Du hast einem Nachbarn beim Umzug geholfen, am Wochenende auf den Hund eines Freundes aufgepasst oder einen kleinen Gefallen im Bereich Design getan, aus dem sich ein bezahlter Auftrag entwickelt hat – und jetzt musst du das Geld einfordern. Dabei reicht eine Textnachricht à la „Du schuldest mir 75 $“ nicht ganz aus; du brauchst etwas Verbindlicheres. Genau hier kommt die Privatrechnung ins Spiel. Sie ist die einfachste Rechnungsform überhaupt: kein Unternehmen, keine Software, kein Fachchinesisch – einfach nur eine klare, schriftliche Zahlungsaufforderung. Hier erfährst du, wie eine solche Rechnung aussieht und wie du in wenigen Minuten selbst eine erstellst.
Was ist eine private Rechnung?
Eine private Rechnung ist eine einfache Zahlungsaufforderung, die von einer Person an eine andere gesendet wird. Sie muss keine Angaben wie Firmennamen, Logos oder Registrierungsnummern enthalten. Sie führen kein Unternehmen, sondern bitten lediglich um Bezahlung für eine von Ihnen erbrachte Leistung.
Freiberufler, die einzelne kleine Aufträge übernehmen, nutzen sie. Ebenso Personen, die einem Freund, Nachbarn oder Kunden eine Leistung direkt in Rechnung stellen möchten – also außerhalb eines formellen geschäftlichen Rahmens. Dabei kann es sich um Nachhilfe, Tiersitting, eine kleine Reparatur, ein einmaliges Design oder einen Schreibauftrag handeln. Wenn das auf Sie zutrifft, genügt eine Privatrechnung. Das Prinzip ist weltweit gleich.
Muster für eine Privatrechnung
Wenn eine private Rechnung nicht ganz ausreicht
Wenn es sich um regelmäßige Arbeit handelt, beispielsweise wenn Sie von derselben Person regelmäßig hohe Beträge erhalten, ist eine private Rechnung zwar weiterhin ausreichend, es empfiehlt sich jedoch, jeder Rechnung eine Rechnungsnummer hinzuzufügen und Kopien aufzubewahren, um den Zahlungseingang nachverfolgen zu können. Sobald Sie dies häufig genug tun, um sich als Freiberufler bezeichnen zu können, finden Sie in unserem Leitfaden zum Versenden von Rechnungen weitere Informationen. Rechnung als Freiberufler ohne Firma behandelt einige zusätzliche Details, die Sie kennen sollten – unter anderem, wie Sie Zahlungen aus dem Ausland erhalten.
Fehler, die zur Ablehnung privater Rechnungen führen
Ja, selbst bei einer Privatrechnung kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, weil man womöglich einige Details übersehen hat.
- Kein Fälligkeitsdatum. „Bei Gelegenheit“ ist kein Fälligkeitsdatum. Geben Sie einen konkreten Termin an, und sei es nur „innerhalb von 7 Tagen“. Ohne eine solche Angabe gibt es keinen Zeitrahmen für die Zahlung, sodass Ihre Rechnung unbemerkt ganz unten auf der To-do-Liste liegen bleibt.
- Eine vage Beschreibung. Eine vage Beschreibung.
- Keine klare Zahlungsmethode. Wenn der Empfänger erst erraten muss, wie er Sie bezahlen soll, müssen Sie mit einer Verzögerung durch Rückfragen rechnen. Entscheiden Sie sich für eine einzige Methode – etwa Banküberweisung, Mobile Money oder eine Zahlungs-App – und nennen Sie diese klar und deutlich, anstatt mehrere Optionen aufzuführen.
- Falscher Name oder falsche Angaben. Überprüfen Sie den Namen des Empfängers und die Kontaktdaten noch einmal, bevor Sie die Nachricht absenden. Ein kleiner Tippfehler ist ein häufiger Grund dafür, dass eine informelle Rechnung ignoriert, zurückgeschickt oder im falschen Posteingang schlichtweg vergessen wird.
- Keine Rechnungsnummer. Für einen einmaligen Auftrag mag es überflüssig erscheinen, aber selbst eine einfache Nummer – wie etwa #001 – bietet euch beiden einen Anhaltspunkt, falls ihr später noch einmal darauf zurückkommen müsst.
- Keine Kopie für sich selbst behalten. Speichern Sie nach dem Versand eine Kopie an einem Ort, an dem Sie sie leicht wiederfinden. Sollte sich die Zahlung verzögern oder es zu Unstimmigkeiten über die getroffenen Vereinbarungen kommen, lässt sich die Angelegenheit durch die vorliegende Originalrechnung schnell klären.
Erstellen Sie in wenigen Minuten eine persönliche Rechnung.
Es von Hand zu schreiben funktioniert gut, ist aber nicht die einzige Möglichkeit. Abrechnung+ überreicht Ihnen kostenlos eine leere Rechnung, die Sie sofort ausfüllen können. iPhone, Android, oder das WebKein Firmenname erforderlich, und die Rechnung wird gespeichert, sodass die nächste noch schneller geht. Falls Sie andere Rechnungsformate wünschen, bieten wir Ihnen gerne unsere Artikel über kostenlose Rechnungsvorlagen deckt auch einige weitere Formate ab, die man zur Hand haben sollte.
Häufig gestellte Fragen
1. Ist eine Privatrechnung rechtsgültig?
Ja. Eine Rechnung ist lediglich ein Nachweis darüber, was geschuldet und bezahlt wurde – kein spezielles Rechtsdokument, das zwingend ein Unternehmen im Hintergrund erfordert. Solange sie klar verständlich ist und beide Parteien ihr zustimmen, ist sie gültig und kann zudem für beide Seiten später als nützlicher Zahlungsnachweis dienen.
2. Brauche ich ein Unternehmen, um eine private Rechnung zu stellen?
Nein. Genau das ist der Sinn einer Privatrechnung: Sie ist für Privatpersonen gedacht, die anderen Privatpersonen Rechnungen stellen – ganz ohne Registrierung. Du kannst sie einfach unter Angabe deines Namens und deiner Kontaktdaten verschicken.
3. Was ist der Unterschied zwischen einer Privatrechnung und einer regulären Rechnung?
Nicht viel. Eine Privatrechnung ist im Grunde eine ganz normale Rechnung, bei der lediglich die geschäftsspezifischen Angaben – wie Firmenname oder Steuernummer – weggelassen werden. Das Prinzip ist dasselbe, die Felder sind reduziert, und der Zweck bleibt gleich: eine klare Abwicklung Ihrer Bezahlung.
4. Kann ich eine persönliche Rechnung per SMS oder WhatsApp verschicken?
Ja. Solange der Empfänger das Dokument gut lesen und eine Kopie davon behalten kann, spielt die Versandart keine Rolle. Ein Foto der ausgefüllten Vorlage, eine PDF-Datei oder einfacher Text – all das funktioniert bestens. Achten Sie lediglich darauf, dass der Betrag und das Fälligkeitsdatum auf einen Blick erkennbar sind, da man bei langen Textblöcken wichtige Informationen leicht übersehen kann.
Schlussbetrachtung
Eine private Rechnung muss lediglich klar und vollständig sein, nicht mehr. Sie können die Felder aus dem obigen Beispiel kopieren, sie auf dem einfachsten Weg versenden – per E-Mail, SMS oder als Ausdruck – und fertig. Sie muss nicht aufwendig gestaltet sein; es genügt, wenn sie den Sachverhalt, den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum enthält. Wenn Sie sich das Tippen beim nächsten Mal sparen möchten, … Abrechnung+ Die App erstellt in Sekundenschnelle eines für dich.
