يؤدي تطبيق الفواتير المزوّد بميزات إدارة المخزون ونقاط البيع (POS) ثلاث مهام انطلاقاً من قائمة منتجات واحدة: فهو يصدر الفواتير لعملائك، ويتابع مستويات المخزون، ويُنجز عمليات الدفع عند نقطة البيع. ويكمن معيار جودة التطبيق في أمر بسيط: بمجرد إضافة منتج لمرة واحدة، يجب أن يظهر هذا المنتج في الفواتير وسجلات المخزون ونظام الدفع، مع انخفاض الكمية المتاحة تلقائياً بغض النظر عن طريقة البيع؛ غير أن معظم التطبيقات تنجح في أداء اثنتين فقط من هذه المهام الثلاث بكفاءة. فيما يلي الأمور التي يجب مراعاتها قبل الالتزام، وكيفية تعامل Billing+ مع كل جانب منها.
لماذا تجعلك معظم التطبيقات تختار اثنين من أصل ثلاثة؟
لقد صُنعت لعملاء مختلفين.
صُممت تطبيقات الفوترة خصيصاً للمستقلين الذين يبيعون ساعات عملهم، لا سلعاً مادية؛ فالمصمم لا يملك مخزوناً يتطلب الجرد، ولذا لم تكن إدارة المخزون جزءاً من الخطة.
صُممت تطبيقات نقاط البيع (POS) خصيصاً للمتاجر التي تعتمد على نظام "المنضدة وصندوق الدفع"؛ فهي تؤدي مهامها بكفاءة عالية عند التعامل مع مبيعات الزبائن المباشرين، لكنها تعجز تماماً بمجرد أن تحتاج إلى إصدار فاتورة رسمية لعميل من الشركات تتضمن شروطاً محددة للدفع.
تكمن المشكلة في أن العديد من الشركات الحقيقية تجمع بين كلا النموذجين؛ فكر مثلاً في متجر صغير يبيع منتجاته للزبائن العابرين طوال الأسبوع، بينما يصدر فاتورة لأحد الفنادق مقابل طلبية كبيرة يوم الجمعة. أو متجر لملحقات الهواتف يقدم أيضاً خدمات إصلاح الشاشات لمكتب تجاري بموجب اتفاقية حساب شهري. أو خباز يمتلك متجراً للبيع المباشر ويتعامل في الوقت نفسه مع ثلاث شركات كعملاء لديه. إذا كان هذا هو وضعك، فإن استخدام تطبيقين يعني اضطرارك لإدخال بيانات المنتجات نفسها مرتين، ومطابقة الأرقام يدوياً كل شهر.
ما هي الوظائف التي ينبغي أن يوفرها فعلياً تطبيق للفواتير يتضمن إدارة المخزون ونظام نقاط البيع (POS)؟
إليك قائمة مرجعية يمكنك استخدامها لاختبار أي تطبيق تفكر في استخدامه، وذلك قبل نقل بياناتك إليه.
- قائمة منتجات واحدة، وثلاثة استخدامات. أضف الصنف مرة واحدة، وسيظهر في الفواتير وعند نقطة البيع وفي سجلات المخزون. أما إذا كنت تضطر لإدخال بيانات المنتج نفسه في شاشتين منفصلتين، فهذا يعني أن التطبيق ليس متكاملاً؛ بل هو عبارة عن تطبيقين في حزمة تنزيل واحدة.
- سهم يتحرك في كلا الاتجاهين. ينبغي أن ينخفض رصيد المخزون لديك سواء تمت عملية البيع بموجب فاتورة أو عبر البيع المباشر (في المتجر)؛ فإذا كانت مبيعات المتجر وحدها هي التي تُنقص المخزون، فلن تتطابق الأرقام لديك بحلول نهاية الأسبوع الأول.
- مسح الرمز الشريطي (الباركود) باستخدام كاميرا الهاتف. لا ينبغي أن تحتاج إلى شراء ماسح ضوئي للبدء؛ تأكد من أن عملية المسح نفسها تصلح لإضافة المنتجات ولإتمام عمليات البيع.
- استيراد دفعي لن يقوم أحد بإدخال بيانات مئة منتج يدوياً في حال عدم توفر ميزة الاستيراد؛ لذا خصص أمسية كاملة للعمل قبل أن تتمكن من استخدام التطبيق فعلياً.
- سعر التكلفة، وليس فقط سعر البيع. يُخبرك حجم المبيعات بمدى انشغالك، بينما يُخبرك هامش الربح بما إذا كان الأمر يستحق العناء؛ لذا فإن التطبيق الذي يكتفي بتسجيل سعر البيع لا يمكنه الإجابة عن هذا السؤال الثاني.
- خيارات دفع حقيقية عند إتمام الشراء. وسواء كان ذلك سواءً كان الدفع نقداً أو بالبطاقة أو عبر التحويل أو المحفظة الإلكترونية أو رمز الاستجابة السريعة (QR)، فإن عميلك هو من يقرر طريقة الدفع، وليس برنامجك.
- فواتير يعتمد عليها. يجب أن تتضمن أي فاتورة تصدرها شعارك، وبنود الضرائب الصحيحة، ومواعيد الاستحقاق، وطريقة تتيح للعميل الدفع دون الحاجة إلى الذهاب إلى البنك.
- كل شيء على الهاتف الموجود في جيبك. إذا كانت الميزات الرئيسية لا تعمل إلا على الحاسوب المحمول، فهي غير موجودة حيث تدور عجلة الأعمال فعلياً.
أضف المنتج مرة واحدة، وبِعْه بالطريقة التي تفضلها؛ وسيتولى النظام تتبع الكميات تلقائياً.
كيف يبدو هذا في Billing+؟
بدأ تطبيق Billing+ كتطبيق لإصدار الفواتير، ثم توسع ليشمل وظائف نقطة البيع (الكاونتر) وإدارة المخزون. وإليك موقع كل عنصر من عناصر القائمة المرجعية.
| ما تحتاجه | كيفية العمل |
| قائمة منتج واحد | كتالوج منتجاتك هو بمثابة مخزونك؛ لذا لا ينبغي إدخال أي شيء مرتين. |
| سهم يتحرك في كلا الاتجاهين | يتم تحديث المستويات عند إصدار الفواتير وعند تسجيل المبيعات عبر نظام نقاط البيع للمنتجات التي تحتوي على مسار switched on when you add them. |
| مسح الرمز الشريطي | كاميرا الهاتف، مع دقة تعتمد على تقنية الإطارات المتعددة: امسح المنتج لإضافته، وامسحه مجدداً لتسجيله. |
| استيراد دفعي | نعم. تستغرق معالجة مئة منتج بضع دقائق. |
| الهوامش | سجّل أسعار التكلفة واطلع على هامش الربح لكل عملية بيع؛ مع توفر ميزات التنبيه عند انخفاض المخزون وتحديد نقاط إعادة الطلب. |
| خيارات إتمام الشراء | الدفع نقدًا، أو بالبطاقة، أو عبر التحويل، أو المحفظة الإلكترونية، أو رمز الاستجابة السريعة (QR). يمكنك تعليق عملية بيع لخدمة العميل التالي ثم العودة إليها لاحقًا. يدعم الطباعة باستخدام الطابعات الحرارية بمقاسات 58 مم و80 مم. |
| تحصيل المدفوعات مقابل الفواتير | توفير روابط للدفع عبر سبع بوابات — تشمل Paystack وFlutterwave وMonnify وOPay وStripe وGoCardless وPayPal — مع إيداع الأموال مباشرة في حسابك لدى بوابة الدفع، بالإضافة إلى إرسال تذكيرات تلقائية لمتابعة المدفوعات المتأخرة نيابةً عنك. |
| إعادة التخزين | سجّل الإمدادات التي اشتريتها كنفقات، وسيعود رصيد مخزونك إلى الارتفاع تلقائياً. |
التفاصيل الكاملة لكل منها موجودة في ملخصنا الأخير للميزات.
The Track switch matters. يتم خصم الكمية من المخزون فقط للمنتجات التي حددتها على أنها "خاضعة للتتبع". فعّل هذا الخيار للمنتجات الملموسة التي تمتلكها فعلياً، وأبقِه معطلاً للخدمات والمهام التي تُنفذ لمرة واحدة، وذلك للحفاظ على دقة ونظافة قائمة المخزون لديك.
كم يجب أن تكون تكلفة هذا؟
توخَّ الحذر عند التعامل مع مصطلح "مجاني" في هذه الفئة؛ إذ تتيح معظم التطبيقات ميزة إصدار الفواتير مجانًا بينما تفرض رسومًا على الوظائف المتعلقة بالمخزون والمدفوعات. ورغم أن هذا الأمر قد يكون منطقيًا في بعض الأحيان، إلا أنه ينبغي عليك تحديد نطاق الخدمات المجانية بدقة قبل استيراد قائمة منتجاتك.
إليك تفاصيل العرض مع Billing+: تحصل مجانًا وإلى الأبد — ودون الحاجة لبطاقة دفع — على ميزات تشمل كتالوج المنتجات، وإصدار عدد غير محدود من الفواتير والإيصالات وتسجيل النفقات، ودعم العملات المتعددة، وتحليلات الأعمال (وذلك لنشاط تجاري واحد). أما ميزات نقاط البيع (P.O.S.)، وتتبع المخزون المباشر، وروابط الدفع، وتذكيرات الدفع، والفواتير المتكررة، فهي تندرج ضمن باقة "Premium" بتكلفة 10 دولارات شهرياً أو 99 دولاراً سنوياً.
مهما كان اختيارك، احسب التكاليف بدقة قبل الاشتراك في أي شيء سنوي. إذا كانت الضرائب جزءًا من هذه الحسابات، فـ حاسبات الضرائب أقدم لك تقديراً سريعاً؛ فهذه أداة للتقدير وليست أداة لتقديم الإقرارات، لذا عليك التحقق من وضعك الخاص مع محاسب.
متى يكون تطبيق الهاتف هو الخيار الخاطئ؟
من الأفضل أن نكون صرحاء بشأن هذا الأمر؛ لأن استخدام أداة غير مناسبة قسراً يكلّف أكثر من شراء الأداة الصحيحة.
إذا كنت تدير عدة فروع تتشارك في مخزون موحد، أو تحتاج إلى تدفق أوامر الشراء عبر سلسلة من إجراءات الاعتماد، أو ترغب في إدارة الرواتب والسجلات المحاسبية الشاملة تحت مظلة واحدة، فقد تجاوزت نطاق الحلول البرمجية البسيطة؛ إذ أنك حينها بحاجة إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو برمجيات متخصصة في قطاع التجزئة، وهي حلول تأتي بتكلفة مرتفعة وتتطلب وقتاً طويلاً للإعداد والتهيئة.
أما إذا كنت المالك الوحيد — ربما بمساعدة شخص أو شخصين — وتبيع بضائعك سواءً عبر البيع المباشر (في المتجر) أو بنظام الفواتير، وتدير العمل بأكمله من خلال هاتفك، فإن استخدام تطبيق واحد يجمع هذه المهام الثلاث يُعد الخيار الأمثل تماماً؛ فهذا هو الواقع بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة، وبالتأكيد بالنسبة لغالبية الشركات التي نتعامل معها.
كيف أبدأ؟
- سجّل مجانًا وأضف اسم نشاطك التجاري وشعاره؛ فالأمر لا يستغرق أكثر من دقيقتين.
- استورد منتجاتك أو أضفها، ثم بدّل. مسار ينطبق على أي شيء تخزنه فعلياً.
- أرسل فاتورة واحدة، وشاهد كيف تبدو بين يدي عميلك.
- قم بإتمام عملية بيع واحدة عبر نظام نقاط البيع (POS) وراقب تغير عدد المخزون.
إذا كان الأمر يتناسب مع أسلوب عملك الحالي، فقم بالترقية. أما إذا لم يكن كذلك، فلن تكون قد خسرت سوى عشر دقائق لا غير.
دفاترك ومخزونك وصندوقك في تطبيق واحد
خطة مجانية مدى الحياة. لا يلزم وجود بطاقة ائتمان للبدء.
