Aprender a adicionar o IVA a uma fatura no Reino Unido pode parecer assustador quando se regista para o IVA pela primeira vez. De repente, o layout da fatura que utiliza há anos precisa de ser alterado, com informações extra a serem adicionadas, diferentes cálculos a serem feitos e requisitos específicos da HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) que afetarão tanto as suas declarações de IVA como a capacidade dos seus clientes de recuperar o IVA.
Este guia explica exatamente o que muda quando a sua empresa se regista para o IVA. Ficará a saber quando o IVA deve constar numa fatura, que tipo de fatura de IVA emitir e os principais detalhes que a HMRC espera que inclua para faturar com segurança e manter-se em conformidade.
Quando é necessário adicionar o IVA a uma fatura?
Só adiciona o IVA ao uma fatura Se a sua empresa estiver registada para efeitos de IVA e fornecer bens ou serviços tributáveis, não terá direito ao IVA. Caso contrário, não poderá aplicar o IVA a uma fatura nem cobrar IVA sobre bens e serviços, independentemente de quem é o seu cliente.
Na maioria das transações B2B, os clientes que também estão registados para efeitos de IVA esperam receber uma fatura com IVA, uma vez que podem ter direito ao reembolso do IVA cobrado. Quando se efetuam vendas a clientes que não estão registados para efeitos de IVA, nem sempre é necessária uma fatura completa com IVA, embora deva continuar a contabilizar o IVA quando aplicável. O tipo de fatura com IVA que emite depende do valor da venda e das regras de faturação da Autoridade Tributária e Aduaneira do Reino Unido (HMRC), que abordaremos de seguida.
Faturas com IVA integral versus faturas com IVA simplificado e modificado
A HMRC reconhece três tipos diferentes de faturas de IVA, sendo que a escolha da mais adequada depende principalmente do valor da venda e do tipo de transação. Embora cada uma delas tenha uma finalidade diferente, a maioria das pequenas empresas do Reino Unido emite faturas de IVA completas, uma vez que contêm todas as informações necessárias para os registos e pedidos de reembolso do IVA.
| Tipo de fatura | Quando usar | O que está incluído |
| Fatura completa com IVA | A opção padrão para a maioria das transações entre empresas e vendas acima de 250 libras (incluindo IVA). | Contém todas as informações exigidas pela HMRC, incluindo o seu número de registo de IVA, os dados do cliente, o número da fatura, o momento da tributação, os valores sem IVA, o valor do IVA e o total a pagar. |
| Fatura de IVA simplificada | Indicado para vendas até £250 (IVA incluído). | Requer menos detalhes do que uma fatura completa com IVA, sendo, por isso, adequada para vendas de valor inferior. Não necessita do nome e morada do cliente nem de uma discriminação detalhada do IVA. |
| Fatura de IVA modificada | Pode ser utilizado para vendas a retalho acima de 250 libras, desde que o cliente concorde. | Inclui a maior parte da informação que se encontra numa fatura completa com IVA, mas apresenta os valores com IVA incluído em vez dos valores sem IVA, tornando-a útil em situações em que os preços são normalmente apresentados com IVA incluído. |
Para a maioria das pequenas empresas do Reino Unido, a opção mais fácil é emitir uma fatura com IVA total para todas as transações elegíveis. Isto cria um processo de faturação consistente, fornece aos clientes empresariais as informações que normalmente esperam e reduz o risco de omissão de detalhes importantes do IVA.
O seu número de registo de IVA
O seu número de registo de IVA é um dos dados mais importantes numa fatura de IVA, pois confirma que a sua empresa está registada para cobrar IVA. A HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) emite este número quando o seu registo de IVA é aprovado, devendo incluí-lo em todas as faturas de IVA que emite.
Para os seus clientes, o número de registo de IVA faz mais do que identificar a sua empresa. Ajuda a demonstrar que o IVA cobrado provém de um fornecedor registado, permitindo aos clientes elegíveis com registo de IVA comprovar os seus pedidos de reembolso de IVA com a documentação correta. A falta desta informação pode causar atrasos desnecessários e impedir os clientes de recuperar o IVA até que a fatura seja corrigida.
A Questão Fiscal e Porque Importa
O momento da tributação, também chamado de data de fornecimento, é a data que a HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) utiliza para determinar quando o IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) se torna devido numa transação. Na maioria dos casos, esta data coincide com a data da fatura, mas pode variar consoante o momento em que forneceu os bens ou serviços ou quando recebeu o pagamento.
Se a data de vencimento do imposto for diferente da data da fatura, deve mencioná-lo claramente na fatura do IVA para que não haja dúvidas sobre quando surgiu a obrigação de pagar o IVA. Regra geral, as faturas de IVA devem ser emitidas no prazo de 30 dias a contar da data de fornecimento ou pagamento, ajudando-o a si e ao seu cliente a manter registos de IVA precisos e a declarar a transação corretamente.
Como incluir o IVA na própria fatura
Após o registro para o IVA, simplesmente adicionar o IVA incluído na fatura não é suficiente. A sua fatura deve mostrar claramente como foi calculado o valor final, para que tanto você como o seu cliente possam ver o valor dos bens ou serviços antes de IVA, a taxa aplicada, o IVA cobrado e o valor total a pagar.
Uma fatura de IVA bem formatada deve incluir os seguintes detalhes:
- Preço sem IVA por cada produto ou serviço.
- A taxa de IVA aplicada a cada artigo ou grupo de artigos (por exemplo, 20%, 5% ou 0%, quando aplicável).
- O valor do IVA cobrado em cada artigo ou a taxa de IVA.
- O subtotal antes da adição do IVA.
- O valor total do IVA cobrado na fatura.
- O valor final a pagar, incluindo o IVA.
Se a sua fatura contiver artigos sujeitos a diferentes taxas de IVA, mostre cada taxa separadamente em vez de combinar tudo num único cálculo. Isto facilita a compreensão da fatura pelos clientes, permite o reembolso correto do IVA quando aplicável e ajuda a garantir que os seus próprios registos de IVA permanecem precisos e em conformidade no momento do envio da sua declaração.
Erros comuns na faturação do IVA a evitar
Até mesmo pequenos erros na emissão de faturas com IVA podem gerar trabalho desnecessário tanto para si como para os seus clientes. Certifique-se sempre de que reserva tempo para verificar se existem erros e evitar problemas futuros.
Alguns dos erros mais comuns na emissão de faturas com IVA incluem:
- Omitir o seu número de registo de IVA: Sem ela, a fatura não contém um dos detalhes essenciais esperados numa fatura de IVA, e os clientes empresariais podem ter dificuldades em recuperar o IVA.
- Aplicar a taxa de IVA incorretamente: A cobrança da taxa incorreta pode resultar em IVA pago a menos ou a mais, o que pode exigir ajustes junto da HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido) e faturas corrigidas.
- Não apresentar o IVA separadamente do subtotal: Consolidar tudo num único total dificulta a visualização, por parte dos clientes, do valor do IVA cobrado e pode gerar problemas nos seus registos contabilísticos.
- Utilizar o tipo errado de fatura de IVA: Emitir uma fatura simplificada quando é necessária uma fatura completa com IVA, ou omitir informações obrigatórias, pode levar a atrasos desnecessários e a trabalho administrativo adicional.
Evitar estes erros comuns poupar-lhe-á muito tempo e stress, o que, por sua vez, fará com que receba os seus pagamentos mais rapidamente e reduzirá a pressão sobre o fluxo de caixa.
Como é que a faturação ajuda as empresas do Reino Unido a aplicar o IVA corretamente
Aplicar o IVA corretamente não se resume apenas a utilizar a taxa certa; tudo depende de manter as faturas estruturadas, consistentes e precisas em todas as transações. Muitos erros de IVA ocorrem quando os cálculos são feitos manualmente ou quando os detalhes da fatura são divididos em diferentes ferramentas, levando a totais divergentes e a problemas de comunicação evitáveis.
O sistema de faturação ajuda a reduzir estes riscos, oferecendo uma solução simples que lhe permite criar faturas profissionais, adicionar artigos e calcular os totais automaticamente à medida que cria cada fatura. Pode também gerir clientes, controlar despesas e manter todos os registos da sua empresa num só local, o que facilita a organização na hora de preparar a declaração de IVA ou analisar o seu rendimento.
Como as suas faturas e registos são armazenados digitalmente e sincronizados entre dispositivos, as suas informações financeiras permanecem atualizadas enquanto trabalha. Também pode criar e enviar faturas rapidamente através da web ou do telemóvel, o que ajuda a faturar mais rapidamente e a manter os seus registos precisos sem trabalho manual adicional. Registe-se para receber a fatura para garantir um fluxo de trabalho sem problemas.
Perguntas frequentes
1.º Preciso de cobrar IVA se o meu cliente não estiver registado para efeitos de IVA?
Sim, se a sua empresa estiver registada para efeitos de IVA e a venda for tributável, deverá cobrar o IVA, independentemente de o seu cliente estar ou não registado para efeitos de IVA. O cliente pode simplesmente não conseguir recuperar o valor pago se não estiver registado.
2. Qual a diferença entre uma fatura de IVA completa e uma fatura de IVA simplificada?
Uma fatura completa com IVA inclui todos os dados necessários do cliente, da empresa e a discriminação do IVA, enquanto uma fatura simplificada com IVA contém menos informação e só é permitida para transações de menor valor. A versão simplificada é utilizada principalmente para vendas até 250 libras (incluindo IVA).
3.º Qual é o limite de 250 libras para as faturas de IVA?
O limite de 250 libras refere-se ao valor total de uma transação (incluindo IVA) abaixo do qual pode ser emitida uma fatura simplificada de IVA. Acima deste valor, é geralmente necessária uma fatura completa de IVA.
4. Qual a taxa de IVA aplicável aos serviços digitais?
A maioria dos serviços digitais no Reino Unido são tributados à taxa padrão de IVA de 20%, a menos que se aplique uma isenção específica ou uma taxa reduzida. O tratamento exato depende da natureza do serviço e das normas da HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido).
5.º O que acontece se me esquecer de incluir o meu número de IVA numa fatura?
Se o seu número de IVA estiver em falta, a fatura poderá ser considerada incompleta para efeitos de IVA e poderá atrasar a possibilidade de o seu cliente recuperar o IVA. Poderá ser necessário emitir uma nova fatura corrigida.
6.º Quanto tempo após a venda devo emitir uma fatura com IVA?
As faturas de IVA devem ser emitidas, em geral, no prazo de 30 dias a contar da data de fornecimento ou de pagamento, consoante o que ocorrer primeiro. Isto garante que o IVA é registado no período contabilístico correto.
7.º Necessito de algum software específico para cumprir os requisitos do programa Making Tax Digital?
Sim, as empresas registadas para efeitos de IVA devem utilizar software compatível com o MTD para manter registos digitais e submeter as declarações de IVA ao HMRC. As folhas de cálculo, por si só, não são suficientes, a não ser que sejam utilizadas em conjunto com um software de integração.
8.º Posso emitir uma fatura com IVA antes de receber o meu número de registo de IVA?
Não, não deve emitir faturas com IVA até receber o seu número de registo de IVA. da HMRCApós o registo, poderá deduzir o IVA sobre determinadas vendas efetuadas antes do registo, dependendo das regras da HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido).
9.º O que devo fazer se tiver cobrado a taxa de IVA errada numa fatura?
Deve corrigir o erro emitindo uma fatura ou nota de crédito retificada e, em seguida, reemitindo a fatura correta. Também pode ter de ajustar a sua declaração de IVA, dependendo do período de apuramento.
10.º Preciso de guardar as faturas de IVA que recebo dos fornecedores?
Sim, as empresas registadas para efeitos de IVA devem guardar as faturas de IVA válidas dos fornecedores como comprovativo para efeitos de recuperação do IVA suportado. Estes registos são essenciais para uma correta declaração de IVA.
11.º Durante quanto tempo preciso de guardar as faturas de IVA para o HMRC?
Em geral, deve manter os registos de IVA durante pelo menos seis anos, conforme exigido pela HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido). Isto inclui tanto as faturas de venda como as de compra.
12.º É possível emitir uma fatura de IVA em moeda estrangeira?
Sim, as faturas de IVA podem ser emitidas em moedas estrangeiras, mas também deve apresentar o valor do IVA em libras esterlinas para efeitos de declaração à HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido). A taxa de câmbio utilizada deve ser claramente definida e estar em conformidade com as orientações da HMRC.
Considerações finais
A chave para adicionar o IVA corretamente às suas faturas é não exagerar, mas garantir que o seu sistema é claro, consistente e está em conformidade com as normas e requisitos da HMRC (Receita e Alfândega do Reino Unido). Uma vez configurada corretamente a estrutura da sua fatura, é muito mais fácil manter a conformidade, evitar erros e manter os seus registos e as contas dos seus clientes precisos.
