A fraude nas faturas tem-se tornado um problema crescente para as empresas a cada ano, causando prejuízos de milhares de milhões de dólares. Estes esquemas variam desde faturas falsas de fornecedores, cobranças duplicadas e ataques de comprometimento de e-mail comercial (BEC) até furtos internos cometidos por funcionários. Estes esquemas não só drenam as finanças, como também podem prejudicar a reputação e acarretar consequências legais.
Uma vez que os autores de fraudes estão a tornar-se mais avançados nos seus métodos, as empresas podem proteger-se aplicando a combinação certa de tecnologia, vigilância e processos. Neste guia, discutiremos 7 estratégias práticas que ajudarão a evitar a fraude nas facturas e a salvaguardar as finanças da empresa.
O que é a fraude nas faturas?
A fraude de faturas consiste na apresentação de uma fatura falsa, enganosa ou adulterada com o objetivo de receber pagamentos não autorizados, seja por um funcionário interno ou por uma entidade externa à empresa. Isto pode envolver a utilização de fornecedores fictícios, faturas duplicadas, dados de pagamento alterados ou tentativas de phishing direcionadas para a equipa de contas a pagar.
Tipos comuns de fraude nas faturas
- Faturas falsas de fornecedores: Estes burlões criam fornecedores falsos ou fazem-se passar por fornecedores reais para receber pagamentos.
- Faturas duplicadas: Esta é a submissão de uma fatura várias vezes para recolher vários pagamentos.
- Faturas alteradas: Trata-se da alteração dos dados bancários nas faturas reais para redirecionar os fundos.
- Comprometimento de e-mail comercial (BEC): É neste momento que os hackers se fazem passar por fornecedores ou executivos através de e-mails para solicitar pagamentos urgentes.
- Fraude interna: É quando os colaboradores enviam faturas fraudulentas ou desviam pagamentos para obter ganhos pessoais.
O verdadeiro custo da fraude nas faturas
- Prejuízos financeiros: Os pagamentos diretos a fraudadores levam a dificuldades financeiras devido aos custos de recuperação.
- Interrupção operacional: Isto pode levar a atrasos nos pagamentos e em investigações internas, o que pode causar interrupções no fluxo das operações comerciais.
- Danos na reputação: Estes atos fraudulentos fazem com que os clientes percam a confiança na sua empresa e também prejudicam a reputação da mesma.
- Implicações legais: Burlas como estas podem resultar em multas, penalizações ou processos judiciais devido ao incumprimento das normas.
Sinais de alerta de fraude nas faturas
- Alterações repentinas nos dados bancários do fornecedor sem confirmação.
- Faturas duplicadas ou com valores excepcionalmente elevados
- Pressão dos fornecedores para pagamento urgente ou antes do vencimento.
- Faturas de fornecedores desconhecidos
- Receber e-mails de domínios suspeitos
- Formato de fatura inconsistente ou detalhes em falta.
As 7 principais formas de proteger a sua empresa contra fraudes nas faturas.
- Verifique todos os fornecedores antes de efetuar o pagamento: Confirme sempre os dados do fornecedor antes de aprovar os pagamentos. Compare as novas faturas com os registos de fornecedores aprovados anteriormente e verifique qualquer novo fornecedor de forma independente, utilizando as informações de contacto oficiais.
- Implementar controlos de aprovação de faturas: Utilize um processo de aprovação de várias etapas para que uma única pessoa não possa criar, aprovar e pagar uma fatura. A separação de funções entre diferentes pessoas na empresa reduz o risco de fraudes internas e externas.
- Esteja atento a alterações nos dados de pagamento: Trate sempre os pedidos inesperados de alteração de dados bancários como de alto risco e alta prioridade. Certifique-se sempre de que confirma os dados bancários através de chamadas telefónicas oficiais ou canais de verificação antes de atualizar os registos.
- Formar a sua equipa para identificar sinais de alerta de fraude: Promova sempre workshops regulares para capacitar as equipas financeiras ou operacionais a identificar táticas comuns de fraude nas faturas, e-mails de phishing e pedidos de pagamento sob pressão.
- Utilize ferramentas de rastreamento e automatização de faturas: A emissão manual de faturas facilita que as faturas alteradas, falsificadas ou duplicadas passem despercebidas. uma plataforma de faturação Com recursos integrados de rastreio, fluxos de trabalho de aprovação e pistas de auditoria, este risco é reduzido.
- Conciliar as faturas com as ordens de compra e contratos: Assegure-se de que cada fatura está de acordo com o contrato aprovado, a ordem de compra ou o âmbito de trabalho acordado. Qualquer discrepância deve ser sinalizada e revista antes da libertação do pagamento.
- Realizar auditorias e revisões regulares: Agende revisões de rotina das faturas pagas e pendentes para identificar padrões irregulares, cobranças duplicadas ou pagamentos não autorizados o mais cedo possível.
O que fazer se suspeitar de fraude nas faturas
- Suspenda o pagamento de imediato: Não liberte qualquer valor até que a fatura seja totalmente verificada e confirmada como legítima.
- Confirme diretamente com o fornecedor: Contacte o fornecedor utilizando informações de contacto previamente verificadas, e não as informações da fatura suspeita.
- Documente o incidente: Guarde os registos da fatura, e-mails, pedidos de pagamento e qualquer comunicação relacionada com suspeita de fraude.
- Notificar as partes interessadas internas: Informar os gestores financeiros, liderança e a sua equipa de contas e operações para que o problema seja analisado e os controlos reforçados.
- Denuncie a fraude, se necessário: Caso os fundos já tenham sido enviados e perdidos, ou se a tentativa foi grave, comunique o incidente ao seu banco e às autoridades competentes para que sejam tomadas as medidas adequadas.
Resumindo...
A fraude nas faturas é um problema real e crescente, mas as empresas não estão indefesas perante ele. Com verificações de fornecedores mais rigorosas, processos de aprovação mais claros, formação adequada da equipa e um sistema de gestão de faturas robusto, é possível reduzir significativamente os riscos e proteger a empresa de erros dispendiosos.
