Jedem passiert das irgendwann: Man hat die Arbeit erledigt, der Kunde wartet darauf, zu bezahlen – und plötzlich stellt man fest, dass man absolut keine Ahnung hat, was eigentlich alles auf einer Rechnung stehen muss. Bisher hat man sich mit Nachrichten wie „Das macht 400 Dollar, danke!“ beholfen. Eine Zeit lang hat das funktioniert, aber mittlerweile fühlt es sich einfach nicht mehr richtig an.
Keine Sorge – es gibt gute Nachrichten für dich: Jemandem eine Rechnung zu stellen, muss nicht kompliziert sein. Es sind nur einige wenige Angaben erforderlich, damit du ohne langes Hin und Her bezahlt wirst. Dieser Leitfaden erklärt dir genau, um welche Angaben es sich dabei handelt – und zwar auf eine Weise, die für dich absolut Sinn ergibt.
Was benötigen Sie, bevor Sie jemandem eine Rechnung stellen?
Bevor du irgendetwas beginnst, kläre vier Dinge:
- Der korrekte Name und die Angaben des Kunden. Ihr vollständiger Name (oder Firmenname) und die Art der Kontaktaufnahme sind wichtiger, als es zunächst scheint. Ein falsch geschriebener Name oder eine fehlerhafte Adresse ist ein häufiger Grund dafür, dass Rechnungen zurückkommen oder sich verzögern.
- Der vereinbarte Preis. Kein grober Schätzwert, sondern die tatsächliche Summe, auf die ihr euch beide geeinigt habt – einschließlich der Berücksichtigung etwaiger Steuern oder Gebühren.
- Was geliefert wurde. Eine klare, konkrete Beschreibung der Arbeit oder des Produkts – nichts Vages wie „Dienstleistungen“.
- Wie sie sich auf die Zahlung geeinigt haben. Banküberweisung, Karte, Zahlungslink, Bargeld – was auch immer vor Arbeitsbeginn vereinbart wurde.
Sollte einer dieser vier Punkte fehlen oder unklar sein, lohnt es sich, dies mit dem Kunden zu klären, bevor Sie irgendetwas versenden. Ein solches Gespräch lässt sich vor dem Rechnungsversand weitaus einfacher führen als danach.
Was muss eine Rechnung enthalten? (Die 8 Pflichtangaben, mit einem ausgefüllten Beispiel)
Jede Rechnung muss – unabhängig von Branche oder Land – diese acht Felder enthalten:
- Rechnungsnummer: eine eindeutige Kennung, damit Sie beide sich auf diese spezifische Rechnung beziehen können.
- Ausstellungsdatum: als du es abgeschickt hast.
- Ihre Angaben: Ihr Name oder Firmenname sowie Kontaktinformationen.
- Kundendaten: ihr Name und ihre Kontaktdaten.
- Beschreibung der Arbeiten: hinreichend präzise, sodass keinerlei Unklarheit darüber besteht, wofür bezahlt wird.
- Menge: die Gesamtsumme, nach Positionen aufgeschlüsselt, falls es mehr als eine gibt.
- Fälligkeitsdatum: ein konkretes Datum, nicht „bald“ oder „irgendwann“.
- Zahlungsmethode: genau, wie sie dich bezahlen sollten.
So sieht das Ganze ausgefüllt aus. In diesem Beispiel werden nigerianische Naira (₦) verwendet, aber Sie können Ihre eigene Währung einsetzen; die Struktur bleibt dieselbe:
Das ist alles. Kein juristisches Fachchinesisch nötig, und Sie benötigen keine eingetragene Firma, um so etwas zu versenden. Wenn Sie als Privatperson und nicht als eingetragenes Unternehmen eine Rechnung stellen, finden Sie in unserem Leitfaden weitere Informationen. Eine Rechnung erstellen, ohne ein Unternehmen zu besitzen behandelt, was sich ändert und was gleich bleibt.
Wie verschicken Sie es? (E-Mail, WhatsApp)
Sobald Ihre Rechnung fertig ist, ist die Art und Weise ihres Versands fast genauso wichtig wie ihr eigentlicher Inhalt.
E-Mail Dies ist der Standard für die meisten formellen Kundenbeziehungen oder die Zusammenarbeit mit neuen Kunden – insbesondere, wenn der Kunde in einem Unternehmen tätig ist, das eine schriftliche Dokumentation (einen „Paper Trail“) verlangt. Sie müssen die Rechnung lediglich als PDF anhängen und die E-Mail selbst kurz halten, indem Sie angeben, wer Sie sind, wofür die Rechnung ausgestellt ist sowie den Rechnungsbetrag und das Fälligkeitsdatum nennen.
WhatsApp oder SMS Das funktioniert gut für Kunden, mit denen Sie bereits informell kommunizieren, oder in Regionen, in denen Messenger-Apps das primäre Kommunikationsmittel sind. Man erreicht jemanden so schneller, und Nachrichten werden in der Regel schneller gelesen als E-Mails, die im Posteingang liegen bleiben. Wir haben eine Umfassender Leitfaden zum Versenden von Rechnungen über WhatsApp Umfassender Leitfaden zum Versenden von Rechnungen über WhatsApp
Die richtige Wahl hängt ganz davon ab, wie Ihr Kunde im Alltag tatsächlich kommuniziert. Jemandem, der nur WhatsApp nutzt, ein formelles PDF zu schicken, sorgt lediglich für Verzögerungen.
Wie werden Sie schneller bezahlt?
Schneller bezahlt zu werden, läuft im Grunde darauf hinaus, jeglichen Grund zu beseitigen, der einen Kunden warten oder zögern lassen könnte.
- Legen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum fest. „Netto 30 Tage“ oder „Bitte bald bezahlen“ lässt dem Kunden Spielraum, die Zahlung hintenanzustellen. Ein konkretes Datum – insbesondere eines, auf das man sich bereits geeinigt hat – lässt diesen Spielraum nicht.
- Geben Sie eine akzeptierte Zahlungsmethode klar an. Drei oder vier Optionen anzubieten, kann den Prozess tatsächlich verlangsamen, da sich der Kunde entscheiden muss, welche er wählen soll. Entscheiden Sie sich für die Variante, die für Sie beide am einfachsten ist, und schlagen Sie diese als Erstes vor.
- Halten Sie die Formulierung direkt, aber höflich. Sie müssen sich nicht dafür entschuldigen, dass Sie eine Bezahlung für die von Ihnen geleistete Arbeit verlangen. Ein klarer, professioneller Ton wird eher ernst genommen als ein allzu lockerer oder übermäßig förmlicher.
- Senden Sie eine Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum, nicht erst danach. Eine kurze Nachricht zwei oder drei Tage vor Fälligkeit der Zahlung – anstatt zu warten, bis sie überfällig ist – erreicht die Empfänger, solange das Thema noch präsent ist, und nicht erst, nachdem sie es bereits vergessen haben.
Nichts davon garantiert, dass Ihr Kunde pünktlich zahlt; doch ein fehlendes oder ungenaues Fälligkeitsdatum oder eine unklare Zahlungsmethode sind oft der Grund für Zahlungsverzögerungen seitens der Kunden.
Kostenlose Rechnungsvorlage (Download)
Sie können die oben gezeigte Struktur direkt übernehmen – Kopfdaten, eine Tabelle für die einzelnen Rechnungspositionen sowie die Summen am Ende – und für jede neue Rechnung Ihre eigenen Angaben, die Kundendaten sowie die jeweiligen Positionen eintragen.
Wenn Sie es vorziehen, die gleichen Felder nicht jedes Mal neu einzugeben, bietet Ihnen Billing+ diese Möglichkeit. Erstellen Sie mit wenigen Fingertipps eine professionelle Rechnung. Direkt von Ihrem Smartphone oder Computer aus: Speichern Sie Ihre Kundendaten, damit Sie diese nicht erneut eingeben müssen, und senden Sie die fertige Rechnung direkt an Ihren Kunden. Der Einstieg ist kostenlos.
Häufig gestellte Fragen
1. Welche Mindestangaben muss eine Rechnung enthalten?
Mindestens erforderlich sind: Rechnungsnummer, Datum, Ihre Angaben, die Angaben des Kunden, eine Leistungsbeschreibung, der Rechnungsbetrag, das Fälligkeitsdatum sowie die gewünschte Zahlungsweise. Das Fehlen auch nur eines dieser Punkte ist einer der häufigsten Gründe für Verzögerungen bei der Rechnungsbegleichung.
2. Kann ich jemandem eine Rechnung stellen, ohne ein angemeldetes Gewerbe zu haben?
Ja. Sie können Rechnungen unter Ihrem eigenen Namen und Ihren Kontaktdaten anstatt unter einem Firmennamen ausstellen. Die Kernfelder bleiben in beiden Fällen gleich. Weitere Informationen zu den anzugebenden Angaben und steuerlichen Aspekten finden Sie in unserem Leitfaden. Rechnungsstellung ohne eigenes Unternehmen.
3. Wie stelle ich jemandem eine Rechnung, wenn ich dessen E-Mail-Adresse nicht habe?
Senden Sie es über den Kanal, der Ihnen zur Verfügung steht – sei es WhatsApp, SMS oder sogar als Ausdruck. Die Rechnung muss nicht zwingend per E-Mail verschickt werden; wichtig ist nur, dass sie den Kunden in einem Format erreicht, das dieser aufbewahren und später wieder einsehen kann, etwa als PDF oder als gut erkennbares Foto eines Ausdrucks.
4. Was passiert, wenn eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird?
Senden Sie eine höfliche Zahlungserinnerung, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, anstatt zu warten. Geben Sie dabei direkt die Rechnungsnummer sowie das Fälligkeitsdatum an und bestätigen Sie nochmals die Zahlungsmethode. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, verschicken die meisten Freiberufler und Kleinunternehmen eine nachdrücklichere schriftliche Mahnung; in schwerwiegenderen Fällen ziehen sie – je nach den vorab getroffenen Vereinbarungen – Verzugszinsen oder ein formelles Inkassoverfahren in Betracht.
Schlussbetrachtung
Es ist wirklich nicht so kompliziert, wie Sie vielleicht denken. Eine gute Rechnung muss lediglich so vollständig und verständlich sein, dass der Kunde sie nicht infrage stellen kann.
