Mittlerweile wissen die meisten Freiberufler, dass sie offensichtliche Betriebsausgaben wie einen neuen Laptop oder ein eigenes Arbeitszimmer absetzen können. Dennoch zahlen Sie möglicherweise zu viel Steuern, weil Sie Ausgaben übersehen, die sich im Laufe des Jahres unbemerkt ansammeln.
Die Kunst besteht nicht nur darin, Steuerabzüge zu finden, sondern sie auch zu erkennen. Ob Sie nun Ihre betrieblichen Steuerabzüge oder einfache Zahlungsabwicklungskosten geltend machen – legitime Steuerabzüge sind oft offensichtlich. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Steuerabzüge, die US-amerikanische Freiberufler häufig übersehen, erklärt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Unterlagen Sie für die jeweiligen Ansprüche benötigen. Steuersaison kommt an.
Wie funktionieren Steuerabzüge für Freiberufler in den USA?
Freiberufler in den USA werden auf ihr Nettoeinkommen besteuert, nicht auf den Gesamtbetrag ihrer Einnahmen. Das bedeutet, dass Sie nur auf den Betrag besteuert werden, der nach Abzug der abzugsfähigen Betriebsausgaben von Ihren Einnahmen übrig bleibt. Internal Revenue Service (IRS) ermöglicht es Freiberuflern, „gewöhnliche und notwendige“ Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit der Führung ihres Unternehmens stehen, abzusetzen und so ihr zu versteuerndes Gesamteinkommen zu reduzieren.
In der Praxis werden so alltägliche Geschäftskosten zu wirksamen Instrumenten zur Steuerersparnis, da jede abzugsfähige Ausgabe den zu versteuernden Einkommensbetrag senkt.
Nachfolgend sind einige der häufigsten Steuerabzüge aufgeführt, die Freiberufler geltend machen können.
Die Hälfte Ihrer Selbstständigensteuer
Die meisten Freiberufler machen sich Gedanken um ihre Ausgaben, lassen aber einen der wertvollsten Steuervorteile außer Acht. Als Selbstständiger zahlen Sie sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung und der Krankenversicherung. Das klingt hart, und das ist es auch.
Aber es gibt auch eine gute Nachricht: Sie können die Hälfte der Arbeitgebersteuer absetzen. Ganz ohne zusätzliche Hürden. Kein kompliziertes Verfahren. Berechnen Sie einfach Ihre Selbstständigensteuer und setzen Sie 50 Prozent davon ab.
Dies reduziert direkt Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen, unabhängig davon, ob Sie Ihre Ausgaben einzeln auflisten oder nicht. Es ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Steuerbelastung bei Selbstständigkeit abzumildern.
Krankenversicherungsprämien
Wenn Sie Ihre Krankenversicherung selbst bezahlen, sollten diese Kosten nicht einfach in Ihren monatlichen Ausgaben verschwinden. Sie können bei der Steuererklärung berücksichtigt werden.
Freiberufler ohne betriebliche Krankenversicherung können unter Umständen die Beiträge für Kranken-, Zahn- und sogar Pflegeversicherungen steuerlich absetzen. Dies kann auch den Versicherungsschutz für Sie selbst, Ihren Ehepartner und Ihre Angehörigen umfassen.
Es handelt sich um einen Abzug oberhalb der Einkommensgrenze, das heißt, Sie müssen keine Einzelaufstellung vornehmen. Die einzige Bedingung ist, dass dieser Abzug Ihr Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit nicht übersteigen darf. Wenn Sie Ihre Unterlagen ordentlich führen, können Sie so Ihr zu versteuerndes Einkommen deutlich senken.
Beiträge zur Altersvorsorge
Viele Freiberufler denken erst später an den Ruhestand. Diese Verzögerung kann teurer werden, als ihnen bewusst ist.
Pläne wie SEP IRA, Solo 401(k) und SIMPLE IRA ermöglichen es Ihnen, hohe Beträge einzuzahlen und gleichzeitig Ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren. Im Vergleich zu herkömmlichen betrieblichen Altersvorsorgeplänen sind die Beitragsgrenzen oft höher und flexibler.
Der Preis dafür ist Disziplin. Sie müssen Ihre Beiträge genau dokumentieren und die Vorgaben des Finanzamts einhalten. Richtig umgesetzt, sparen Sie damit nicht nur für die Zukunft, sondern senken aktiv Ihre Steuerlast schon heute.
Homeoffice-Abzug
Hier treffen Angst und Verwirrung aufeinander. Manche Freiberufler meiden diesen Bereich komplett. Andere übertreiben es mit ihren Forderungen und riskieren Probleme.
Die Regel ist einfach, aber streng. Ihr Arbeitsbereich muss regelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Eine Ecke, die gleichzeitig als Essbereich dient, zählt nicht.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Abzug zu berechnen. Die vereinfachte Methode liefert einen Pauschalbetrag pro Quadratmeter mit minimalem Aufwand. Die reguläre Methode erlaubt es Ihnen, einen Teil der tatsächlichen Kosten wie Miete, Nebenkosten und Versicherungen abzusetzen, was oft zu einem höheren Abzug führt.
Am besten berechnet man beide Werte und nimmt das bessere Ergebnis. Stellen Sie nur sicher, dass Ihre Unterlagen das Ergebnis belegen.
Internet- und Telefonrechnungen
Sie zahlen bereits dafür. Der Fehler liegt darin, sie als rein private Ausgaben zu behandeln. Wenn Sie Internet oder Telefon beruflich nutzen, ist ein Teil der Kosten absetzbar. Wichtig ist, einen angemessenen Anteil der geschäftlichen Nutzung zu ermitteln. Kundengespräche, Meetings, Datentransfers – all das zählt.
Im Laufe eines Jahres summieren sich diese „kleinen“ Ausgaben unbemerkt. Wer sie ignoriert, verpasst eine einfache Steuerermäßigung.
Berufliche Weiterentwicklung und Bildung
Geld für die berufliche Weiterbildung auszugeben, sollte sich nicht wie ein Verlust anfühlen. Kurse, Workshops, Konferenzen, Bücher und Online-Lernplattformen können als abzugsfähige Ausgaben gelten, sofern sie die für die aktuelle Tätigkeit relevanten Fähigkeiten verbessern.
Nicht anrechenbar ist eine Weiterbildung für einen völlig neuen Karriereweg. Das Finanzamt zieht hier eine klare Grenze. Bewahren Sie Belege und Nachweise auf, die belegen, dass die Weiterbildung in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht. In diesem Fall investieren Sie in Wachstum und reduzieren gleichzeitig Ihre Steuern.
Software und Abonnements
Große Ausgaben erregen Aufmerksamkeit. Kleine, wiederkehrende Ausgaben werden vernachlässigt. Genau hier verlieren Freiberufler Geld. Jedes Tool, das Sie für Ihr Business nutzen, kann Kosten verursachen: Buchhaltungssoftware, Rechnungsstellungstools, Designplattformen, Cloud-Speicher, Videokonferenzen, Hosting, E-Mail-Marketing und vieles mehr.
Einzeln betrachtet scheinen sie unbedeutend. Zusammengenommen können sie jedoch einen beträchtlichen jährlichen Abzugsbetrag ausmachen. Die konsequente Erfassung dieser Beträge macht den Unterschied.
Bankgebühren und Kosten für die Zahlungsabwicklung
Diese Gebühren erscheinen unbedeutend, weshalb sie oft übersehen werden. Bankkontogebühren, Überweisungsgebühren und Kosten für die Zahlungsabwicklung durch Plattformen wie PayPal oder Stripe gehören zum Geschäftsalltag. Daher sind sie häufig steuerlich absetzbar.
Am einfachsten behält man den Überblick, indem man geschäftliche und private Finanzen trennt. Das vereinfacht die Nachverfolgung und schützt Sie, falls Ihre Unterlagen jemals hinterfragt werden.
Reisen und Transport
Viele Freiberufler glauben, dass man nur bei längeren Reisen Reisekosten absetzen kann. Das stimmt nicht. Wenn Sie Ihr Auto geschäftlich nutzen, können Sie entweder die gefahrenen Kilometer oder die tatsächlichen Kosten absetzen – je nachdem, was Ihnen am besten passt. Auch Parkgebühren und Mautgebühren im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit sind absetzbar.
Bei längeren Reisen können Flug, Hotel, Transport und sogar einige Mahlzeiten erstattungsfähig sein, sofern die Reise geschäftlich bedingt ist. Privatreisen sind nicht erstattungsfähig.
Die Regel ist einfach: Wenn die Reise einen eindeutigen geschäftlichen Zweck hat, muss dieser dokumentiert werden. Ohne Nachweis besteht kein Anspruch auf Steuerabzug.
Wie die Abrechnung Ihnen hilft, alle abzugsfähigen Ausgaben im Laufe des Jahres zu erfassen
Freiberufler verpassen oft Steuerabzüge, weil sie das ganze Jahr über keine ordnungsgemäße Buchhaltung führen. Bis zur Steuererklärung gehen Belege verloren und Ausgaben werden übersehen.
Die Abrechnungsfunktion ermöglicht die kontinuierliche Erfassung von Einnahmen und Ausgaben und stellt sicher, dass Kategorien wie Abonnements, Reisekosten und Betriebskosten präzise erfasst werden. Dadurch entfällt die Abstimmung in letzter Minute und es werden jederzeit vollständige und übersichtliche Finanzunterlagen gewährleistet.
Erstellen Sie ein Abrechnungskonto um genaue Aufzeichnungen zu führen und alle abzugsfähigen Ausgaben zu erfassen.
Häufig gestellte Fragen
1. Müssen Freiberufler in den USA Steuern zahlen?
Ja. Freiberufler zahlen Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf ihr Nettoeinkommen nach Abzug aller Kosten. Sie müssen außerdem vierteljährliche Steuervorauszahlungen leisten, wenn sie mit einer jährlichen Steuerschuld von mindestens 1.000 US-Dollar rechnen.
2. Welche Ausgaben können Freiberufler geltend machen, um ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren?
Freiberufler können übliche und notwendige Geschäftsausgaben wie Software, Internet, Telefon, Reisekosten, Kosten für das Homeoffice und professionelle Dienstleistungen geltend machen. Diese Ausgaben müssen in direktem Zusammenhang mit dem Erwerb von Geschäftseinnahmen stehen und ordnungsgemäß belegt sein.
3. Ist ein Laptop im Jahr des Kaufs vollständig von der Steuer absetzbar?
Ja, ein Laptop kann im Jahr des Kaufs vollständig steuerlich absetzbar sein, abhängig von der Nutzung und der Art der Abschreibung. Bei ausschließlicher geschäftlicher Nutzung können Freiberufler die vollen Kosten in der Regel nach § 179 oder über die Sonderabschreibung geltend machen. Wird er sowohl geschäftlich als auch privat genutzt, ist nur der geschäftliche Anteil absetzbar.
4. Wie viel verlieren Freiberufler durch entgangene Steuerabzüge?
Die Auswirkungen variieren je nach Einkommen und Ausgaben, doch nicht versäumte Abzüge können das zu versteuernde Einkommen jährlich um Hunderte oder sogar Tausende von Dollar erhöhen. Dies führt direkt zu höheren Einkommensteuer- und Selbstständigensteuerzahlungen.
5. Gibt es eine Möglichkeit, die Selbstständigensteuer auszugleichen?
Ja. Sie können den Arbeitgeberanteil der Selbstständigensteuer bei der Berechnung des bereinigten Bruttoeinkommens abziehen. Dadurch verringert sich Ihr zu versteuerndes Einkommen, die Steuer selbst entfällt jedoch nicht.
6. Kann ich einen Steuerabzug geltend machen, wenn ich den Kassenbon verloren habe?
Ja, in manchen Fällen. Das Finanzamt akzeptiert alternative Nachweise wie Kontoauszüge, Rechnungen oder den Verlauf digitaler Transaktionen. Sie müssen jedoch weiterhin nachweisen, dass die Ausgaben berechtigt und geschäftlich bedingt sind.
7. Welcher Steuerabzug wird in den USA am häufigsten übersehen?
Viele Freiberufler übersehen bestimmte Steuerabzüge.Dazu gehören beispielsweise wiederkehrende kleine Ausgaben wie Software-Abonnements, Bankgebühren und die teilweise Nutzung von Internet oder Telefon. Diese kleinen Kosten summieren sich im Laufe eines Steuerjahres erheblich.
8. Sind Geschenke von Kunden für Freiberufler steuerlich absetzbar?
Ja, aber nur bis zu den IRS-Grenzwerten und nur, wenn diese sich direkt auf Ihr Unternehmen beziehen. Der IRS begrenzt außerdem den Abzugsbetrag pro Empfänger und Jahr.
9. Welche Unterlagen muss ich aufbewahren, um einen Steuerabzug geltend machen zu können?
Sie sollten Rechnungen aufbewahren.Bewahren Sie Quittungen, Kontoauszüge und alle Unterlagen auf, die den geschäftlichen Zweck der Ausgaben belegen. Eine ordnungsgemäße Buchführung stärkt Ihre Position, falls das Finanzamt Ihre Steuererklärung prüft.
10. Woran erkenne ich, ob eine Ausgabe steuerlich absetzbar oder privat ist?
Eine Ausgabe ist abzugsfähig, wenn sie üblich und für Ihre Geschäftstätigkeit notwendig ist und in direktem Zusammenhang mit der Einkommenserzielung steht. Dient sie sowohl privaten als auch geschäftlichen Zwecken, muss nur der geschäftliche Anteil geltend gemacht werden.
11. Kann man die Hälfte der Selbstständigensteuer absetzen?
Ja. Das Finanzamt erlaubt Ihnen, den Arbeitgeberanteil der Selbstständigensteuer in Ihrer US-Bundessteuererklärung abzusetzen. Dieser Abzug reduziert Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen, hat aber keinen Einfluss auf die Höhe der zu berechnenden Steuer.
12. Wie hoch ist die Selbstständigensteuer in den USA?
Die Selbstständigensteuer beträgt in der Regel 15,3 % und deckt die Sozialversicherung und die Krankenversicherung ab. Sie wird auf den Nettogewinn aus selbstständiger Tätigkeit nach Abzug der zulässigen Abgaben erhoben.
13. Welche Einkünfte sind in den USA steuerfrei?
Bestimmte Einkommensarten, wie beispielsweise Schenkungen, Erbschaften und bestimmte staatliche Leistungen, können nach den Richtlinien des IRS steuerfrei sein. Die meisten Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit und Gewerbebetrieb sind jedoch voll steuerpflichtig.
14. Ist eine Berufssteuer für Freiberufler verpflichtend?
Nein. In den Vereinigten Staaten gibt es keine „Berufssteuer“ wie in manchen anderen Ländern. Freiberufler müssen weiterhin die Einkommensteuerpflichten auf Bundes-, Landes- und gegebenenfalls Kommunalebene erfüllen.
Schlussbetrachtung
Freiberufler können ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren, indem sie ihre Ausgaben konsequent erfassen und alle abzugsfähigen Kosten im Laufe des Jahres geltend machen. Eine übersichtliche Dokumentation stellt sicher, dass keine berechtigten Ausgaben übersehen werden und hilft Ihnen, eine korrekte Steuererklärung stressfreier einzureichen.
