاز أو حذفها عن طريق الخطأ. لذا، يُنصح بتخزين نسخ منها في خدمة تخزين سحابية آمنة أو وحدة تخزين خارجية.
- خلط الإيصالات الشخصية والتجارية: إن الجمع بين النفقات الشخصية والتجارية يجعل حفظ السجلات أمراً مربكاً ويزيد من خطر حدوث أخطاء أثناء إعداد التقارير.
الأسئلة الشائعة حول إيصالات المصروفات
1. ما هي المدة التي يجب أن أحتفظ فيها بإيصالات أعمالي؟
ينبغي الاحتفاظ بإيصالات الأعمال الخاضعة للضريبة لمدة تتراوح بين ثلاث وسبع سنوات، بينما ينبغي الاحتفاظ بالإيصالات غير الخاضعة للضريبة لمدة ثلاث سنوات أيضاً.
2. ما هي تقارير المصروفات؟
تشير تقارير المصروفات إلى ملخصات المصروفات التي يقدمها الشخص بقصد استردادها، وفي معظم الحالات، بعد تقديم الإيصالات.
3. كيف تضمن دقة تقارير المصروفات؟
تأتي الدقة من مطابقة كل مصروف تم الإبلاغ عنه مع إيصال صالح، ووصف واضح، وتصنيف متسق.
الخاتمة
قد تبدو إيصالات المصاريف وكأنها قطعة صغيرة من الورق أو مصدر إزعاج. في حياتك الرقميةلكنها تُعدّ جزءًا أساسيًا من تنظيم أمورك المالية. فمعرفة مكان حفظها، وكيفية تخزينها، وكيفية تخزينها بطريقة منظمة، يُجنّبك التخمين ويُقلّل من المخاطر المالية. كما أن تنظيم نظام بسيط لإيصالات نفقاتك، خاصةً باستخدام البرامج الرقمية، سيضمن لك الالتزام بالقوانين والتنظيم طوال العام.
