Isto acontece com toda a gente eventualmente: você fez o trabalho, o cliente está à espera para pagar e você percebe que não faz a mínima ideia do que deve constar na fatura. Tinhas-te desenrascado com mensagens do tipo "serão 400 dólares, obrigado!". Funcionou durante algum tempo, mas agora já não parece certo.
Bem, não se preocupe; temos boas notícias para si: emitir uma fatura não tem de ser complicado. Basta fornecer alguns detalhes específicos para receber o pagamento sem complicações. Este guia explicará exatamente quais são esses detalhes de uma forma que compreenderá melhor.
O que precisa antes de emitir uma fatura a alguém?
Antes de começar qualquer coisa, certifique-se de que quatro coisas são claras:
- Nome e dados corretos do cliente. O nome completo (ou nome da empresa) e a forma de contacto são mais importantes do que parecem. Um nome mal escrito ou um endereço errado são motivos comuns para que as faturas sejam devolvidas ou sofram atrasos.
- O preço acordado. Não um valor aproximado, mas sim o número exato com que ambos acordaram, incluindo impostos e taxas.
- O que foi entregue. Uma descrição clara e específica do trabalho ou produto, e não algo vago como "serviços".
- Como concordaram em pagar. Transferência bancária, cartão, link de pagamento, dinheiro, qualquer método que tenha combinado antes do início do trabalho.
Se alguma destas quatro informações estiver em falta ou não for clara, vale a pena confirmar com o cliente antes de enviar o que quer que seja. É muito mais fácil ter esta conversa antes do envio da fatura do que depois.
O que deve incluir uma fatura? (Os 8 campos, com um exemplo preenchido)
Todas as faturas, independentemente do setor ou país, devem incluir estes oito campos:
- Número da fatura: um identificador único, para que ambos possam consultar esta fatura específica.
- Data de emissão: quando enviou.
- Os seus dadosO seu nome ou nome da empresa e informações de contacto.
- Detalhes do cliente: o nome e as informações de contacto dos mesmos.
- Descrição do trabalho: suficientemente específico para que não haja ambiguidade sobre o que está a ser pago.
- Montante: o total, discriminado por item se existir mais do que um.
- Data de vencimentoUma data específica, e não "em breve" ou "quando quer que seja".
- Método de pagamento: exatamente como te deveriam pagar.
Veja como fica preenchido. Este exemplo utiliza a naira nigeriana (₦), mas substitua-a pela sua moeda; a estrutura mantém-se a mesma:
Pronto. Sem jargões jurídicos e sem necessidade de uma empresa registada enviar algo exatamente assim. Se estiver a emitir faturas como pessoa singular em vez de empresa registada, consulte o nosso guia sobre Criar uma fatura sem ter uma empresa Abrange o que muda e o que permanece igual.
Como enviar? (E-mail, WhatsApp)
Assim que a sua fatura estiver pronta, a forma como a envia é quase tão importante como o conteúdo da mesma.
E-mail É o padrão para a maioria das relações formais ou com clientes iniciantes, especialmente se o cliente trabalha numa empresa que espera um registo escrito. Tudo o que tem de fazer é anexá-la como um PDF e manter o próprio e-mail conciso, mencionando quem é, a que se refere a fatura, o valor e a data de vencimento.
WhatsApp ou mensagem de texto Funciona bem para clientes com quem já comunica informalmente ou em regiões onde as aplicações de mensagens são a principal forma de fazer negócio. É mais rápido contactar alguém desta forma, e as mensagens tendem a ser visualizadas mais rapidamente do que um e-mail parado na caixa de entrada. Escrevemos um Guia completo para envio de faturas através do WhatsApp Se este for o canal preferido do seu cliente.
A escolha certa depende inteiramente da forma como o seu cliente comunica no dia a dia. Enviar um PDF formal a alguém que só usa o WhatsApp só atrasa o processo.
Como receber o seu pagamento mais rapidamente?
Receber o pagamento mais rapidamente resume-se a eliminar qualquer possível motivo que faça o cliente esperar ou hesitar.
- Defina uma data de vencimento específica. "Prazo de 30 dias" ou "pagamento em breve" permitem ao cliente priorizar menos a tarefa. Uma data específica, especialmente uma que ambos já tenham combinado, não oferece essa possibilidade.
- Indique claramente um método de pagamento aceite. Oferecer três ou quatro opções pode, na verdade, atrasar o processo, uma vez que o cliente tem de decidir qual utilizar. Escolha a que for mais fácil para ambos e comece por ela.
- Seja direto, mas educado na sua linguagem. Não tem de se desculpar por pedir pagamento pelo trabalho que realizou. Um tom claro e profissional é levado mais a sério do que um tom demasiado informal ou formal.
- Send a reminder before the due date, not just after. Um bilhete curto enviado dois ou três dias antes do vencimento do pagamento, em vez de esperar até estar atrasado, faz com que as pessoas se lembrem enquanto o assunto ainda está fresco na memória, e não depois de já se terem esquecido.
Nenhuma destas medidas garante que o seu cliente pague a tempo, mas uma data de vencimento em falta ou vaga, ou um método de pagamento pouco claro, é muitas vezes a razão pela qual os clientes atrasam os pagamentos.
Modelo de fatura gratuito (Download)
Pode copiar a estrutura acima diretamente: detalhes do cabeçalho, uma tabela de itens de linha e totais na parte inferior, preenchendo com os seus próprios dados, detalhes do cliente e itens de linha para cada nova fatura.
Se preferir evitar digitar os mesmos campos repetidamente, o Billing+ permite-lhe fazê-lo. Crie uma fatura profissional em poucos toques. Diretamente do seu telemóvel ou computador, guarde os dados do cliente para não ter de os introduzir novamente e envie a fatura finalizada diretamente para ele. É gratuito para começar.
Perguntas frequentes
1. Quais são as informações mínimas necessárias numa fatura?
No mínimo: um número de fatura, a data, os seus dados, os dados do cliente, uma descrição do trabalho, o montante, a data de vencimento e o método de pagamento pretendido. A omissão de qualquer uma destas informações é um dos motivos mais comuns para o atraso no envio de faturas.
2.º Posso emitir uma fatura a alguém que não tenha uma empresa registada?
Sim. Pode emitir faturas utilizando o seu próprio nome e informações de contacto em vez do nome da empresa. Os campos principais permanecem os mesmos em ambos os casos. Para mais detalhes sobre o que incluir e as considerações fiscais envolvidas, consulte o nosso guia sobre Faturação sem possuir uma empresa.
3.º Como faço para enviar uma fatura a alguém se não tenho o e-mail dessa pessoa?
Envie através de qualquer canal que tenha disponível: WhatsApp, SMS ou até mesmo uma cópia impressa. A fatura em si não precisa de ser enviada por e-mail; basta que chegue ao cliente num formato que este possa guardar e consultar posteriormente, como um PDF ou uma foto nítida de uma cópia física.
4.º O que acontece se uma fatura não for paga a tempo?
Envie um e-mail de acompanhamento educado assim que o pagamento estiver atrasado, em vez de esperar. Mencione o número da fatura e a data de vencimento diretamente e confirme novamente o método de pagamento. Se o pagamento continuar em atraso, a maioria dos freelancers e pequenas empresas envia um lembrete escrito mais formal e, em casos mais graves, considera a aplicação de multas por atraso ou um processo formal de cobrança, dependendo do que foi acordado previamente.
Considerações finais
Na verdade, não é tão complexo como se imagina. Uma boa fatura apenas precisa de ser completa e clara o suficiente para que o cliente não a possa questionar.
