Muitos empresários guardam todas as faturas que já emitiram por desconhecerem as exigências da Autoridade Tributária. Outros, por sua vez, descartam documentos prematuramente e só se apercebem do erro quando necessitam da documentação para efeitos fiscais, de auditoria ou em caso de litígio com um cliente.
Felizmente, o IRS (Receita Federal dos EUA) fornece orientações claras sobre a retenção de registos. Saber durante quanto tempo guardar as faturas para efeitos fiscais nos EUA facilita o processo. declarar os seus impostos Um pouco mais fácil. Isto pode garantir que tem os documentos corretos à mão e que não guarda pilhas de papelada desnecessariamente há anos.
O que diz realmente o IRS sobre a retenção de faturas?
O IRS recomenda geralmente guardar faturas e outros documentos fiscais comprovativos durante pelo menos três anos a contar da data de entrega da declaração ou dois anos a contar da data do pagamento do imposto, consoante o que ocorrer em último lugar. Para a maioria das pequenas empresas, freelancers e trabalhadores independentes, este é o período padrão de retenção de faturas, recibos e outros documentos comprovativos utilizados para declarar rendimentos, deduções e créditos na declaração de rendimentos.
No entanto, a regra de retenção de três anos não é tudo. Certas situações exigem que guarde a documentação durante mais tempo, incluindo casos que envolvam rendimentos significativamente não declarados, impostos laborais, registos de propriedade e património, cobranças de dívidas incobráveis ou situações em que não foi apresentada qualquer declaração. É importante compreender estas exceções, bem como a regra geral, pois determinarão se pode eliminar faturas antigas em segurança ou se ainda precisa de as guardar durante alguns anos.
Análise completa: durante quanto tempo guardar os diferentes tipos de registos
Dependendo do assunto, diferentes tipos de registos fiscais precisam de ser guardados por diferentes períodos de tempo. A maioria das faturas deve ser guardada durante três anos, mas outros documentos podem ser guardados por períodos mais longos.
| Tipo de registo | Período de retenção | Por que razão isso importa |
| Faturas e recibos em geral | 3 anos | Suporta as declarações de rendimentos e deduções apresentadas. |
| Registos de impostos sobre a folha de pagamento | 4 anos | Abrange a declaração de impostos sobre a folha de pagamento e os possíveis períodos de revisão do IRS (Receita Federal dos EUA). |
| Registos de propriedade ou ativos | Até ao descarte + período relevante | Necessário para calcular a depreciação, o ganho ou a perda na venda ou alienação. |
| Rendimento subdeclarado (>25%) | 6 anos | Aplica-se quando uma quantia significativa de rendimento foi omitida de uma declaração de rendimentos. |
| Nenhuma declaração ou declaração fraudulenta apresentada. | Indefinidamente | Nestes casos, não se aplica um prazo de prescrição. |
| Dívida incobrável ou títulos sem valor | 7 anos | Suporta pedidos de indemnização por perdas que podem ser revistos muito tempo depois da apresentação do pedido. |
Na prática, embora a maioria das pequenas empresas siga a regra dos três anos, pode ser útil manter registos essenciais de património e de salários durante mais tempo, caso o Fisco examine as declarações anteriores ou se houver necessidade de fazer ajustes.
Os registos de faturas digitais são válidos para a Autoridade Tributária?
Sim. A Autoridade Tributária aceita registos digitais, desde que sejam precisos, completos e acessíveis. Pode armazenar faturas eletronicamente em vez de guardar cópias em papel, e têm a mesma validade para efeitos fiscais.
Na prática, isto significa que precisa de ser capaz de produzir e reimprimir registos de forma legível, caso o Fisco os solicite. As cópias de segurança são essenciais para evitar a perda de dados, e os sistemas de armazenamento precisam de permanecer acessíveis durante todo o período de conservação dos registos. Mesmo que mude de software ou de plataforma, é fundamental preservar os seus registos num formato utilizável para que nada se torne ilegível ou se perca com o tempo.
Melhores práticas para armazenar faturas e registos fiscais.
Registos precisos significam preparação de impostos mais rápida e nenhum documento em falta ou incompleto. As pequenas empresas terão uma melhor organização e maior conformidade com alguns hábitos consistentes.
- Armazene as faturas num único sistema: Mantenha todas as faturas num só local para que possa pesquisar e recuperar registos rapidamente quando necessário.
- Registos comerciais e pessoais separados: Mantenha limites claros para evitar confusão e simplificar a declaração de impostos.
- Faça cópias de segurança dos seus ficheiros digitais regularmente: Utilize o armazenamento na nuvem ou cópias de segurança externas para se proteger contra a perda de dados ou a falha do sistema.
- Organize os registos por ano e categoria: Agrupe faturas, recibos e documentos fiscais para que possa localizá-los sem ter de procurar em ficheiros misturados.
- Atualizar registos de forma consistente: Registe as faturas e as transações assim que ocorrem, em vez de esperar até à época de declaração de impostos.
Como o sistema de faturação mantém os seus registos de faturas organizados e acessíveis.
O sistema de faturação é uma plataforma que o ajuda a armazenar faturas num sistema digital estruturado, para que possa aceder a qualquer momento. Precisa deles para a declaração de rendimentos., consultas de clientes ou revisão financeira.
Ajuda-te a:
- Mantenha todas as faturas armazenadas num só local, em vez de as espalhar por e-mails e pastas.
- Recupere faturas antigas rapidamente quando necessitar de documentação fiscal comprovativa.
- Mantenha um histórico claro das faturas emitidas para efeitos de registo e auditoria.
- Reduza o risco de perda de registos financeiros devido a problemas com dispositivos ou ficheiros.
Manter um registo bem organizado e de fácil acesso das suas faturas permite-lhe cumprir os requisitos de retenção do IRS sem utilizar registos manuais ou armazenamento físico.
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Perguntas frequentes
1.º Durante quanto tempo deve uma pequena empresa guardar as faturas nos EUA?
A maioria das pequenas empresas guarda as faturas durante pelo menos três anos a partir da data de entrega da declaração fiscal ou dois anos a partir da data do pagamento do imposto, consoante o que ocorrer em último lugar.
2.º Durante quanto tempo devo guardar os comprovativos de pagamento de impostos nos EUA?
Guarde os comprovativos de pagamento de impostos durante pelo menos três anos, embora alguns registos devam ser guardados durante mais tempo, dependendo da situação, como os impostos sobre a folha de pagamento ou os registos de bens.
3.º O que é a regra dos três anos do IRS para os registos fiscais?
Em geral, o Fisco tem três anos para auditar uma declaração de rendimentos, pelo que a maioria dos documentos comprovativos, incluindo as faturas, devem ser guardados durante esse período.
4.º Posso descartar as faturas ao fim de sete anos?
Sim, na maioria dos casos. No entanto, conserve determinados registos durante mais tempo se estiverem relacionados com património, rendimentos não declarados ou situações em que a pessoa não apresentou declaração de rendimentos.
5.º Preciso de guardar cópias físicas das faturas ou os registos digitais são aceitáveis?
Os registos digitais são aceitáveis desde que permaneçam precisos, legíveis e acessíveis.
6.º Durante quanto tempo preciso de guardar os registos se nunca declarei imposto sobre o rendimento?
Deve guardar os registos indefinidamente, pois não há prazo de prescrição quando não é apresentada qualquer declaração.
7.º O que acontece se perder as minhas faturas e for auditado?
Pode ser necessário reconstruir registos utilizando extratos bancários, contratos ou documentação de terceiros, o que pode dificultar o processo de auditoria.
8.º Durante quanto tempo devo guardar as faturas de prestadores de serviços e freelancers que já paguei?
Guarde-os durante pelo menos três anos, e durante mais tempo se estiverem relacionados com obrigações de declaração de impostos sobre a folha de pagamento.
Considerações finais
Proteger o seu negócio significa adotar o período de conservação de faturas adequado e eliminar as dúvidas sobre quais os registos a manter e quais os que deve descartar. Seguindo as normas da Autoridade Tributária, terá as informações necessárias, eliminará documentos desnecessários e possíveis problemas de conformidade.
