Vergelijking van betaalmethoden voor facturen

De verkeerde betaalmethode kan ertoe leiden dat een goed opgestelde en duidelijke factuur onbetaald blijft. Misschien weet de klant niet hoe de door jou vermelde betaalmethode werkt, of heeft hij gevraagd om per cheque te betalen, terwijl jij niet goed weet wat je daarmee aan moet.

Er is niet één beste betaalmethode. Het hangt allemaal af van wie de betaling verricht, hoe diegene doorgaans betaalt en waar diegene zich bevindt. In dit artikel vergelijken we het volledige aanbod – van oud tot nieuw – zodat u weet wat u kunt aanbieden en hoe u moet omgaan met onbekende verzoeken.

Welke betaalmethoden kun je op een factuur vermelden? 

Er zijn negen methoden die het kennen waard zijn, plus één overblijfsel. Hier zijn ze, elk voorzien van een korte toelichting in begrijpelijke taal. 

Traditionele methoden

• Bankoverschrijving (EFT): EFT staat voor elektronische geldovermaking. De klant maakt geld over van zijn of haar bankrekening naar die van u, gebruikmakend van uw rekeninggegevens.
• Rekening: Een schriftelijke opdracht aan de bank van de betaler om u te betalen vanaf de rekening van de betaler zelf.
• Bankcheque: Het is vergelijkbaar met een cheque, maar de bank haalt het geld eerst bij de betaler weg en geeft vervolgens de bankcheque uit. In de VS wordt dit ook wel een 'banker's draft' of 'cashier's cheque' genoemd.
• Automatische storting: Geld dat elektronisch op uw rekening wordt gestort, vaak op terugkerende basis, zoals bij een maandelijkse vergoeding. Het is vergelijkbaar met een bankoverschrijving. In de VS verloopt dit via het ACH-netwerk en in het VK staat het bekend als een 'Bacs direct credit'.
• Contant geld: Aantekeningen persoonlijk overhandigd.

Digitale methoden en kaartmethoden

• Betaalpas: Betaalt rechtstreeks vanaf de bankrekening van de klant.
• Creditcard: Er wordt gebruikgemaakt van de kredietlimiet van de kaartaanbieder en de klant betaalt later terug.
• Mobiel bankieren of mobiel geld: Betaling via een bank-app of een mobiele portemonnee zoals MTN MoMo.
• Betaallink: Een link op uw factuur die een beveiligde pagina opent waar de klant de betaalmethode kiest.

Vergelijkingstabel: snelheid, kosten, risico en toepassingsgebied 

De kosten voor kaartbetalingen en betaallinks zijn de standaard gepubliceerde tarieven van Paystack (Nigeria, Ghana) en Stripe (VK, VS).

Een term die u moet onthouden, is 'beschikbare gelden' (of 'vrijgekomen gelden'). Dit is geld dat daadwerkelijk op uw rekening is bijgeschreven en waarover u kunt beschikken. Beschouw een factuur pas als betaald wanneer u over deze gelden beschikt, en niet wanneer de betaling slechts is toegezegd of nog in behandeling is.

Het vermelden van je bankgegevens op een factuur brengt risico's met zich mee. Lees ons artikel hierover. Betaallinks versus het versturen van je bankgegevens dekt het.

Traditionele betaalmiddelen: cheque, bankcheque en automatische storting 

Gidsen die volledig op digitaal zijn gericht, laten deze achterwege, maar veel grote bedrijven, overheidsinstanties en gevestigde B2B-klanten maken er nog steeds gebruik van.

Rekening. Een cheque wordt belast op de rekening van de betaler zelf; hij kan dus worden geweigerd als er onvoldoende saldo is. In het Verenigd Koninkrijk is het bedrag van een ingeleverde cheque doorgaans aan het einde van de volgende werkdag beschikbaar. Reken er tot die tijd niet op.

Bankcheque. De bank geeft een bankcheque uit en staat hiervoor garant nadat het bedrag van de rekening van de betaler is afgeschreven. Dit betekent dat de cheque niet kan worden geweigerd wegens onvoldoende saldo. Banken brengen hiervoor doorgaans kosten in rekening en het regelen ervan duurt langer. Zodra de betaler de cheque heeft overhandigd, kan deze niet meer worden geannuleerd. 

Houd er altijd rekening mee dat een bankcheque vervalst kan zijn. Laat uw bank bevestigen dat de cheque echt is, voordat u werk oplevert of een te veel betaald bedrag terugbetaalt.

Automatische storting. Dit is geld dat elektronisch rechtstreeks naar je rekening wordt overgemaakt. Het is de aangewezen methode voor terugkerende klanten en opdrachten op basis van een vast honorarium. Het aandachtspunt is dat je klant je rekeninggegevens vooraf nodig heeft; zorg er dus voor dat je deze veilig verstuurt.

Reizigerscheques. Ze bestaan ​​wel, maar American Express is eind 2020 gestopt met de uitgifte ervan en maar weinig bedrijven accepteren ze. Vermeld ze niet op je factuur; de kans is dan kleiner dat klanten erop staan ​​deze betaalmethode te gebruiken.

De beste methode voor kleine Nigeriaanse bedrijven 

Dit advies is bedoeld voor Nigeriaanse freelancers en eigenaren van kleine bedrijven, en niet voor iedereen. Bied altijd twee betaalmethoden aan en laat de klant kiezen welke voor hen het handigst is. Denk bijvoorbeeld aan een bankoverschrijving en een betaallink; dit zijn hier de meest gebruikelijke methoden.

Bankoverschrijving Het ontvangen van betalingen kost je helemaal niets. De verzender betaalt echter de bankkosten – doorgaans tussen ₦10 en ₦50 – plus een zegelrecht van ₦50 voor overboekingen van meer dan ₦10.000. De Centrale Bank van Nigeria heeft nieuwe tariefklassen voorgesteld; controleer daarom de actuele tarieven van je bank.

A betaallink Dit werkt het beste voor klanten die met een kaart of USSD willen betalen zonder rekeningnummers in te voeren. Paystack rekent 1,5% + ₦100 voor lokale kaarten. De ₦100 wordt kwijtgescholden voor betalingen van ₦2.500 of minder en de totale kosten worden gemaximeerd op ₦2.000. Bij een factuur van ₦200.000 betaalt u dus ₦2.000, niet ₦3.100. In Ghana is het tarief voor mobiel geld van Paystack 1,95%. Billing, Je kunt eenvoudig de gewenste betaallink toevoegen aan elke factuur die je aanmaakt.

Bij grotere klanten of overheidsinstanties kan er nog steeds sprake zijn van een cheque of bankcheque. Vraag om een ​​bankcheque of een cheque van de bank zelf (manager's cheque) in plaats van een persoonlijke cheque, aangezien de bank hiervoor garant staat. Welke betaalmethode je ook accepteert, controleer altijd de geldende kosten bij je dienstverlener.

Hoe u betalingsvoorwaarden op een factuur vermeldt 

Betaalvoorwaarden horen bij het totaalbedrag en de vervaldatum te staan; daar kijkt de klant namelijk naar wanneer hij besluit te betalen. Met drie eenvoudige formuleringen dek je de meeste situaties:

• Betaling bij ontvangst: Betaling wordt verwacht zodra de klant de factuur ontvangt.
• Net 14: De betaling dient 14 dagen na de factuurdatum te geschieden.
• Netto binnen 30 dagen: De betaling dient 30 dagen na de factuurdatum te geschieden.

Geef vervolgens aan welke betaalmethoden je accepteert, zodat de klant niet hoeft te gissen. Bijvoorbeeld: "Betaal via bankoverschrijving, pinpas of mobiel betalen via onderstaande link. Wij accepteren geen contant geld." Het is maar één zin, maar het voorkomt veel heen-en-weergepraat en sluit vertragingen uit.

Veelgestelde vragen

1. Wat is de veiligste betaalmethode om op een factuur te vermelden?

Een betaling die als definitief beschikbaar saldo op uw rekening is bijgeschreven, is het veiligst – of dit nu via een bankoverschrijving of een betaallink gebeurt. Een gegarandeerde bankcheque (bank draft) staat op de tweede plaats. Privécheques vormen het grootste risico, omdat ze ongedekt kunnen blijken te zijn, en betalingen met een betaalkaart kunnen worden betwist.

2. Wat is het verschil tussen een cheque en een bankcheque?

Een cheque wordt door de betaler uitgeschreven ten laste van de eigen rekening en kan dus ongedekt blijken te zijn. Een bankcheque wordt door de bank uitgegeven; de bank incasseert het geld vooraf, waardoor de cheque niet kan worden geweigerd wegens gebrek aan dekking. Aan een bankcheque zijn kosten verbonden en deze kan niet meer worden geannuleerd zodra hij is afgegeven.

3. Is het veilig om bankgegevens rechtstreeks op een factuur te vermelden?

Het is gebruikelijk, maar er bestaat een risico dat iemand de factuur onderschept en de gegevens vervangt door de eigen gegevens. Verstuur facturen via beveiligde kanalen. Als een klant ziet dat uw gegevens zijn gewijzigd, dient deze dit telefonisch te verifiëren. Met een betaallink wordt dit probleem voorkomen.

4. Met welke betaalmethode worden facturen het snelst betaald?

Mobiel geld, directe bankoverschrijvingen en betaallinks komen doorgaans binnen enkele seconden aan. Cheques en bankcheques zijn het traagst, omdat het dagen duurt om ze te regelen en te verwerken.

Slotgedachten

Er is niet één specifieke betaalmethode die altijd de juiste is. Het gaat er vooral om wat voor uw klant het makkelijkst is en wat voor u de veiligste manier is om betalingen te ontvangen. Soms is een betaallink de beste optie, een andere keer een bankcheque. Met dit artikel bent u echter goed voorbereid en komt u niet voor verrassingen te staan.