Een factuur-app met voorraadbeheer en kassafunctie (POS) vervult drie taken op basis van één enkele productlijst: hij factureert aan klanten, houdt de voorraad bij en verwerkt betalingen aan de kassa. Waaraan herken je een goede app? Heel eenvoudig: voeg een product één keer toe en het verschijnt direct in je facturen, voorraadoverzicht en kassa, waarbij de voorraad afneemt ongeacht de verkoopmethode. De meeste apps doen slechts twee van deze drie dingen goed. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie vor einer Entscheidung achten sollten und wie Billing+ die einzelnen Aspekte handhabt.
Waarom laten de meeste apps je kiezen tussen twee van de drie?
Ze werden voor verschillende klanten gebouwd.
Factuurapps zijn ontwikkeld voor freelancers die uren verkopen, geen producten. Een ontwerper hoeft geen voorraad te tellen, dus voorraadbeheer maakte nooit deel uit van het concept.
POS-apps zijn ontwikkeld voor winkels met een toonbank en een kassa. Ze zijn uitstekend geschikt voor directe verkopen aan klanten die de winkel binnenlopen, maar schieten tekort zodra je een correcte factuur met betalingstermijn naar een zakelijke klant moet sturen.
Het probleem is dat veel echte bedrijven beide doen. Denk aan de boetiek die de hele week aan voorbijgangers verkoopt, maar op vrijdag een factuur stuurt naar een hotel voor een grote bestelling. Of de winkel in telefoonaccessoires die ook schermen repareert voor een kantoor op basis van maandelijkse facturatie. Of de bakker met een winkel én drie zakelijke klanten. Als dit op jou van toepassing is, betekent het gebruik van twee apps dat je dezelfde producten dubbel moet invoeren en de cijfers elke maand handmatig moet afstemmen.
Wat moet een factuurapp met voorraadbeheer en kassafunctie (POS) eigenlijk kunnen?
Hier is een checklist die je kunt gebruiken om een app die je overweegt te testen, voordat je je gegevens erin overzet.
- Eén productlijst, drie toepassingen. Voeg een artikel één keer toe. Het verschijnt vervolgens op facturen, aan de kassa en in je voorraadoverzicht. Als je hetzelfde product in twee verschillende schermen moet invoeren, is de app niet geïntegreerd; het zijn dan eigenlijk twee apps in één download.
- Aandelen die beide kanten op kunnen bewegen. Je voorraad moet afnemen, ongeacht of de verkoop via een factuur of aan de balie plaatsvond. Als alleen verkopen aan de balie de voorraad verminderen, zullen de cijfers aan het eind van de eerste week niet kloppen.
- Barcodes scannen met de camera van de telefoon. Je zou geen scanner moeten hoeven kopen om aan de slag te kunnen. Controleer of dezelfde scan werkt voor zowel het toevoegen van producten als het afrekenen van een verkoop.
- Batch-import. Niemand voert honderd producten handmatig in als er geen importfunctie is; reken op een hele avond werk voordat je de app überhaupt kunt gebruiken.
- Kostprijs, niet alleen verkoopprijs. De omzet vertelt je hoe druk je het had. De marge vertelt je of het de moeite waard was. Een app die alleen de verkoopprijs opslaat, kan die tweede vraag niet beantwoorden.
- Echte betaalopties bij het afrekenen. Of het nu gaat om Contant, pin, overboeking, mobiel betalen of QR: uw klant bepaalt hoe er betaald wordt, niet uw software.
- Facturen die standhouden. Elke factuur die u verstuurt, moet uw logo, de juiste belastingregels en de vervaldata bevatten, evenals een mogelijkheid voor de klant om te betalen zonder naar de bank te hoeven gaan.
- Alles op de telefoon in je zak. Als essentiële functies alleen op een laptop werken, zijn ze niet beschikbaar daar waar het zakelijke werk daadwerkelijk plaatsvindt.
Voeg een product één keer toe. Verkoop het op elke gewenste manier. De voorraad wordt automatisch bijgehouden.
Hoe ziet dit eruit in Billing+?
Billing+ begon als factuurapp en groeide uit tot een kassasysteem en voorraadbeheersysteem. Hier zie je waar elk onderdeel van de checklist thuishoort.
| Wat je nodig hebt | Hoe het werkt |
| Eén productlijst | Uw productcatalogus is uw voorraad. Niets mag dubbel worden ingevoerd. |
| Aandelen die beide kanten op kunnen bewegen | De voorraadniveaus worden bijgewerkt zodra facturen worden verzonden en verkopen via het kassasysteem worden geregistreerd voor producten met Spoor eingeschaltet, wenn Sie sie hinzufügen. |
| Barcodes scannen | Smartphonecamera met nauwkeurige multi-frame-technologie. Scan om een product toe te voegen, scan opnieuw om het af te rekenen. |
| Batch-import | Ja. Honderd producten kosten enkele minuten. |
| Marges | Registreer kostprijzen en bekijk je marge per verkoop. Inclusief meldingen bij lage voorraad en bestelpunten. |
| Betaalopties | Contant, pin, overboeking, mobiel betalen of QR. Zet een verkoop in de wacht om de volgende klant te helpen en pak deze later weer op. Geschikt voor thermische printers van 58 mm en 80 mm. |
| Betaling ontvangen voor facturen | Betaallinks via zeven betaalproviders – waaronder Paystack, Flutterwave, Monnify, OPay, Stripe, GoCardless en PayPal – waarbij de betalingen direct op uw eigen account bij de provider worden bijgeschreven. Automatische herinneringen zorgen ervoor dat achterstallige betalingen voor u worden opgevolgd. |
| Voorraad aanvullen | Registreer de ingekochte benodigdheden als uitgave, zodat je voorraad automatisch weer kan toenemen. |
De volledige details over elk hiervan vindt u in ons recente overzicht van nieuwe functies.
De wissel is van belang. De voorraad wordt alleen bijgehouden voor producten die je als 'voorraadartikel' hebt gemarkeerd. Schakel dit in voor fysieke producten die je op voorraad hebt; laat het uitgeschakeld voor diensten en eenmalige klussen, zodat je voorraadlijst overzichtelijk blijft.
Hoeveel zou dit moeten kosten?
Wees voorzichtig met het label 'gratis' in deze categorie. De meeste apps bieden facturering gratis aan, maar brengen kosten in rekening voor functies die te maken hebben met voorraad en betalingen. Dat is op zich begrijpelijk, maar je moet wel weten waar de grens ligt voordat je je catalogus importeert.
Bij Billing+ ligt de grens hier: je productcatalogus, onbeperkte facturen, onbeperkte kwitanties, onbeperkte onkostenregistratie, ondersteuning voor meerdere valuta's en bedrijfsanalyses zijn voor altijd gratis voor één bedrijf, zonder dat een creditcard nodig is. POS, realtime voorraadbeheer, betaallinks, betalingsherinneringen en terugkerende facturen vallen onder Premium, voor $ 10 per maand of $ 99 per jaar.
Wat je ook kiest, reken alles goed uit voordat je je aanmeldt voor een jaarlijks abonnement. Als belasting onderdeel is van die berekening, dan is onze belastingcalculators een snelle schatting geven; het is een hulpmiddel voor schattingen, niet voor het daadwerkelijk indienen van aangiften, dus stem uw situatie af met een accountant.
Wanneer is een telefoonapp het verkeerde antwoord?
Het is de moeite waard om hier open en eerlijk over te zijn, want het forceren van de verkeerde tool kost meer dan de aanschaf van de juiste.
Als je meerdere vestigingen beheert die uit één gezamenlijke voorraad putten, inkooppdrachten via een goedkeuringsproces wilt laten verlopen, of de salarisadministratie en volledige boekhouding onder één dak wilt onderbrengen, dan ben je die categorie ontgroeid. Dan kom je uit bij ERP-systemen of gespecialiseerde retailsoftware – inclusief het bijbehorende prijskaartje en de tijdrovende implementatie.
Maar als je in je eentje de zaak runt – misschien met een paar helpende handen –, zowel direct aan de balie als op factuur verkoopt en alles via je telefoon regelt, dan is één app die al die drie zaken afhandelt precies wat je nodig hebt. Dat is de realiteit voor de meeste kleine bedrijven, en zeker voor de meeste van onze klanten.
Hoe ga ik van start?
- Meld je gratis aan en voeg de naam en het logo van je bedrijf toe. Het duurt niet langer dan twee minuten.
- Importeer of voeg uw producten toe en schakel over. Spoor voor alles wat je fysiek op voorraad hebt.
- Verstuur één factuur. Bekijk hoe deze eruitziet voor je klant.
- Registreer één verkoop via het kassasysteem en zie hoe de voorraadstand verandert.
Als het aansluit bij je huidige werkwijze, voer dan de upgrade uit. Zo niet, dan ben je hooguit tien minuten kwijt.
Je boekhouding, voorraad en kassa in één app
Voor altijd gratis abonnement. Geen creditcard nodig om te beginnen.
