Cómo llevar un registro de los gastos de la empresa junto con las facturas

Al principio, las finanzas de tu negocio pueden parecer fáciles de gestionar. Emites facturas, controlas el flujo de caja y das por sentado que lo que ingresa es lo que ganas. Sin embargo, tus gastos, como las suscripciones y las herramientas, pueden registrarse por separado o de forma inconsistente.

Esto puede causarte problemas en el futuro. Si tus ingresos y gastos están en dos lugares diferentes, te resultará difícil saber con exactitud cuánto ganas al mes. Al llevar un registro de tus gastos e ingresos, podrás ver con precisión cuánto ganas y cuánto gastas.

¿Qué es el seguimiento de gastos?

El seguimiento de gastos consiste en registrar, organizar y controlar todos los gastos de tu empresa. Esto incluye desde grandes gastos como equipos y software hasta gastos menores como transporte, cuotas y suscripciones.

El objetivo principal del seguimiento de gastos es crear un registro claro y preciso de a dónde va su dinero y qué financia. El seguimiento regular de gastos le ayuda a comprender sus costos, determinar su ganancia real y Mantén tus registros organizados..

Por qué el seguimiento de gastos y la facturación deben ir de la mano.

Mantener sistemas separados para gastos y facturas puede dificultar la comprensión de la situación financiera de su empresa. Tener todo en un solo sistema le brinda una visión más clara y completa de su situación financiera.

1. Podrás ver tus ganancias reales, no solo tus ingresos: Si bien las facturas ayudan a controlar los ingresos, no permiten controlar los gastos. Al registrar los gastos junto con las facturas, resulta más fácil saber cuánto queda después de gastar.
2. Preparar la declaración de impuestos es más fácil y menos estresante: Cuando todo está organizado, no hay necesidad de apresurarse al final del año. Todo es fácilmente accesible, fácil de clasificar y de reportar.
3. Menos errores y más tiempo ahorrado: Utilizar dos herramientas diferentes para gestionar gastos y facturas puede generar confusión y errores. Usar una sola herramienta garantiza menos trabajo y mayor coherencia.

Tipos de gastos empresariales que deberías controlar

Para tener una visión clara de tus finanzas, necesitas controlar no solo los gastos obvios. Existen diversos tipos de gastos empresariales, e incluso los pequeños pueden acumularse rápidamente si no se registran. 

1. Software y suscripciones: Esto incluye herramientas mensuales o anuales que utiliza para gestionar su negocio, como software de diseño, plataformas de contabilidad, almacenamiento en la nube y herramientas de gestión de proyectos.
2. Viajes y transporte: Esto incluye combustible, transporte público, servicios de transporte compartido, vuelos y alojamiento para viajes de negocios.
3. Costos de la oficina en casa: Esto incluye una parte del alquiler, la electricidad, internet y otros servicios públicos si trabaja desde casa.
4. Equipos y suministros: Esto incluye tus ordenadores portátiles, teléfonos, muebles de oficina y artículos de uso diario como material de oficina.
5. Desarrollo profesional: Esto incluye cursos, certificaciones, talleres y eventos del sector que mejoran tus habilidades.
6. Pagos a contratistas: Pagos realizados a trabajadores autónomos, consultores o proveedores de servicios subcontratados.
7. Gasto en marketing: Esto incluye publicidad, alojamiento web, creación de marca y herramientas promocionales utilizadas para atraer clientes.

Llevar un registro constante de estas categorías de gastos le ayudará a evitar pasar por alto algún gasto.

Cómo configurar un sistema sencillo de seguimiento de gastos 

Un sistema eficiente no requiere herramientas complejas; necesita coherencia y una estructura adecuada desde el principio.

1. Abra una cuenta bancaria comercial dedicada. Mantenga Separa tus finanzas personales de las de tu negocio. Esto facilita el seguimiento de las transacciones y evita confusiones posteriores.
2. Cree categorías de gastos claras: Selecciona algunas categorías principales (como software, viajes y marketing) y úsalas de forma consistente. Así, tus registros se mantendrán organizados y serán fáciles de consultar.
3. Registre los gastos a medida que se produzcan: Registre siempre sus compras inmediatamente después de realizarlas, en lugar de esperar hasta el final de la semana o del mes. Esto reduce las posibilidades de omitir u olvidar algún registro.
4. Utilice una herramienta que registre conjuntamente los ingresos y los gastos: Encuentra el sistema ideal para tu negocio que te permita gestionar facturas y gastos en un solo lugar. Así tendrás una visión completa de tus finanzas sin tener que cambiar de herramienta.
5. Establezca una rutina de revisión periódica: Dedica un tiempo, ya sea semanal o mensual, a revisar tus ingresos y gastos. Esto te ayudará a controlar tus finanzas y detectar cualquier error a tiempo.

Métodos de seguimiento de gastos: de las hojas de cálculo al software.

Existen diversos métodos para el seguimiento de los gastos empresariales, y cada método tiene sus ventajas e inconvenientes dependiendo del proceso empresarial.

1. Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una buena opción para autónomos y pequeñas empresas porque son gratuitas y personalizables según las necesidades del negocio.

• Cuando funciona: Las hojas de cálculo son muy adecuadas para pequeñas empresas con pocas transacciones y les ayudan a gestionar gastos y facturas.
• Dónde se descompone: Las hojas de cálculo son difíciles de gestionar para las empresas grandes porque requieren introducir manualmente todas las transacciones, lo que puede provocar errores y llevar mucho tiempo a la hora de cotejar las facturas con los gastos y calcular los beneficios.

2. Software de contabilidad especializado

El software de contabilidad puede ayudarle a realizar un seguimiento y categorizar los gastos. También puede Proporcionar informes con ventajas fiscales.

• Ventajas: Menos propenso a errores, proporciona un sistema de informes estructurado y puede conectarse a sus cuentas bancarias.
• Desventajas: La mayoría de los programas de contabilidad gestionan la facturación y los gastos por separado. Si gestionas ambos, exportar los datos y verificar las cifras puede resultar complicado.

3. Software combinado de facturación y gestión de gastos

El software integrado de facturación y gestión de gastos, como Billing, ofrece una visión clara de tus finanzas. Puedes controlar tus gastos en tiempo real y vincularlos a tus ingresos, lo que te permite ver tus ganancias de inmediato.

• Por qué ayuda: Esto elimina la necesidad de utilizar herramientas separadas para la facturación y los gastos. Hay menos margen de error y es más rápido revisar sus finanzas o presenta tu declaración de impuestos.

Si se tienen en cuenta estos métodos, un enfoque combinado es la mejor opción tanto para autónomos como para empresarios.

Cómo la facturación te ayuda a controlar los gastos junto con tus facturas.

Las facturas solo cuentan una parte de la historia. Para comprender realmente tus finanzas, necesitas tener todos tus gastos organizados, sin distracciones innecesarias. La facturación integra ambos aspectos. 

1. Registra y categoriza sobre la marcha: Puedes registrar tus gastos directamente en el momento en que se producen, y también tienes opciones para categorizarlos en categorías como software, viajes y marketing, entre otras. Esto te ayuda a mantener todos tus gastos en un solo lugar, utilizando recibos y notas.
2. Ingresos y gastos, uno al lado del otro: La función de facturación coloca tus gastos justo al lado de tus facturas, lo que te permite obtener una visión instantánea del beneficio neto y una idea clara de qué clientes y proyectos merecen tu tiempo.
3. Informes que se escriben solos: No se requieren malabarismos mentales. La facturación genera informes financieros visuales automáticamente, transformando los datos brutos en información legible que permite tomar decisiones.
4. Seguimiento por cliente o proyecto: Vincula los gastos directamente a clientes o proyectos específicos para que siempre sepas exactamente cuánto te cuesta cada uno.
5. Un único flujo de trabajo, cero dolores de cabeza: Cuando la facturación y el seguimiento de gastos se gestionan desde un mismo lugar, se reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y se mejora la concentración.

Regístrate hoy y empieza a llevar un registro de tus facturas y gastos en un solo lugar. 

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la forma más sencilla de controlar los gastos de la empresa?

La forma más sencilla de gestionar los gastos empresariales es usar una aplicación que integre el seguimiento de gastos y la facturación. Esto permite registrar los gastos a medida que se incurren y asociarlos a clientes y proyectos cuando sea posible. De esta manera, todo se mantiene organizado, se minimizan los errores y se puede controlar fácilmente el beneficio total sin necesidad de hojas de cálculo ni aplicaciones de terceros.

2. ¿Debo llevar el control de los gastos y las facturas en la misma herramienta?

Sí. Registrar los gastos y las facturas en la misma aplicación ofrece una visión clara de sus finanzas, elimina los errores humanos, ahorra tiempo y le ayuda a controlar las ganancias en tiempo real y a generar informes precisos para fines fiscales y presupuestarios.

3. ¿Cómo puedo saber qué gastos empresariales son deducibles de impuestos?

Puedes consultar la normativa fiscal de tu país para saber qué gastos empresariales son deducibles. En la mayoría de los casos, los gastos deducibles son gastos empresariales ordinarios y necesarios, como software, material de oficina, viajes y servicios. Llevar un registro detallado de tus gastos te ayudará enormemente a identificar los gastos deducibles.

4. ¿Puedo hacer un seguimiento de mis gastos desde mi teléfono?

Sí. Puedes realizar un seguimiento de los gastos fácilmente desde tu teléfono. Nuestra aplicación, Facturación, está disponible en ambos Android y iOSTambién puedes añadir recibos, organizar los gastos por categoría y vincularlos a clientes o proyectos específicos, lo que hace que la gestión de gastos sea sencilla y flexible sobre la marcha.

5. ¿Qué sucede si no llevo un registro de mis gastos comerciales?

Si no lleva un registro de los gastos de su negocio, puede terminar perdiendo dinero, subestimando sus gastos y sobreestimando sus ganancias. También puede ser difícil preparar una declaración de impuestos precisa, reclamar las deducciones correctas y hacer las decisiones financieras correctas.

Reflexiones finales

Llevar un registro de los gastos y facturas de tu negocio es fundamental para mantenerlo organizado, comprender tu rentabilidad real y conservar registros precisos para fines fiscales. Es importante evitar usar varios sistemas y tratar de recordarlo todo, ya que esto solo generará confusión y más trabajo a la larga.