Was ist eine Zwischenrechnung? Alles, was Sie wissen sollten

Wenn Sie schon einmal ein großes Projekt übernommen haben und monatelang auf die erste Zahlung warten mussten, verstehen Sie bereits, welches Problem eine Zwischenrechnung lösen soll.

Eine Zwischenrechnung ist ein Abrechnungs-Checkpoint, eine formale Methode, um abgeschlossene Arbeiten vor Projektabschluss in Zahlungseingang umzuwandeln, sodass Ihr Unternehmen niemals ein Kundenprojekt aus eigener Tasche finanzieren muss.

Die Verwaltung des Cashflows ist eine der größten Herausforderungen für jedes Unternehmen, das an langfristigen Projekten arbeitet, und bis zum Schluss auf die Bezahlung zu warten, macht es nur noch schwieriger. 

In diesem Leitfaden erfahren Sie genau, was eine Zwischenrechnung ist, wie sie funktioniert, wann man sie verwendet und wie man eine erstellt, die sowohl Sie als auch Ihre Kunden auf dem gleichen Stand hält. 

Was ist eine Zwischenrechnung?

Eine Zwischenrechnung ist eine Teilrechnung, die während eines laufenden Projekts ausgestellt wird, um die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt geleistete Arbeit zu bezahlen. Anstatt den gesamten Projektbetrag bei Abschluss in Rechnung zu stellen, werden die Gesamtprojektkosten in kleinere Beträge aufgeteilt und periodisch oder nach Erreichen bestimmter Meilensteine ​​abgerechnet. 

Diese Art von Rechnung wird üblicherweise für langfristige oder in Abschnitte unterteilte Projekte ausgestellt und stellt einen Anteil des Gesamtvertragspreises dar. Nach Abschluss der Arbeiten wird eine Schlussrechnung über den Restbetrag versandt.

Zwischenrechnung vs. Schlussrechnung: Worin liegt der Unterschied?

Im Allgemeinen besteht der Hauptunterschied in der Zeit und der Absicht.

Eine Zwischenrechnung wird üblicherweise im Laufe eines Projekts versandt, um eine Teilzahlung für die bis dahin geleistete Arbeit anzufordern. Zwischenrechnungen können Meilensteine ​​im Projekt markieren und so den Cashflow während der gesamten Projektlaufzeit positiv beeinflussen.

Eine Schlussrechnung Sie wird in der Regel nach Abschluss des Projekts versandt, um die Gesamtkosten der durchgeführten Arbeiten abzüglich etwaiger bereits vom Absender erhaltener Zwischenzahlungen darzulegen und die Zahlung des Restbetrags anzufordern.

Kurz gesagt, Zwischenrechnungen unterteilen die Zahlung in Etappen, während die Schlussrechnung den Buchabschluss darstellt.

Wann sollte man eine Zwischenrechnung verwenden?

Zwischenrechnungen eignen sich am besten für Projekte, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken und in mehreren Phasen durchgeführt werden. Anstatt bis zum Projektabschluss warten zu müssen, können Sie zu bestimmten, mit Ihrem Kunden vereinbarten Projektzeitpunkten Rechnungen stellen.

Dies ist gängige Praxis bei Bau- und Vertragsprojekten, die in verschiedene Phasen unterteilt sind und deren Verträge stufenweise ausgestellt werden, sowie bei Berater- und Freelancer-Aufträgen, die Wochen oder Monate dauern. Grundsätzlich kann jedes Projekt mit einer längeren Laufzeit eine Zwischenrechnung nutzen: beispielsweise ein Designprojekt, ein Softwareentwicklungsprojekt, eine laufende Beratungsleistung und vieles mehr.

Eine Zwischenrechnung sollte nur dann ausgestellt werden, wenn mit dem Kunden eine Vereinbarung über die Zahlungszeitpunkte besteht. Die Zahlung kann zeitbasiert (z. B. monatlich) oder phasenbasiert erfolgen, abhängig vom Erreichen bestimmter Meilensteine ​​in der jeweiligen Projektphase.

Vorteile der Verwendung von Zwischenrechnungen

1. Verbesserter Cashflow: Durch die schrittweise Rechnungsstellung können Sie die Zahlungen während des Auftrags und nicht erst am Ende einziehen, den finanziellen Druck deutlich verringern und sicherstellen, dass Sie die laufenden Kosten für Arbeitskräfte und Material decken können.
2. Geringeres finanzielles Risiko: Einzug der Zahlungen in gestaffelten Schritten Außerdem verringert sich dadurch das Risiko, dass Kunden zahlungsunfähig werden oder bei Fertigstellung sehr hohe Summen schulden.
3. Besseres Kostenmanagement: Wenn Sie regelmäßige Zahlungen erhalten, wird es einfacher, den Überblick über Material-, Arbeits- und Betriebskosten zu behalten, ohne dass Sie dafür Bargeld benötigen.
4. Gute Fortschrittskontrolle: Da auf jeder Rechnung die einzelnen Arbeitsschritte klar aufgeführt sind, wissen sowohl Sie als auch der Kunde, was bereits erledigt und bezahlt wurde und was noch zu erledigen ist.
5. Weniger Streitigkeiten über Zahlungen: Durch die Aufteilung der Kosten in kleinere Teile lassen sich potenzielle Probleme und Meinungsverschiedenheiten über die geschuldeten Beträge verringern.
6. Verbesserte Kundenbeziehungen: Klar definierte Zahlungsphasen sorgen für zufriedene und vertrauensvolle Kunden, da diese wissen, wofür ihr Geld ausgegeben wird.

Wie man Zwischenrechnungen strukturiert

Durch die korrekte Strukturierung von Zwischenrechnungen stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Kunde jederzeit genau wissen, welche Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt abgerechnet werden. Eine Zwischenrechnung sollte sich auf eine bestimmte Phase oder einen Arbeitsschritt beziehen und darf keine Einzelrechnung sein.

Teilen Sie das Gesamtprojekt zunächst in klar definierte Meilensteine ​​oder Phasen mit jeweils einem vereinbarten Wert ein. Dieser Wert kann sich auf den Projektfortschritt (z. B. Fundamentlegung, Designfreigabe), den Zeitplan (z. B. monatliche Abrechnung) oder das zu erbringende Ergebnis (z. B. erster Entwurf, finales Dokument) beziehen. Jede Zwischenrechnung bezieht sich auf eine dieser Phasen.

Geben Sie auf jeder Rechnung den Prozentsatz oder den Betrag des Gesamtvertragsbetrags an, der in Rechnung gestellt wird. Es ist außerdem hilfreich, den Gesamtvertragspreis auszuweisen und anzugeben, wie viel bereits in Rechnung gestellt/bezahlt wurde, um Missverständnisse über den Restbetrag zu vermeiden.

Seien Sie einheitlich. Verwenden Sie für jede Zwischenrechnung ein einheitliches Format mit klar definierten Bereichen, in denen die geleistete Arbeit beschrieben, Daten, Zahlungsbedingungen und der zu zahlende Betrag deutlich ausgewiesen werden.

Was sollte ich in eine Zwischenrechnung aufnehmen?

1. Geschäfts- und Kundeninformationen: Achten Sie darauf, stets Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und weitere Details, einschließlich der Kundendaten, anzugeben, um Ihr Unternehmen eindeutig zu identifizieren und die rechtliche Grundlage zu schaffen.
2. Rechnungsnummer und -datum: Eine separate und eindeutige Zwischenrechnungsnummer und das Ausstellungsdatum zur einfachen Nachverfolgung und Dokumentation.
3. Deutlich kennzeichnen (Zwischenrechnung): Es sollte klar vermerkt sein, dass es sich um eine Zwischenrechnung handelt. Dem Kunden muss klar sein, dass hier nur ein Teilbetrag und nicht der Gesamtprojektwert in Rechnung gestellt wird.
4. Beschreibung der durchgeführten Arbeiten: Beschreiben Sie kurz und prägnant, welcher Teil des Auftrags in Rechnung gestellt wird, ob es sich um einen Meilenstein oder einen Teilauftrag handelt. Dies dient der Begründung des Rechnungsbetrags.
5. Betrag für die richtige Phase: Wie viel Sie in dieser Phase fordern, sei es die vereinbarte Pauschalsumme oder ein Prozentsatz des gesamten Projektwerts.
6. Gesamtprojektwert: Sie müssen die Gesamtkosten des Projekts angeben, damit der Kunde an die Gesamtsumme erinnert wird und Sie einen Überblick über die Ratenzahlungen erhalten.
7. Zuvor geleistete Zahlungen: Wie viel der Kunde Ihnen bereits über die anderen Zwischenrechnungen gezahlt hat.
8. Offener Betrag: Geben Sie an, wie viel Sie noch nicht erhalten haben.
9. Zahlungsbedingungen und Frist: Wann Sie die Zahlung des Kunden erwarten und welche Zahlungsbedingungen vereinbart wurden (z. B. Netto 7, Netto 14).
10. Zahlungsmethode oder Link: Sie sollten dem Kunden die Zahlungsmöglichkeiten mitteilen; dies können Bankdaten oder ein Zahlungslink sein, um die Zahlung zu beschleunigen.

Diese Struktur sorgt dafür, dass die Zwischenrechnung transparent, leicht nachvollziehbar und mit dem Projektumfang vereinbar ist.

Schritt für Schritt: So erstellen Sie eine Zwischenrechnung

1. Einigung über die Zahlungsstruktur: Die Zahlungsmethode und -häufigkeit sollten zu Beginn des Projekts gemeinsam mit dem Kunden festgelegt werden, sei es nach Meilensteinen, prozentual oder in Zeitabständen.
2. Teilen Sie das Projekt in Phasen auf: Unterteilen Sie die gesamte Aufgabe klar in genau definierte Schritte oder Teilergebnisse und weisen Sie diesen einen bestimmten Wert oder einen Prozentsatz des Gesamtpreises zu.
3. Überwachen Sie die durchgeführten Arbeiten: Erstellen Sie im Verlauf des Projekts eine Aufzeichnung der erledigten Aufgaben, um die Rechnung entsprechend stellen zu können.
4. Rechnung erstellen: Stellen Sie die Rechnung für die abgeschlossene Aufgabe aus, kennzeichnen Sie sie deutlich als Zwischenrechnung und fügen Sie Details wie eine Beschreibung der durchgeführten Arbeiten, Kosten und Termine hinzu.
5. Vorherige Rechnungen erwähnen: Ergänzen Sie Informationen über frühere Zwischenrechnungen und erhaltene Zahlungen, um eine bessere Transparenz und eine klare Darstellung des verbleibenden fälligen Betrags zu gewährleisten.
6. Zahlungsbedingungen festlegen: Geben Sie ein klares Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethode an.
7. Senden und nachfassen: Stellen Sie die Rechnung direkt nach Abschluss der jeweiligen Phase; versenden Sie Mahnungen, falls sich die Zahlung verzögert. rechtzeitiger Cashflow.

Wenn Sie diesem schrittweisen Vorgehen folgen, können Sie sicher sein, dass Ihre Zwischenrechnungen korrekt, gut strukturiert und mit dem Projektzeitplan abgestimmt sind.

Häufige Fehler bei Zwischenrechnungen, die Sie vermeiden sollten

1. Vergessen, Meilensteine ​​im Voraus zu vereinbaren: Wenn nicht festgelegt wird, wie und wann Zwischenrechnungen ausgestellt werden, kann dies zu Frustration, Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten mit Kunden führen.
2. Keine Erklärung für die geleistete Arbeit: Sofern die geleistete Arbeit nicht ausreichend beschrieben wird, versteht der Kunde die Kosten möglicherweise nicht und weigert sich daher zu zahlen, bis er eine Klärung erhält.
3. Vorherige Zahlungen werden nicht angezeigt: Das Weglassen aller bisherigen Rechnungen und Zahlungen erschwert es dem Kunden, festzustellen, wie viel er bereits für das Projekt ausgegeben hat.
4. Inkonsistente Rechnungsstruktur: Es ist hilfreich, die Rechnungsgestaltung einheitlich zu gestalten, damit die geleisteten Zahlungen leicht nachvollziehbar sind.
5. Verspätete Rechnungsstellung: Wenn man nach Erreichen der einzelnen Phasen zu lange mit der Rechnungsstellung wartet, wirkt sich das negativ auf den Cashflow aus, und die Zahlungen erfolgen mit geringerer Wahrscheinlichkeit pünktlich.
6. Zahlungsbedingungen nicht spezifiziert: Es ist wichtig, den fälligen Betrag und die Zahlungsbedingungen der Rechnung anzugeben.

Wenn Sie diese Fehler vermeiden können, wird Ihre Zwischenabrechnung jederzeit transparent, professionell und effizient sein.

Wie kann die Abrechnungsabteilung bei einer Zwischenrechnung helfen? 

Mit der Abrechnungssoftware lassen sich Zwischenrechnungen einfach erstellen und verwalten. Sie können meilensteinbezogene Teilrechnungen erstellen, deren Status Schritt für Schritt verfolgt wird, inklusive Zahlung, Zwischensummen und fälligen Beträgen. Und das alles mit deutlich weniger Aufwand und geringerem Fehlerrisiko.

Bei der Verwendung der mobilen Anwendungen für iOS Und Android für die AbrechnungSie können Zwischenrechnungen direkt vom Außendienst oder Büro aus versenden, sodass Ihre Kunden diese schnell erhalten. Dank der integrierten Zahlungslinks können Ihre Kunden sofort bezahlen, und Ihr Cashflow bleibt ohne separate Lösung erhalten.

Auf der Suche nach einer einfacheren Methode zur meilensteinbasierten Abrechnung, Abrechnung abonnieren ist ein effizientes System zur Verwaltung von Zwischenrechnungen über alle Projekte hinweg.

Zusammenfassend lässt sich sagen…

Eine gute Option für Einzelpersonen und Unternehmen, die langfristige oder segmentierte Projekte durchführen, ist die Verwendung von Zwischenrechnungen. Dabei werden den Kunden im Wesentlichen die abgeschlossenen Arbeitsabschnitte in Rechnung gestellt, um den Cashflow Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. finanzielle Belastung lindernDadurch bleiben beide Parteien über den Projektfortschritt auf dem Laufenden.

Eine übersichtliche Darstellung der Zahlungsbeträge auf jeder Zwischenrechnung (z. B. Meilensteine, gezahlter Betrag, Restbetrag, bereits geleistete Zahlungen) vermeidet Missverständnisse mit Kunden. Mit Software wie Billing lässt sich dieser Prozess durch einen effizienten Service für die Zahlungsabwicklung und -erfassung weiter vereinfachen.