Het overkomt iedereen vroeg of laat: je hebt het werk gedaan, de klant staat op het punt te betalen, en je realiseert je dat je werkelijk geen idee hebt wat er eigenlijk op een factuur moet staan. Tot nu toe heb je je behelpen met berichtjes in de trant van: "Dat wordt dan $400, bedankt!" Dat werkte een tijdje, maar nu voelt het gewoon niet meer goed.
Geen zorgen, er is goed nieuws: iemand een factuur sturen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je hebt slechts een paar specifieke gegevens nodig om betaald te krijgen, zonder dat er heen-en-weer-communicatie aan te pas komt. In deze gids leggen we precies uit om welke gegevens het gaat, op een manier die voor jou duidelijk en begrijpelijk is.
Wat heb je nodig voordat je iemand een factuur stuurt?
Voordat je ergens aan begint, moet je vier dingen op een rijtje hebben:
- De juiste naam en gegevens van de cliënt. Hun volledige naam (of bedrijfsnaam) en de manier waarop je contact met hen opneemt, zijn belangrijker dan het misschien lijkt. Een verkeerd gespelde naam of een foutief adres is een veelvoorkomende reden waarom facturen retour komen of vertraging oplopen.
- De overeengekomen prijs. Geen ruwe schatting, maar het daadwerkelijke bedrag waarover jullie beiden overeenstemming hebben bereikt, inclusief de verwerking van eventuele belastingen of kosten.
- Wat er is geleverd. Een duidelijke, specifieke beschrijving van het werk of product, niet iets vaags als ‘diensten’.
- Een duidelijke, specifieke beschrijving van het werk of product, niet iets misleidends als ‘diensten’. Bankoverschrijving, pinbetaling, betaallink, contant – wat je ook had afgesproken voordat het werk begon.
Als een van deze vier punten ontbreekt of onduidelijk is, is het verstandig dit bij de klant te verifiëren voordat je iets verstuurt. Het is veel makkelijker om dit te bespreken vóórdat de factuur de deur uitgaat dan daarna.
Wat moet er op een factuur staan? (De 8 velden, met een ingevuld voorbeeld)
Elke factuur, ongeacht de sector of het land, moet deze acht velden bevatten:
- Factuurnummer: een unieke identificatiecode, zodat jullie beiden naar deze specifieke rekening kunnen verwijzen.
- Datum van uitgifte: toen je het verstuurde.
- Uw gegevens: uw naam of bedrijfsnaam en contactgegevens.
- Klantgegevens: hun naam en contactgegevens.
- Beschrijving van de werkzaamheden: specifiek genoeg om elke onduidelijkheid weg te nemen over waarvoor wordt betaald.
- Hoeveelheid: het totaal, uitgesplitst per item als er meer dan één is.
- Deadline: een specifieke datum, niet "binnenkort" of "wanneer dan ook".
- Betaalmethode: precies hoe ze je moeten betalen.
Zo ziet het eruit als het is ingevuld. In dit voorbeeld wordt de Nigeriaanse naira (₦) gebruikt, maar je kunt je eigen valuta invullen; de structuur blijft hetzelfde:
Dat is alles. Geen juridisch jargon nodig, en je hoeft geen geregistreerd bedrijf te zijn om zoiets te versturen. Als je factureert als particulier in plaats van als geregistreerd bedrijf, raadpleeg dan onze handleiding over een factuur opstellen zonder bedrijf behandelt wat er verandert en wat hetzelfde blijft.
behandelt wat er verandert en wat hetzelfde blijft.
Zodra je factuur klaar is, is de manier waarop je deze verstuurt bijna net zo belangrijk als de inhoud ervan.
E-mail ...is de standaard voor de meeste formele klantrelaties of bij een eerste samenwerking, vooral als de klant bij een bedrijf werkt dat een papieren spoor vereist. Je hoeft het alleen maar als pdf bij te voegen en de e-mail zelf kort te houden door te vermelden wie je bent, waar de factuur betrekking op heeft, en wat het bedrag en de vervaldatum zijn.
WhatsApp of sms Dit werkt goed voor klanten waarmee je al informeel communiceert, of in regio's waar berichtenapps de belangrijkste manier zijn om zaken te doen. Op deze manier bereik je sneller iemand en berichten worden doorgaans eerder gelezen dan een e-mail die in een inbox blijft staan. We hebben een Volledige gids voor het versturen van facturen via WhatsApp als dat het voorkeurskanaal van uw cliënt is.
De juiste keuze hangt volledig af van hoe uw klant daadwerkelijk dagelijks communiceert. Een formele pdf sturen naar iemand die alleen WhatsApp checkt, zorgt alleen maar voor vertraging.
Hoe word je sneller betaald?
Sneller betaald krijgen komt er eigenlijk op neer dat je elke mogelijke reden wegneemt waardoor een klant zou kunnen wachten of aarzelen.
- Stel een specifieke deadline vast. Termen als ‘Netto 30’ of ‘graag spoedig betalen’ geven de klant de ruimte om de betaling een lagere prioriteit te geven. Een specifieke datum – zeker een waarover jullie beiden al afspraken hebben gemaakt – doet dat niet.
- Vermeld duidelijk één geaccepteerde betaalmethode. Het aanbieden van drie of vier opties kan het proces juist vertragen, omdat de klant moet beslissen welke optie hij kiest. Kies de optie die voor jullie beiden het eenvoudigst is en stel die als eerste voor.
- Houd de formulering direct maar beleefd. Je hoeft je niet te verontschuldigen als je vraagt om betaling voor werk dat je hebt verricht. Een heldere, professionele toon wordt serieuzer genomen dan een toon die te informeel of juist te formeel is.
- Stuur een herinnering vóór de vervaldatum, niet pas erna. Een kort berichtje twee of drie dagen voordat de betaling moet plaatsvinden – in plaats van te wachten tot de betaaltermijn is verstreken – bereikt mensen op een moment dat de betaling nog vers in het geheugen ligt, en niet pas nadat ze die al zijn vergeten.
Niets hiervan garandeert dat uw klant op tijd betaalt, maar een ontbrekende of vage vervaldatum of een onduidelijke betaalmethode is vaak de reden waarom klanten de betaling uitstellen.
Gratis factuursjabloon (download)
Je kunt de bovenstaande structuur direct overnemen – kopgegevens, een tabel met factuurregels en totalen onderaan – en voor elke nieuwe factuur je eigen gegevens, de klantgegevens en de factuurregels invullen.
Als u liever niet steeds dezelfde velden opnieuw hoeft in te typen, biedt Billing+ u de mogelijkheid om... Maak in een paar tikken een professionele factuur aan. ...direct vanaf je telefoon of computer; sla klantgegevens op zodat je ze niet opnieuw hoeft in te voeren, en verstuur de voltooide factuur rechtstreeks naar je klant. Je kunt gratis beginnen.
Veelgestelde vragen
1. What’s the minimum information an invoice needs?
Minimaal: een factuurnummer, de datum, jouw gegevens, de gegevens van de klant, een omschrijving van de werkzaamheden, het bedrag, een vervaldatum en de gewenste betaalwijze. Het ontbreken van een van deze gegevens is een van de meest voorkomende redenen voor vertraging bij de betaling van facturen.
2. Kan ik iemand factureren zonder geregistreerd bedrijf?
Ja. U kunt factureren met uw eigen naam en contactgegevens in plaats van een bedrijfsnaam. De belangrijkste velden blijven in beide gevallen hetzelfde. Voor een gedetailleerder overzicht van wat u moet vermelden en eventuele fiscale overwegingen, raadpleegt u onze handleiding over Factureren zonder bedrijf.
3. Hoe factureer ik iemand als ik hun e-mailadres niet heb?
Verstuur het via welk kanaal je ook tot je beschikking hebt: WhatsApp, sms of zelfs een papieren exemplaar. De factuur hoeft niet per se per e-mail te worden verstuurd; het is voldoende als de klant deze ontvangt in een vorm die bewaard en later opnieuw bekeken kan worden, zoals een pdf of een duidelijke foto van een papieren versie.
4. Wat gebeurt er als een factuur niet op tijd wordt betaald?
Stuur een beleefde herinnering zodra de betalingstermijn is verstreken; wacht hier niet mee. Vermeld direct het factuurnummer en de vervaldatum, en bevestig nogmaals de betaalmethode. Als de factuur onbetaald blijft, sturen de meeste freelancers en kleine bedrijven een schriftelijke herinnering met een dwingendere toon. In ernstigere gevallen overwegen zij het in rekening brengen van vertragingskosten of het starten van een formeel incassotraject, afhankelijk van de vooraf gemaakte afspraken.
Slotgedachten
Het is echt niet zo ingewikkeld als je misschien denkt. Een goede factuur hoeft simpelweg voldoende volledig en duidelijk te zijn, zodat de klant er geen vragen over kan stellen.
