Vergleich der Zahlungsmethoden für Rechnungen

Die falsche Zahlungsmethode kann dazu führen, dass eine gut formulierte und übersichtliche Rechnung unbezahlt bleibt. Vielleicht weiß der Kunde nicht, wie die von Ihnen angegebene Zahlungsmethode funktioniert, oder er möchte per Scheck zahlen und Sie sind unsicher, wie Sie vorgehen sollen.

Es gibt keine einzelne „beste“ Zahlungsart. Alles hängt davon ab, wer zahlt, wie üblicherweise gezahlt wird und wo sich der Zahler befindet. In diesem Artikel vergleichen wir das gesamte Spektrum – von bewährten bis hin zu neuen Methoden –, damit Sie wissen, was Sie anbieten können und wie Sie mit ungewohnten Zahlungsanfragen umgehen sollten.

Welche Zahlungsmethoden können auf einer Rechnung angegeben werden? 

Es gibt neun Methoden, die man kennen sollte, sowie ein Relikt. Hier sind sie, jeweils mit einer kurzen, verständlichen Erläuterung. 

Traditionelle Methoden

• Banküberweisung (EFT): EFT steht für „Electronic Funds Transfer“ (elektronische Geldüberweisung). Der Kunde überweist Geld von seinem Bankkonto auf Ihr Konto unter Verwendung Ihrer Kontodaten.
• Überprüfen: Eine schriftliche Anweisung an die Bank des Zahlers, Sie vom Konto des Zahlers aus zu bezahlen.
• Bankanweisung: Ähnlich wie ein Scheck, nur dass die Bank das Geld zunächst vom Zahler einzieht und dann den Scheck ausstellt. Man nennt ihn auch Bankscheck (im Englischen „banker’s draft“ oder in den USA „cashier’s cheque“).
• Direktüberweisung: Elektronisch auf Ihr Konto überwiesenes Geld, oft in regelmäßigen Abständen – etwa als monatliches Honorar. Es funktioniert ähnlich wie eine Banküberweisung. In den USA erfolgt die Abwicklung über das ACH-Netzwerk, im Vereinigten Königreich spricht man von einer „Bacs Direct Credit“-Zahlung.
• Kasse: Notizen persönlich übergeben.

Digitale und kartenbasierte Methoden

• Debitkarte: Zahlt direkt vom Bankkonto des Kunden.
• Kreditkarte: Es wird auf den Kreditrahmen des Kartenanbieters zurückgegriffen, und der Kunde zahlt den Betrag später zurück.
• Mobile Banking oder Mobile Money: Zahlung über eine Banking-App oder eine mobile Wallet wie MTN MoMo.
• Zahlungslink: Ein Link auf Ihrer Rechnung, der eine sichere Seite öffnet, auf der der Kunde die Zahlungsart auswählt.

Vergleichstabelle: Geschwindigkeit, Kosten, Risiko und Einsatzbereiche 

Die Gebühren für Karten- und Link-Zahlungen entsprechen den offiziell veröffentlichten Tarifen von Paystack (Nigeria, Ghana) und Stripe (Großbritannien, USA).

Ein Begriff, den Sie unbedingt beachten müssen, ist „verfügbares Guthaben“ (Cleared Funds). Dabei handelt es sich um Geld, das tatsächlich auf Ihrem Konto eingegangen ist und über das Sie uneingeschränkt verfügen können. Betrachten Sie eine Rechnung erst dann als bezahlt, wenn das Geld tatsächlich verfügbar ist – nicht bereits, wenn die Zahlung nur zugesagt wurde oder noch aussteht.

Die Angabe Ihrer Bankdaten auf einer Rechnung birgt gewisse Risiken. Unser Artikel dazu Zahlungslinks vs. Übermittlung der Bankdaten deckt es ab.

Traditionelle Zahlungsmittel: Scheck, Bankscheck und Direktüberweisung 

„Digital-first“-Leitfäden verzichten darauf, doch viele größere Unternehmen, Behörden und langjährige B2B-Kunden nutzen sie nach wie vor.

Überprüfen. Ein Scheck wird auf das Konto des Ausstellers gezogen; er kann also platzen, wenn die Deckung fehlt. Im Vereinigten Königreich ist der Betrag eines eingereichten Schecks in der Regel bis zum Ende des nächsten Werktags verfügbar. Bis dahin sollten Sie jedoch nicht fest damit rechnen.

Bankanweisung. Die Bank stellt einen Bankscheck aus und garantiert für dessen Deckung, nachdem sie den entsprechenden Betrag vom Konto des Zahlers abgebucht hat. Das bedeutet, dass der Scheck nicht mangels Deckung platzen kann. Banken berechnen hierfür in der Regel eine Gebühr, und die Abwicklung nimmt mehr Zeit in Anspruch. Sobald der Zahler den Scheck ausgehändigt hat, kann er nicht mehr storniert werden. 

Ziehen Sie stets die Möglichkeit in Betracht, dass es sich bei einem Scheck um eine Fälschung handeln könnte. Lassen Sie von Ihrer Bank bestätigen, dass der Scheck echt ist, bevor Sie eine Leistung freigeben oder eine Überzahlung erstatten.

Direktüberweisung. Hierbei handelt es sich um Geld, das elektronisch direkt auf Ihr Konto überwiesen wird. Dies ist die bevorzugte Methode bei Stammkunden und für Honorarvereinbarungen auf Retainer-Basis. Der Haken dabei: Ihr Kunde benötigt vorab Ihre Kontodaten – übermitteln Sie diese also auf sicherem Weg.

Reiseschecks. Es gibt sie zwar, aber American Express hat den Vertrieb Ende 2020 eingestellt, und nur wenige Unternehmen akzeptieren sie. Führen Sie sie nicht auf Ihrer Rechnung auf. Es ist eher unwahrscheinlich, dass Kunden auf dieser Zahlungsmethode bestehen werden.

Die beste Methode für nigerianische Kleinunternehmen 

Dieser Ratschlag richtet sich an nigerianische Freelancer und Kleinunternehmer, nicht an jedermann. Bieten Sie stets zwei Zahlungsmethoden an und überlassen Sie es dem Kunden, die für ihn bequemste auszuwählen. Beispiele hierfür sind Banküberweisung und ein Zahlungslink, da diese Methoden hier am weitesten verbreitet sind.

Banküberweisung Der Empfang von Zahlungen kostet Sie absolut nichts. Der Absender trägt jedoch die Bankgebühr – üblicherweise zwischen 10 ₦ und 50 ₦ – sowie eine Stempelsteuer in Höhe von 50 ₦ bei Überweisungen von mehr als 10.000 ₦. Da die Zentralbank von Nigeria neue Gebührenstaffelungen vorgeschlagen hat, sollten Sie sich über die aktuellen Konditionen Ihrer Bank informieren.

A Zahlungslink Paystack eignet sich am besten für Kunden, die per Karte oder USSD bezahlen möchten, ohne Kontonummern einzugeben. Paystack berechnet 1,5 % + 100 ₦ für Zahlungen mit lokalen Karten. Bei Zahlungen bis zu 2.500 ₦ entfällt die Gebühr von 100 ₦, und die Gesamtgebühr ist auf 2.000 ₦ begrenzt. Bei einer Rechnung über 200.000 ₦ zahlen Sie also 2.000 ₦, nicht 3.100 ₦. In Ghana beträgt der Gebührensatz für mobile Zahlungen von Paystack 1,95 %. Billing, Sie können ganz einfach Ihren bevorzugten Zahlungslink zu jeder Rechnung hinzufügen, die Sie erstellen.

Bei größeren Kunden oder Behörden kann es vorkommen, dass mit Schecks oder Bankschecks bezahlt wird. Bitten Sie um einen Bankscheck oder einen von der Bank ausgestellten Scheck (Manager’s Cheque) anstelle eines Privatschecks, da die Bank für diesen bürgt. Unabhängig davon, welche Zahlungsart Sie akzeptieren, sollten Sie sich bei Ihrem Anbieter über die aktuellen Gebühren informieren.

So geben Sie Zahlungsbedingungen auf einer Rechnung an 

Zahlungsbedingungen sollten in der Nähe des Gesamtbetrags und des Fälligkeitsdatums stehen – genau dort, wo der Blick des Kunden hinfällt, wenn er sich für die Zahlung entscheidet. Drei einfache Formulierungen decken die meisten Fälle ab:

• Fällig bei Erhalt: Die Zahlung wird erwartet, sobald der Kunde die Rechnung erhält.
• Netto 14: Die Zahlung ist 14 Tage nach Rechnungsdatum fällig.
• Zahlbar innerhalb von 30 Tagen: Die Zahlung ist 30 Tage nach Rechnungsdatum fällig.

Geben Sie dann an, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren, damit der Kunde nicht im Unklaren gelassen wird. Zum Beispiel: „Bezahlen Sie per Überweisung, Karte oder Mobile Money über den untenstehenden Link. Barzahlung akzeptieren wir nicht.“ Das ist nur ein einziger Satz, der jedoch viel Hin und Her erspart und mögliche Verzögerungen verhindert.

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist die sicherste Zahlungsmethode, die man auf einer Rechnung angeben kann?

Am sichersten ist eine Zahlung, die als tatsächlich verfügbarer Betrag auf Ihrem Konto eingegangen ist – sei es per Banküberweisung oder über einen Zahlungslink. An zweiter Stelle steht ein bestätigter Bankscheck. Am riskantesten sind Privatschecks, da diese mangels Deckung zurückgegeben werden können, und auch bei Kartenzahlungen ist eine nachträgliche Anfechtung möglich.

2. Was ist der Unterschied zwischen einem Scheck und einer Bankanweisung?

Ein Scheck wird vom Zahler ausgestellt und auf dessen eigenes Konto gezogen; er kann daher platzen. Ein Bankscheck wird von der Bank ausgestellt, die den Betrag vorab einzieht, sodass er nicht platzen kann. Er ist gebührenpflichtig und kann nach der Aushändigung nicht mehr storniert werden.

3. Ist es sicher, Bankdaten direkt auf einer Rechnung anzugeben?

Das ist zwar gängige Praxis, birgt jedoch das Risiko, dass jemand die Rechnung abfängt und durch eigene Angaben ersetzt. Versenden Sie Rechnungen über sichere Kanäle. Sollte ein Kunde eine Änderung Ihrer Zahlungsdaten bemerken, sollte er diese telefonisch bestätigen. Ein Zahlungslink umgeht dieses Problem.

4. Mit welcher Zahlungsmethode werden Rechnungen am schnellsten beglichen?

Mobile-Money-Zahlungen, Sofortüberweisungen und Zahlungslinks gehen in der Regel innerhalb von Sekunden ein. Am langsamsten sind Schecks und Bankschecks, da deren Ausstellung und Verrechnung Tage in Anspruch nehmen.

Schlussbetrachtung

Es gibt nicht die eine „richtige“ Methode für die Rechnungszahlung. Vielmehr kommt es darauf an, welche Lösung für Ihren Kunden am einfachsten zu handhaben ist und Ihnen die sicherste Möglichkeit bietet, Zahlungen zu erhalten. Das kann mal ein Zahlungslink sein, mal ein Bankwechsel. Mit diesem Artikel sind Sie jedoch bestens gerüstet, um sich in diesem Bereich zurechtzufinden, ohne von unerwarteten Situationen überrascht zu werden.