Misschien heb je een buurman geholpen met verhuizen, in het weekend op de hond van een vriend gepast of een kleine ontwerpklus gedaan die uitgroeide tot echt betaald werk. Nu moet je om betaling vragen, maar een berichtje als "je bent me nog 75 dollar verschuldigd" is net niet formeel genoeg. Precies daarvoor heb je een persoonlijke factuur nodig. Het is de eenvoudigste soort factuur die er bestaat: geen bedrijfsgegevens, geen software, geen jargon, maar gewoon een duidelijk, schriftelijk verzoek om betaling. Hier zie je hoe zo'n factuur eruitziet en hoe je er in een paar minuten zelf een opstelt.
Wat is een persoonlijke factuur?
Een persoonlijke factuur is een eenvoudig betalingsverzoek van de ene persoon aan de andere. Er hoeven geen gegevens op te staan zoals bedrijfsnamen, logo's of registratienummers. Je runt geen bedrijf; je vraagt enkel om betaling voor iets wat je hebt gedaan.
Freelancers die kleine, losse klussen uitvoeren, maken er gebruik van. Dat geldt ook voor mensen die een vriend, buur of klant rechtstreeks een factuur willen sturen voor iets dat buiten een formele zakelijke context valt. Denk bijvoorbeeld aan bijles, oppassen op huisdieren, een kleine reparatie, een eenmalig ontwerp of een schrijfopdracht. Als dit op jou van toepassing is, heb je alleen een persoonlijke factuur nodig. Dit werkt overal ter wereld op dezelfde manier.
Voorbeeld van een persoonlijke factuur
Wanneer een persoonlijke factuur net niet volstaat
Als het een terugkerende klus wordt, bijvoorbeeld als dezelfde persoon je regelmatig betaalt, dan is een persoonlijke factuur nog steeds prima. Het is echter verstandig om factuurnummers aan elke factuur toe te voegen en kopieën te bewaren, zodat je kunt bijhouden wat er betaald wordt. Zodra je dit vaak genoeg doet om jezelf freelancer te kunnen noemen, is onze handleiding voor het versturen van facturen nuttig. Freelancefactuur zonder bedrijf behandelt enkele aanvullende details die je moet weten, waaronder hoe je internationaal betaald kunt krijgen.
Fouten waardoor persoonlijke facturen worden afgewezen
Ja, zelfs bij een persoonlijke factuur kan er vertraging optreden bij de betaling, omdat je wellicht enkele details over het hoofd hebt gezien.
- Geen uiterste datum. ‘Wanneer het uitkomt’ is geen uiterste betaaldatum. Vermeld een concrete termijn, al is het maar ‘binnen 7 dagen’. Zonder zo’n termijn is er geen deadline voor de betaling, waardoor de factuur geruisloos onderaan iemands takenlijst blijft liggen.
- Een vage beschrijving. Met de omschrijving ‘Uitgevoerd werk’ weet niemand waarvoor hij betaalt. Met ‘Hond oppassen in het weekend, 3 dagen’ wel. Specifiek zijn in je omschrijvingen is voor jullie beiden nuttig, omdat er dan geen twijfel over bestaat waarvoor er betaald wordt.
- Geen duidelijke betaalmethode. Als de ontvanger moet raden hoe hij je moet betalen, kun je vertraging verwachten doordat hij hierover navraag moet doen. Kies één betaalmethode – bijvoorbeeld een bankoverschrijving, mobiel betalen of een betaalapp – en vermeld deze duidelijk, in plaats van meerdere opties op te sommen.
- Verkeerde naam of gegevens. Controleer de naam en contactgegevens van de ontvanger nogmaals voordat je de factuur verstuurt. Een kleine typefout is een veelvoorkomende reden waarom een factuur wordt genegeerd, retour komt of simpelweg in de verkeerde inbox blijft liggen.
- Geen factuurnummer. Voor een eenmalige klus voelt het misschien overbodig, maar zelfs een simpel nummer – zoals #001 – geeft jullie beiden een referentiepunt voor het geval er later nog contact over nodig is.
- Geen kopie voor uzelf behouden. Sla na verzending een kopie op een plek op waar je deze gemakkelijk kunt terugvinden. Mocht de betaling te laat zijn of ontstaat er ooit een meningsverschil over de gemaakte afspraken, dan kun je de kwestie snel oplossen door de originele factuur bij de hand te hebben.
Maak binnen enkele minuten een persoonlijke factuur
Er een met de hand uitschrijven werkt prima, maar het is niet de enige optie. Facturering+ overhandigt u een blanco factuur die u ter plekke, gratis, kunt invullen. iPhone, Android, of het webGeen bedrijfsnaam vereist, en de gegevens worden opgeslagen zodat de volgende factuur nog sneller klaar is. Als u andere factuurformaten wilt, kunt u die hier vinden. Artikel over gratis factuursjablonen behandelt ook enkele andere formaten die handig zijn om bij de hand te hebben.
Veelgestelde vragen
1. Is een persoonlijke factuur rechtsgeldig?
Ja. Een factuur is simpelweg een overzicht van wat er verschuldigd was en is betaald; het is geen specifiek juridisch document waarvoor een bedrijf vereist is. Zolang het document duidelijk is en beide partijen ermee instemmen, is het geldig. Bovendien kan het later voor beide partijen dienen als nuttig betalingsbewijs.
2. Heb ik een bedrijf nodig om een persoonlijke factuur te versturen?
Nee. Dat is precies het idee van een persoonlijke factuur: deze is bedoeld voor particulieren die factureren aan andere particulieren, zonder dat daarvoor een registratie nodig is. Je kunt er een versturen met niets meer dan je eigen naam en contactgegevens.
3. Wat is het verschil tussen een persoonlijke factuur en een reguliere factuur?
Niet veel. Een persoonlijke factuur is gewoon een standaardfactuur, maar dan zonder de zakelijke gegevens zoals een bedrijfsnaam of btw-nummer. Hetzelfde principe, minder velden, hetzelfde doel: zorgen dat je duidelijk betaald krijgt.
4. Kan ik een persoonlijke factuur via sms of WhatsApp versturen?
Ja. Zolang de ontvanger het goed kan lezen en een kopie kan bewaren, maakt de verzendwijze niet uit. Een foto van een ingevuld sjabloon, een pdf of platte tekst zijn allemaal prima. Zorg er wel voor dat het bedrag en de vervaldatum in één oogopslag duidelijk zijn, want over een lap tekst kijk je snel heen.
Slotgedachten
Een persoonlijke factuur hoeft alleen maar duidelijk en volledig te zijn, meer niet. Je kunt de velden in het bovenstaande voorbeeld kopiëren, de factuur versturen op de manier die het makkelijkst is, of dat nu via e-mail, sms of een geprinte pagina is, en klaar is Kees. Het hoeft er niet mooi uit te zien; het hoeft alleen maar te vermelden wat er is gebeurd, hoeveel er verschuldigd is en wanneer. Als je het typen de volgende keer liever overslaat, Facturering+ De app maakt er in enkele seconden een voor je aan.
