Cela finit par arriver à tout le monde : vous avez effectué le travail, le client s'apprête à vous régler, et vous réalisez que vous n'avez absolument aucune idée de ce qu'une facture est censée contenir. Jusque-là, vous vous contentiez de messages du genre : « Ça fera 400 $, merci ! ». Cela a fonctionné un temps, mais aujourd'hui, cette méthode ne vous semble plus appropriée.
Rassurez-vous, j'ai une bonne nouvelle pour vous : facturer un client n'a pas besoin d'être compliqué. Il suffit d'inclure quelques informations précises pour être payé sans allers-retours inutiles. Ce guide vous explique en détail de quelles informations il s'agit, de manière claire et compréhensible.
De quoi avez-vous besoin avant de facturer quelqu'un ?
Avant de commencer quoi que ce soit, mettez quatre choses au clair :
- Le nom exact et les coordonnées du client. Leur nom complet (ou raison sociale) et le mode de contact que vous utiliserez ont plus d'importance qu'il n'y paraît. Une faute d'orthographe dans le nom ou une adresse erronée sont des causes fréquentes de retour ou de retard des factures.
- Le prix convenu. Il ne s'agit pas d'une estimation approximative, mais du montant exact sur lequel vous vous êtes mis d'accord, en tenant compte de l'incidence des éventuelles taxes ou frais.
- Ce qui a été livré. Une description claire et précise du travail ou du produit, et non un terme vague tel que « services ».
- La manière dont ils ont convenu de payer. Virement bancaire, carte, lien de paiement, espèces : selon ce que vous aviez convenu avant le début des travaux.
Si l’un de ces quatre éléments est manquant ou peu clair, il vaut la peine de le vérifier auprès du client avant d’envoyer quoi que ce soit. Il est bien plus facile d’aborder ce sujet avant l’envoi de la facture qu’après.
Que doit comporter une facture ? (Les 8 champs, avec un exemple rempli)
Toute facture, quel que soit le secteur d'activité ou le pays, doit comporter ces huit champs :
- Numéro de facture: un identifiant unique, afin que vous puissiez tous deux faire référence à cette facture spécifique.
- Date d'émission: au moment où vous l'avez envoyé.
- Vos coordonnées: votre nom ou raison sociale, ainsi que vos coordonnées.
- Coordonnées du client: leur nom et leurs coordonnées.
- Description des travaux: suffisamment précis pour qu’il n’y ait aucune ambiguïté quant à ce qui est payé.
- Montante: le total, ventilé par article s’il y en a plus d’un.
- Date d'échéance: une date précise, et non « bientôt » ou « n'importe quand ».
- Mode de paiement: exactement la manière dont ils doivent vous payer.
Voici à quoi cela ressemble une fois rempli. Cet exemple utilise le naira nigérian (₦), mais vous pouvez le remplacer par votre propre devise ; la structure reste la même :
Voilà. Pas besoin de jargon juridique, et vous n'avez pas besoin d'une entreprise enregistrée pour envoyer exactement ce type de document. Si vous facturez à titre individuel plutôt qu'en tant qu'entreprise enregistrée, consultez notre guide sur Créer une facture sans posséder d'entreprise aborde ce qui change et ce qui reste inchangé.
Comment l'envoyez-vous ? (E-mail, WhatsApp)
Une fois votre facture prête, la manière dont vous l’envoyez compte presque autant que son contenu.
E-mail C'est la norme pour la plupart des relations clients formelles ou pour une première collaboration, surtout si le client travaille au sein d'une entreprise qui exige une trace écrite. Il vous suffit de joindre le document au format PDF et de rédiger un e-mail concis indiquant votre identité, l'objet de la facture, ainsi que le montant et la date d'échéance.
WhatsApp ou SMS Cela fonctionne bien pour les clients avec lesquels vous communiquez déjà de manière informelle, ou dans les régions où les applications de messagerie sont le principal moyen de communication professionnelle. Il est plus rapide de joindre quelqu'un de cette façon, et les messages sont généralement lus plus rapidement qu'un courriel qui reste longtemps dans une boîte de réception. Nous avons rédigé un Guide complet pour envoyer des factures sur WhatsApp si c’est le canal privilégié de votre client.
Le bon choix dépend entièrement de la manière dont votre client communique réellement au quotidien. Envoyer un PDF formel à une personne qui ne consulte que WhatsApp ne fait qu'entraîner des délais supplémentaires.
Comment se faire payer plus rapidement ?
Être payé plus rapidement revient, en fin de compte, à éliminer toute raison susceptible de faire attendre ou hésiter un client.
- Fixez une date d'échéance précise. Les mentions « Net 30 » ou « veuillez régler rapidement » laissent au client la possibilité de reléguer le paiement au second plan. Une date précise — surtout si elle a été convenue d'un commun accord — ne laisse pas cette latitude.
- Indiquez clairement un mode de paiement accepté. Proposer trois ou quatre options peut en réalité ralentir les choses, car le client doit alors décider laquelle choisir. Optez pour celle qui est la plus simple pour vous deux et présentez-la en premier.
- Veillez à ce que la formulation soit directe mais polie. Vous n’avez pas à vous excuser de demander à être payé pour le travail que vous avez accompli. Un ton clair et professionnel est pris plus au sérieux qu’un ton trop familier ou trop formel.
- Envoyez un rappel avant la date d'échéance, et pas seulement après. Envoyer un bref rappel deux ou trois jours avant l'échéance du paiement, plutôt que d'attendre que celui-ci soit en retard, permet de solliciter les personnes alors que l'échéance est encore présente à leur esprit, plutôt qu'une fois qu'elles l'ont déjà oubliée.
Rien de tout cela ne garantit que votre client paiera dans les délais, mais une date d'échéance manquante ou imprécise, ou encore un mode de paiement mal défini, sont souvent à l'origine des retards de paiement.
Modèle de facture gratuit (Téléchargement)
Vous pouvez reprendre directement la structure ci-dessus : les informations d'en-tête, le tableau des lignes de facturation et les totaux en bas de page, en y saisissant vos propres coordonnées, celles du client et les différents postes pour chaque nouvelle facture.
Si vous préférez éviter de ressaisir les mêmes champs à chaque fois, Billing+ vous permet de le faire. Créez une facture professionnelle en quelques gestes. Depuis votre téléphone ou votre ordinateur, enregistrez les coordonnées de vos clients pour éviter de les saisir à nouveau, puis envoyez la facture finale directement à votre client. L'inscription est gratuite.
Foire aux questions
1. Quelles sont les informations minimales requises sur une facture ?
Au minimum : un numéro de facture, la date, vos coordonnées, celles du client, une description de la prestation, le montant, une date d'échéance et le mode de paiement souhaité. L'oubli de l'un de ces éléments est l'une des causes les plus fréquentes de retard de paiement des factures.
2. Puis-je facturer quelqu'un sans avoir une entreprise enregistrée ?
Oui. Vous pouvez facturer en utilisant votre nom et vos coordonnées personnelles au lieu du nom de votre entreprise. Les champs essentiels restent les mêmes dans les deux cas. Pour plus de détails sur les informations à inclure et les implications fiscales, consultez notre guide sur Facturer sans posséder d'entreprise.
3. Comment puis-je facturer quelqu'un si je n'ai pas son adresse e-mail ?
Envoyez-la via le canal de votre choix : WhatsApp, SMS ou même une version papier. La facture elle-même ne doit pas nécessairement être transmise par e-mail ; il suffit qu'elle parvienne au client dans un format qu'il peut conserver et consulter ultérieurement, comme un PDF ou une photo nette d'une version papier.
4. Que se passe-t-il si une facture n’est pas réglée dans les délais ?
Envoyez une relance courtoise dès que le délai de paiement est dépassé, plutôt que d'attendre. Mentionnez directement le numéro de la facture ainsi que la date d'échéance, et confirmez à nouveau le mode de paiement. Si la facture reste impayée, la plupart des freelances et des petites entreprises adressent une relance écrite plus ferme ; dans les cas plus sérieux, ils envisagent l'application de pénalités de retard ou le recours à une procédure de recouvrement formelle, selon les modalités convenues initialement.
Réflexions finales
Ce n’est vraiment pas aussi complexe que vous pourriez l’imaginer. Une bonne facture doit simplement être suffisamment complète et claire pour que le client ne puisse pas la contester.
