Como controlar as despesas da sua empresa juntamente com as faturas

No início, as finanças da sua empresa podem parecer fáceis de gerir. Emite faturas, controla o seu fluxo de caixa e presume que tudo o que entra é o que ganha. Enquanto isso, as suas despesas comerciais, como subscrições e ferramentas, podem ser controladas separadamente ou de forma inconsistente.

Isto pode causar problemas no futuro. Se as suas receitas e despesas estiverem em registos diferentes, é difícil saber exatamente quanto ganha por mês. Ao controlar as despesas e receitas da sua empresa, consegue ver exatamente quanto ganha e quanto gasta.

O que é o controlo de despesas?

O controlo de despesas é o processo de registar, organizar e monitorizar todos os gastos da sua empresa. Isto inclui tudo, desde grandes despesas, como equipamento e software, até despesas mais pequenas, como transporte, taxas e subscrições.

O principal objetivo do controlo de despesas é criar um registo claro e preciso de para onde vai o seu dinheiro e o que financia. O controlo regular das despesas ajuda-o a compreender os seus custos, a determinar o seu lucro real e Mantenha os seus registos organizados.

Porque é que o controlo de despesas e a emissão de faturas devem funcionar em conjunto?

Manter sistemas separados para despesas e faturas pode dificultar a compreensão da situação financeira da sua empresa. Ter tudo num único sistema proporciona uma visão mais clara e abrangente do seu panorama financeiro.

1. Consegue ver o seu lucro real, não apenas a receita: Embora as faturas ajudem a controlar as suas receitas, não ajudam a controlar os seus gastos. Quando as despesas são registadas juntamente com as faturas, é mais fácil visualizar o saldo remanescente após os gastos.
2. A declaração de rendimentos ficou mais fácil e menos stressante: Quando tudo está organizado, não há necessidade de correrias no final do ano. Tudo se torna facilmente acessível, organizado e fácil de gerar relatórios.
3. Menos erros e mais tempo poupado: Utilizar duas ferramentas diferentes para as despesas e faturas pode gerar confusão e erros. A utilização de uma única ferramenta garante menos trabalho e maior consistência.

Tipos de despesas comerciais que deve monitorizar

Para ter uma visão clara das suas finanças, precisa de acompanhar não só as despesas óbvias. Existem vários tipos de despesas comerciais, e mesmo as pequenas podem acumular-se rapidamente se não forem contabilizadas. 

1. Software e Assinaturas: Isto inclui ferramentas mensais ou anuais que utiliza para gerir o seu negócio, como software de design, plataformas de contabilidade, armazenamento na nuvem e ferramentas de gestão de projetos.
2. Viagens e Transportes: Isto inclui combustível, transportes públicos, serviços de transporte por aplicação, voos e alojamento para viagens de negócios.
3. Custos do escritório em casa: Isto inclui uma parte da sua renda, eletricidade, internet e outras contas de serviços públicos, caso trabalhe a partir de casa.
4. Equipamentos e consumíveis: Isto inclui os seus computadores portáteis, telefones, mobiliário de escritório e materiais de uso diário, como artigos de papelaria.
5. Desenvolvimento profissional: Isto inclui cursos, certificações, workshops e eventos do setor que melhoram as suas competências.
6. Pagamentos a contratados: Pagamentos efetuados a freelancers, consultores ou prestadores de serviços externos.
7. Investimento em marketing: Isto inclui publicidade, alojamento de websites, branding e ferramentas promocionais utilizadas para atrair clientes.

Acompanhar estas categorias de despesas de forma consistente irá ajudá-lo a evitar perder qualquer despesa.

Como configurar um sistema simples de controlo de despesas 

Um sistema eficiente não requer ferramentas complexas; necessita de consistência e estrutura adequada desde o início.

1. Abra uma conta bancária empresarial dedicada. Mantenha your business and personal finances separate. This makes it easier to track transactions and avoid confusion later.
2. Crie categorias de despesas claras: Escolha algumas categorias principais (como software, viagens e marketing) e utilize-as de forma consistente. Isto mantém os seus registos organizados e fáceis de consultar.
3. Registe as despesas à medida que estas ocorrerem: Registe sempre as compras imediatamente após a compra, em vez de esperar até ao final da semana ou do mês. Isto reduz as hipóteses de perder ou esquecer registos.
4. Utilize uma ferramenta que acompanhe as receitas e as despesas em conjunto: Encontre o sistema certo para o seu negócio que lhe permita gerir faturas e despesas num só lugar. Isto dar-lhe-á uma visão completa das suas finanças sem ter de alternar entre ferramentas.
5. Estabeleça uma rotina regular de revisão: Reserve tempo, seja semanal ou mensal, para rever as suas receitas e despesas. Ajuda-o a manter as suas finanças em dia e a identificar erros logo no início.

Métodos de controlo de despesas: das folhas de cálculo ao software

Existem vários métodos para acompanhar as despesas empresariais, e cada método tem os seus prós e contras, dependendo do processo de negócio.

1. Folhas de cálculo

As folhas de cálculo eletrónicas são uma boa opção para freelancers e pequenas empresas, pois são gratuitas e personalizáveis ​​de acordo com as necessidades do negócio.

• Quando funciona: As folhas de cálculo são ideais para pequenas empresas com menos transações, ajudando-as a gerir despesas e faturas.
• Onde ocorre a avaria: As folhas de cálculo eletrónicas são difíceis de gerir para empresas de maior dimensão porque exigem a introdução manual de todas as transações, o que pode levar a erros e consumir um tempo considerável para conciliar faturas com despesas e calcular o lucro.

2. Software de contabilidade dedicado

O software de contabilidade pode ajudá-lo a acompanhar e categorizar as despesas. Ele também pode fornecer relatórios com benefícios fiscais.

• Prós: Menos propenso a erros, oferece um sistema de relatórios estruturado e pode ser ligado às suas contas bancárias.
• Contras A maioria dos softwares de contabilidade gere a faturação e as despesas separadamente. Se fizer os dois, pode ser complicado exportar dados e verificar os valores.

3. Software combinado de faturação e controlo de despesas

Um software integrado de faturação e controlo de despesas, como o Billing, pode fornecer uma visão clara das suas finanças. Pode acompanhar as suas despesas em tempo real e ligá-las à sua receita. Isto permite que veja o seu lucro imediatamente.

• Porque é que isso ajuda: Isto elimina a necessidade de utilizar ferramentas separadas para faturação e despesas. Há menos margem para erros e a revisão das suas finanças torna-se mais rápida. Declare os seus impostos.

Ao considerar estes métodos, uma abordagem combinada é a melhor opção para freelancers e empresários.

Como a faturação o ajuda a acompanhar as despesas juntamente com as suas faturas.

As faturas contam apenas metade da história. Para realmente compreender as suas finanças, precisa de ter as suas despesas à vista, e não escondidas algures. A emissão de faturas reúne estes dois mundos. 

1. Registe e categorize em qualquer lugar: Pode registar as suas despesas diretamente à medida que elas acontecem, e também tem opções para as categorizar em categorias como software, viagens e marketing, entre outras. Ajuda-o a manter todas as suas despesas num único lugar, usando recibos e notas.
2. Receitas e despesas, lado a ladoO sistema de faturação coloca as suas despesas ao lado das suas faturas, proporcionando uma leitura instantânea do lucro líquido e uma visão clara de quais os clientes e projetos que valem o seu tempo.
3. Relatórios que se escrevem sozinhos: Sem necessidade de malabarismos mentais. O sistema de faturação gera relatórios financeiros visuais automaticamente, transformando os dados brutos em algo que pode ler e utilizar para tomar decisões.
4. Acompanhamento por cliente ou projeto: Ligue as despesas diretamente a clientes ou projetos específicos para que saiba sempre exatamente quanto cada um lhe está a custar.
5. Um fluxo de trabalho, zero dores de cabeça: Quando a emissão de faturas e o controlo de despesas estão no mesmo local, o seu tempo administrativo diminui e a sua capacidade de concentração aumenta.

Inscreva-se hoje Comece a acompanhar as suas faturas e despesas num só lugar. 

Perguntas frequentes

1. Qual é a forma mais fácil de controlar as despesas da empresa?

A forma mais fácil de gerir as despesas da sua empresa é utilizar uma aplicação que integre o controlo de despesas e a emissão de faturas. Isto permite registar as despesas à medida que ocorrem e associá-las a clientes e projetos quando disponíveis. Desta forma, tudo fica organizado, os erros são minimizados e o lucro global pode ser monitorizado facilmente, sem necessidade de folhas de cálculo ou aplicações de terceiros.

2.º Devo controlar as despesas e as faturas na mesma ferramenta?

Sim. Controlar despesas e faturas na mesma aplicação proporciona uma visão clara das suas finanças, elimina erros humanos, poupa tempo e ajuda a monitorizar o lucro em tempo real e a gerar relatórios precisos para fins fiscais e orçamentais.

3.º Como sei quais as despesas comerciais que são dedutíveis fiscalmente?

Pode saber quais as despesas comerciais que são dedutíveis do imposto sobre o rendimento consultando as diretrizes fiscais do seu país. Na maioria dos casos, as despesas dedutíveis são aquelas que são comuns e necessárias para o negócio, como software, materiais de escritório, viagens e serviços. Manter um registo das suas despesas à medida que elas ocorrem pode ajudar bastante a identificar as despesas dedutíveis.

4.º Posso controlar as despesas através do meu telemóvel?

Sim. Pode acompanhar facilmente as suas despesas diretamente do seu telemóvel. A nossa aplicação, Billing, está disponível em ambos. Android e iOSTambém pode adicionar recibos, organizar as despesas por categoria e ligá-las a clientes ou projetos específicos, tornando a gestão de despesas simples e flexível em qualquer lugar.

5.º O que acontece se não controlar as despesas da minha empresa?

Se não controlar as despesas da sua empresa, pode acabar por perder dinheiro, subestimar as suas despesas e sobrestimar os seus lucros. Também pode ser difícil preparar uma declaração de rendimentos precisa, reclamar as deduções corretas e fazer... as decisões financeiras corretas.

Considerações finais

Controlar as despesas e faturas da sua empresa é importante para manter a organização, compreender a rentabilidade real e manter registos precisos para efeitos fiscais. É fundamental evitar o uso de múltiplos sistemas e tentar memorizar tudo, pois isso só vai causar confusão e mais trabalho no final.