Prima o poi capita a tutti: hai svolto il lavoro, il cliente è pronto a pagarti e ti rendi conto di non avere la più pallida idea di cosa debba effettivamente comparire in una fattura. Finora ti sei arrangiato con messaggi del tipo: "Sono 400 dollari, grazie!". Ha funzionato per un po', ma ora non ti sembra più la soluzione giusta.
Beh, niente paura: ho una buona notizia per te: emettere una fattura non deve per forza essere complicato. Bastano pochi dettagli specifici per farti pagare senza inutili scambi di comunicazioni. Questa guida ti spiegherà esattamente quali sono questi dettagli, rendendo tutto più chiaro e comprensibile.
Di cosa hai bisogno prima di emettere una fattura?
Prima di iniziare qualsiasi cosa, chiarisci bene quattro punti:
- Il nome corretto e i dati del cliente. Il loro nome completo (o la ragione sociale) e la modalità di contatto sono aspetti più importanti di quanto sembri. Un nome scritto in modo errato o un indirizzo sbagliato sono cause frequenti di mancata consegna o ritardo delle fatture.
- Il prezzo concordato. Non una stima approssimativa, ma la cifra esatta su cui vi siete accordati, comprensiva di come vengono conteggiate eventuali tasse o commissioni.
- Ciò che è stato consegnato. Una descrizione chiara e specifica del lavoro o del prodotto, non qualcosa di vago come "servizi".
- Come hanno concordato di pagare. Bonifico bancario, carta, link di pagamento, contanti: qualsiasi modalità abbiate concordato prima dell'inizio dei lavori.
Se uno di questi quattro elementi dovesse mancare o non fosse chiaro, è opportuno verificarlo con il cliente prima di inviare qualsiasi cosa. È molto più semplice affrontare questo discorso prima che la fattura venga emessa, piuttosto che dopo.
Cosa deve includere una fattura? (Gli 8 campi, con un esempio compilato)
Ogni fattura, indipendentemente dal settore o dal paese, deve includere questi otto campi:
- Numero di fattura: un identificativo univoco, in modo che entrambi possiate fare riferimento a questa specifica fattura.
- Data di emissione: quando l'hai inviato.
- I tuoi dati: il tuo nome o la denominazione della tua attività e i recapiti.
- Dettagli del cliente: il loro nome e i loro recapiti.
- Descrizione del lavoro: sufficientemente specifico da non lasciare dubbi su cosa si stia pagando.
- Quantità: il totale, suddiviso per voce se ce n'è più di una.
- Scadenza: una data precisa, non "presto" o "quando capita".
- Metodo di pagamento: esattamente come dovrebbero pagarti.
Ecco come appare una volta compilato. Questo esempio utilizza la naira nigeriana (₦), ma puoi sostituirla con la tua valuta; la struttura rimane invariata:
Ecco fatto. Non è richiesto alcun gergo legale e non è necessario essere un'azienda registrata per inviare qualcosa di esattamente come questo. Se emetti fattura come persona fisica anziché come azienda registrata, la nostra guida su Creare una fattura senza possedere un'azienda tratta ciò che cambia e ciò che resta invariato.
Come lo invii? (Email, WhatsApp)
Una volta pronta la fattura, il modo in cui la invii conta quasi quanto il suo contenuto effettivo.
E-mail È la soluzione standard per la maggior parte dei rapporti formali o con clienti nuovi, soprattutto se il cliente opera in un'azienda che richiede una documentazione cartacea o digitale tracciabile. Basta allegarla in formato PDF e mantenere l'email sintetica, indicando chi sei, la causale della fattura, l'importo e la scadenza.
WhatsApp o SMS Funziona bene per i clienti con cui già comunichi informalmente o nelle regioni in cui le app di messaggistica sono il principale mezzo con cui le persone fanno affari. È più veloce raggiungere qualcuno in questo modo e i messaggi tendono ad essere visualizzati prima di un'e-mail che rimane nella casella di posta. Abbiamo scritto un Guida completa all'invio di fatture su WhatsApp se quello è il canale preferito dal tuo cliente.
La scelta giusta dipende interamente da come il tuo cliente comunica concretamente nella quotidianità. Inviare un PDF formale a qualcuno che controlla solo WhatsApp non fa altro che causare ritardi.
Come farsi pagare più velocemente?
Ricevere i pagamenti più velocemente si riduce, in sostanza, a eliminare qualsiasi possibile motivo che possa indurre un cliente ad attendere o a esitare.
- Stabilisci una data di scadenza specifica. Indicazioni come "Net 30" o "si prega di pagare a breve" lasciano al cliente la possibilità di non dare priorità al pagamento; una data specifica, soprattutto se concordata da entrambe le parti, non lo consente.
- Indica chiaramente un metodo di pagamento accettato. Offrire tre o quattro opzioni può effettivamente rallentare il processo, dato che il cliente deve decidere quale scegliere. Scegli quella più semplice per entrambi e proponi quella per prima.
- Mantieni una formulazione diretta ma cortese. Non devi scusarti per aver chiesto di essere pagato per il lavoro svolto. Un tono chiaro e professionale viene preso più sul serio rispetto a uno eccessivamente informale o eccessivamente formale.
- Invia un promemoria prima della scadenza, non solo dopo. Inviare un breve avviso due o tre giorni prima della scadenza del pagamento, anziché attendere che sia già scaduto, permette di raggiungere le persone quando la questione è ancora ben presente nei loro pensieri, invece che dopo che se ne sono già dimenticate.
Nessuno di questi elementi garantisce che il cliente paghi puntualmente, ma una data di scadenza mancante o vaga, oppure una modalità di pagamento poco chiara, sono spesso la causa dei ritardi da parte dei clienti.
Modello di fattura gratuito (Download)
Puoi copiare direttamente la struttura qui sopra – dettagli dell'intestazione, tabella delle voci e totali in calce – inserendo i tuoi dati, quelli del cliente e le singole voci per ogni nuova fattura.
Se preferisci evitare di riscrivere gli stessi campi ogni volta, Billing+ ti permette di Crea una fattura professionale con pochi tocchi. Direttamente dal tuo telefono o computer, salva i dati dei clienti per non doverli reinserire e invia la fattura completata direttamente al cliente. Iniziare è gratis.
Domande frequenti
1. Quali sono le informazioni minime necessarie in una fattura?
Come minimo: numero della fattura, data, i tuoi dati, i dati del cliente, descrizione del lavoro, importo, scadenza e modalità di pagamento desiderata. Omettere anche solo uno di questi elementi è una delle cause più frequenti di ritardo nel pagamento delle fatture.
2. Posso emettere fattura senza avere un'attività registrata?
Sì. Puoi emettere fatture utilizzando il tuo nome e i tuoi dati di contatto anziché il nome dell'azienda. I campi principali rimangono gli stessi in entrambi i casi. Per un'analisi più dettagliata di cosa includere e delle eventuali considerazioni fiscali coinvolte, consulta la nostra guida su emettere fatture senza possedere un'azienda.
3. Come posso emettere una fattura se non ho l'indirizzo email del destinatario?
Inviala tramite qualsiasi canale a tua disposizione: WhatsApp, SMS o persino una copia cartacea. La fattura non deve necessariamente viaggiare via e-mail; è sufficiente che arrivi al cliente in un formato che possa conservare e consultare in seguito, come un PDF o una foto nitida della copia cartacea.
4. Cosa succede se una fattura non viene pagata entro i termini?
Invia un sollecito garbato non appena il pagamento risulta in ritardo, invece di attendere. Cita esplicitamente il numero della fattura e la data di scadenza, e riconferma la modalità di pagamento. Se il pagamento continua a non arrivare, la maggior parte dei freelance e delle piccole imprese invia un sollecito scritto più deciso e, nei casi più gravi, valuta l'applicazione di penali per il ritardo o l'avvio di una procedura formale di recupero crediti, a seconda di quanto concordato inizialmente.
Considerazioni finali
In realtà non è così complesso come si potrebbe immaginare. Una buona fattura deve semplicemente essere sufficientemente completa e chiara da non lasciare spazio a contestazioni da parte del cliente.
