Cos'è una fattura provvisoria? Tutto quello che devi sapere

Se vi è mai capitato di intraprendere un progetto di grandi dimensioni e di dover aspettare mesi prima di ricevere un singolo pagamento, sapete già qual è il problema che una fattura intermedia è pensata per risolvere.

Una fattura intermedia è un punto di controllo della fatturazione, un modo formale per trasformare il lavoro completato in pagamento ricevuto prima della conclusione del progetto, in modo che la tua azienda non debba mai finanziare il progetto di un cliente con fondi propri.

La gestione del flusso di cassa è una delle maggiori sfide per qualsiasi azienda impegnata in progetti a lungo termine, e aspettare fino alla fine per essere pagati non fa che complicare ulteriormente le cose. 

In questa guida, imparerai esattamente cos'è una fattura provvisoria, come funziona, quando utilizzarla e come crearne una che mantenga te e i tuoi clienti sulla stessa lunghezza d'onda. 

Che cos'è una fattura provvisoria?

Una fattura intermedia è una fattura parziale emessa durante lo svolgimento di un progetto, al fine di ottenere il pagamento per il lavoro completato fino a un certo punto. Invece di fatturare l'intero importo del progetto al suo completamento, i costi complessivi vengono suddivisi in importi minori e fatturati periodicamente o al raggiungimento di determinate tappe intermedie. 

Questo tipo di fattura viene in genere emessa per progetti a lungo termine o suddivisi in fasi, e rappresenta una parte del prezzo totale del contratto. Una volta completato il lavoro, viene emessa una fattura finale per l'importo rimanente dovuto.

Fattura intermedia vs. fattura finale: qual è la differenza?

In termini generali, la differenza principale risiede nel tempo e nell'intenzione.

Una fattura intermedia viene in genere emessa nel corso di un progetto per richiedere un pagamento parziale dovuto in virtù del lavoro svolto fino a quel momento. Le fatture intermedie possono rappresentare delle tappe fondamentali del progetto e contribuire a garantire un flusso di cassa costante.

Fattura finale Viene generalmente inviata al termine del progetto per indicare il costo totale del lavoro svolto, detraendo eventuali acconti già ricevuti dal mittente, e richiedendo il pagamento del saldo.

In breve, le fatture intermedie suddividono il pagamento in più rate, mentre la fattura finale "chiude i conti".

Quando è opportuno utilizzare una fattura provvisoria?

Le fatture intermedie sono ideali quando un progetto si estende per un periodo di tempo prolungato e il lavoro viene svolto in diverse fasi. Invece di dover attendere il completamento del progetto, è possibile fatturare in corrispondenza di determinati punti del progetto, concordati tra voi e il cliente.

Si tratta di una pratica comune nei progetti di costruzione e appalto, dove un progetto si articola in diverse fasi e il contratto viene stipulato a tappe, così come per incarichi di consulenza e di lavoro freelance che durano settimane o mesi. In sostanza, qualsiasi progetto con tempi di consegna prolungati può avvalersi di una fattura intermedia: potrebbe trattarsi di un progetto di design, di un progetto di sviluppo software, di un servizio di consulenza continuativo e molti altri ancora.

Una fattura intermedia dovrebbe essere emessa solo se esiste un accordo con il cliente in merito alle tempistiche di pagamento. Tale pagamento potrebbe essere basato sul tempo (ad esempio, su base mensile) oppure su fasi, in funzione del raggiungimento di determinati obiettivi in ​​una specifica fase del progetto.

Vantaggi dell'utilizzo di fatture provvisorie

1. Miglioramento del flusso di cassa: Grazie alla fatturazione progressiva, è possibile riscuotere i pagamenti durante l'esecuzione del lavoro anziché alla fine, alleviando così la pressione finanziaria e garantendo la copertura dei costi correnti di manodopera e materiali.
2. Minore rischio finanziario: Riscossione dei pagamenti in fasi progressive Inoltre, riduce il rischio di insolvenza da parte dei clienti o di debiti ingenti al momento della stipula del contratto.
3. Migliore gestione dei costi: Ricevere pagamenti regolari semplifica il monitoraggio dei costi di materiali, manodopera e gestione, senza la necessità di disporre di liquidità immediata.
4. Un buon monitoraggio dei progressi: Grazie alla chiara descrizione di ogni fase di lavoro riportata in fattura, sia voi che il cliente saprete cosa è stato fatto e pagato e cosa resta ancora da completare.
5. Meno controversie sui pagamenti: Suddividere il costo in parti più piccole riduce i potenziali problemi e le controversie relative al denaro dovuto.
6. Miglioramento delle relazioni con i clienti: Definire chiaramente le fasi di pagamento genera clienti soddisfatti e fiduciosi, poiché sanno come vengono spesi i loro soldi.

Come strutturare le fatture provvisorie

Una corretta strutturazione delle fatture intermedie garantisce che sia tu che il tuo cliente abbiate ben chiaro cosa state addebitando in ogni fase del progetto. Una fattura intermedia deve riferirsi a una specifica fase o tappa del lavoro, anziché essere una fattura a sé stante.

Innanzitutto, suddividete l'intero progetto in tappe o fasi ben definite, ciascuna con un valore concordato: questo valore può essere correlato all'avanzamento dei lavori (ad esempio, gettate le fondamenta, progetto approvato), alle tempistiche (ad esempio, fattura mensile) o ai risultati finali (ad esempio, prima bozza, documento definitivo). Ogni fattura intermedia si riferirà a una di queste fasi.

In ogni fattura, indicare la percentuale o il valore dell'importo totale del contratto che viene fatturato. È inoltre utile indicare il prezzo totale del contratto e specificare quanto è già stato fatturato/pagato, in modo da evitare qualsiasi equivoco sull'importo residuo.

Siate coerenti. Utilizzate un formato standard per ogni fattura intermedia, con sezioni chiaramente definite che descrivano il lavoro svolto, indichino le date, i termini di pagamento e l'importo da pagare in modo chiaro.

Cosa devo includere in una fattura provvisoria?

1. Informazioni aziendali e sui clienti: Assicurati di includere sempre il nome della tua attività, l'indirizzo e i dettagli, comprese le informazioni del cliente, per identificarla correttamente e renderla legale.
2. Numero e data della fattura: Un numero di fattura provvisoria separato e univoco, insieme alla data di emissione, per facilitare il monitoraggio e la tenuta dei registri.
3. Etichettare chiaramente (Fattura provvisoria): Deve essere chiaramente specificato che si tratta di una fattura provvisoria. Il cliente deve comprendere che si tratta di un importo parziale, non del valore totale del progetto.
4. Descrizione del lavoro svolto: Descrivi in ​​modo chiaro e conciso quale parte del lavoro viene fatturata, se si tratta di una fase intermedia o di una singola parte. Ciò servirà a giustificare l'importo.
5. Importo per la fase corretta: Quanto state richiedendo in questa fase, se si tratta di una somma forfettaria concordata o di una percentuale del valore totale del progetto.
6. Valore totale del progetto: È necessario includere il costo totale del progetto, in modo che il cliente abbia un'idea precisa della somma complessiva e per darvi un'idea delle rate.
7. Pagamenti effettuati in precedenza: Quanto il cliente ti ha già pagato tramite altre fatture intermedie.
8. Saldo residuo: Indica quanto devi ancora ricevere.
9. Termini e scadenza del pagamento: Quando è previsto che il cliente effettui il pagamento e gli eventuali termini concordati (ad esempio, Net 7, Net 14).
10. Metodo o link di pagamento: È opportuno informare il cliente sulle modalità di pagamento; queste potrebbero includere i dati bancari o un link per un pagamento più rapido.

Questa struttura rende la fattura intermedia trasparente, facilmente tracciabile e conforme all'ambito del progetto.

Procedura dettagliata: come creare una fattura provvisoria

1. Concordare la struttura dei pagamenti: All'inizio del progetto, concordate con il cliente la modalità e la frequenza di pagamento, che può essere a tappe, in percentuale o a intervalli di tempo.
2. Suddividi il progetto in fasi: Suddividere chiaramente l'intero compito in fasi o risultati finali ben definiti, assegnando a ciascuno un valore specifico o una percentuale del prezzo complessivo.
3. Monitorare il lavoro svolto: Man mano che il progetto procede, crea un registro delle attività completate in modo da poter emettere la fattura di conseguenza.
4. Crea la fattura: Emetti la fattura per il lavoro completato, indicandola chiaramente come "interinale" e includendo dettagli quali la descrizione del lavoro svolto, i costi e le date.
5. Si prega di menzionare le fatture precedenti: Aggiungere informazioni sulle fatture intermedie precedenti e sui pagamenti ricevuti per una maggiore trasparenza e una chiara rappresentazione dell'importo residuo dovuto.
6. Definire le condizioni di pagamento: Fornire una data di scadenza chiara e una modalità di pagamento precisa.
7. Invio e follow-up: Invia la fattura subito dopo il completamento della fase; invia solleciti di pagamento se i pagamenti sono in ritardo per flusso di cassa tempestivo.

Seguendo questa procedura passo passo, potrete essere certi che le vostre fatture intermedie siano accurate, ben organizzate e coerenti con la tempistica del progetto.

Errori comuni da evitare con le fatture provvisorie

1. Dimenticare di concordare in anticipo le tappe fondamentali: Non stabilire in anticipo come e quando verranno emesse le fatture intermedie può causare frustrazione, ritardi nei pagamenti o discussioni con i clienti.
2. Nessuna spiegazione per il lavoro svolto: Se il lavoro svolto non viene descritto in modo adeguato, il cliente potrebbe non comprendere i costi e quindi rifiutarsi di pagare fino a quando non riceve chiarimenti.
3. Non indica pagamenti precedenti: Omettere tutte le fatture e i pagamenti precedenti rende difficile per il cliente determinare quanto ha già speso per il progetto.
4. Struttura della fattura incoerente: È utile che la struttura della fattura sia coerente, in modo da poter facilmente individuare i pagamenti effettuati.
5. Invio della fattura in ritardo: Attendere troppo a lungo prima di emettere la fattura dopo il raggiungimento di ciascuna fase non favorirà il flusso di cassa e ridurrà la probabilità che i pagamenti vengano effettuati puntualmente.
6. Non vengono specificate le condizioni di pagamento: È importante specificare l'importo dovuto e le condizioni di pagamento della fattura.

Se eviti di commettere questi errori, la tua fatturazione intermedia sarà sempre trasparente, professionale ed efficiente.

In che modo l'ufficio fatturazione può essere d'aiuto con una fattura provvisoria? 

La fatturazione semplifica la creazione e la gestione delle fatture intermedie. È possibile creare fatture parziali collegate a traguardi specifici, tracciate fase per fase, con registrazione dei pagamenti, dei totali progressivi e degli importi dovuti. Tutto questo con molto meno lavoro e minori possibilità di errore.

Quando si utilizzano le applicazioni mobili per iOS E Android per la fatturazionePuoi inviare fatture provvisorie dal campo o dall'ufficio, in modo che i tuoi clienti le ricevano rapidamente. I link di pagamento integrati consentiranno ai tuoi clienti di pagare immediatamente e manterrai un flusso di cassa costante senza bisogno di una soluzione separata.

Quando si cerca di trovare un modo più semplice per effettuare la fatturazione basata su traguardi, abbonamento alla fatturazione è un sistema efficiente per la gestione delle fatture intermedie in tutti i progetti.

Per riassumere…

Una buona opzione per individui e aziende che intraprendono progetti a lungo termine o segmentati è quella di utilizzare fatture intermedie. Queste prevedono essenzialmente la fatturazione ai clienti per le fasi di lavoro completate per mantenere il flusso di cassa della tua attività e alleviare la pressione finanziariaQuesto permette inoltre a entrambe le parti di rimanere aggiornate sullo sviluppo del progetto.

Assicurarsi che l'importo da pagare su ogni fattura intermedia sia ben indicato (ad esempio, traguardi raggiunti, importo pagato, importo da pagare, importi precedentemente pagati) evita qualsiasi problema con il cliente. Con un software come Billing, il processo può essere ulteriormente semplificato, offrendo un servizio efficiente per l'invio e la registrazione dei pagamenti.