Rechnung mit Zahlungslink oder Übermittlung Ihrer Bankdaten: Was ist besser?

As far as getting paid goes, the method you choose may affect how quickly and securely your business is paid. Some businesses include a payment link on their invoice to prompt immediate payment, while others share their bank details. Both work, but they suit different situations.

In this article, we will discuss the difference between invoice payment links and bank-detail invoicing, which bank details to include on an invoice, how to set up a payment link, and which method works best for different businesses.

Was ist Rechnungszahlung per Zahlungslink?

An invoice payment link is a clickable link on the invoice that the client uses to pay online. When the client clicks it, they are redirected to a secure page where they can complete payment using available options, such as a card or a digital wallet.

This method allows the client to skip manual bank transfers entirely. Instead, they can pay with just a few clicks directly from the invoice.

Because of its convenience, payment links are becoming popular among freelancers and businesses that want to get paid quickly and without delays.

Was ist Rechnungszahlung per Bankverbindung?

Invoice payment via bank details means including your banking information on the invoice so the client can make a direct bank transfer to you. The invoice typically includes:

• Kontoname
• Name der Bank
• Kontonummer
• Sort code or routing number (for domestic transfers)
• IBAN and SWIFT/BIC code (for international transfers)

With this method, the client logs in to their online banking platform and processes the payment manually using those details.

This is a traditional approach that has been used for years and remains widely accepted, particularly in B2B transactions. However, the manual steps involved can sometimes delay payment.

Can You Send an Invoice Without a Payment Link?

Yes, absolutely. A payment link is optional. Many businesses, particularly those dealing with other businesses or handling large transactions, prefer to send invoices with bank details only. Your client receives the invoice, logs into their bank, and transfers the amount directly.

You only need a payment link if you want to offer clients a faster, one-click payment option. If your clients are comfortable with bank transfers, there is no requirement to use a payment link at all.

Can You Send a Payment Link Without an Invoice?

Yes, you can send a standalone payment link without attaching a formal invoice. This is useful for:

• Repeat clients who already have a record of what they owe.
• Quick or informal requests where a full invoice isn’t needed.
• Deposits or partial payments before a job starts.

That said, for most business transactions, it is best practice to attach an invoice. It creates a paper trail, looks more professional, and makes reconciliation easier for both parties.

Zahlungslink vs. Bankverbindung (Wichtigste Unterschiede)

The two methods both get you paid, but differ in how payments are processed. Here is a side-by-side comparison:

Is It Free to Send an Invoice or Payment Link?

Sending an invoice is free with Billing. However, some fee considerations depend on the payment method your client uses:

• Bank transfers: Usually free or low-cost, depending on your bank and location. No third-party processing fee applies.
• Payment links: The payment processor (e.g., Stripe, PayPal) typically charges a small transaction fee, usually a percentage of the amount paid. This fee is normally borne by the business, not the client.

So while creating and sending invoices costs nothing, accepting payments via a payment link will incur a small processing fee per transaction. Whether that trade-off is worth it depends on how much you value faster payment.

Wie man einen Zahlungslink für Rechnungen mit Billing erstellt

Bevor Sie einer Rechnung einen Zahlungslink hinzufügen können, müssen Sie Ihren bevorzugten Zahlungslink in den Einstellungen festlegen. Dadurch wird der Zahlungslink in der von Ihnen erstellten Rechnung aktiviert.

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Abrechnungskonto an.

Erste, Melden Sie sich in Ihrem Abrechnungskonto an Öffnen Sie den Hauptarbeitsbereich, in dem sich alle Rechnungseinstellungen befinden. Falls Sie kein Konto haben, können Sie Hier anmelden. 

Schritt 2: Zahlungslinks in den Einstellungen einrichten

In den Einstellungen Ihres Kontos können Sie Ihren bevorzugten Zahlungslink einrichten. Ohne diesen Schritt können Sie Ihrer Rechnung keinen Zahlungslink hinzufügen.

Schritt 3: Erstellen Sie eine neue Rechnung

Nachdem Sie die vorherigen Schritte abgeschlossen haben, kehren Sie zu Ihrem Dashboard zurück und erstellen Sie eine RechnungGeben Sie die Kundendaten und die zu berechnenden Produkte oder Dienstleistungen an. Fügen Sie außerdem die Artikelbeschreibung, den Preis pro Artikel, die Anzahl der Artikel, gegebenenfalls anfallende Steuern und das Fälligkeitsdatum der Rechnung hinzu.

Schritt 4: Zahlungslink hinzufügen

Da Sie Ihren Zahlungslink bereits in Schritt 2 eingerichtet haben, können Sie sicher sein, dass die von uns erstellte Rechnung den Zahlungslink enthält, den der Kunde verwenden wird.

Schritt 5: Rechnung prüfen und absenden

Nachdem alle Schritte zur Erstellung einer Rechnung abgeschlossen sind, überprüfen Sie diese und senden Sie sie dem Kunden zur Zahlung.

Vor- und Nachteile der Verwendung eines Zahlungslinks

Zahlungslinks bieten Kunden eine einfache Möglichkeit, ihre Rechnungen online zu begleichen. Wie alle Zahlungsoptionen haben auch Zahlungslinks ihre Vor- und Nachteile. Eine Analyse beider Seiten kann Unternehmen helfen zu entscheiden, ob sie diese Option für ihre Kunden anbieten möchten.

Vorteile

1. Schnellere Zahlungen: Die Verwendung von Zahlungslinks kann den Prozess beschleunigen, da er vereinfacht wird. Der Kunde muss lediglich auf den Link klicken, um sofort zu bezahlen.
2. Verbessertes Kundenerlebnis: Der Prozess ist auch für die Kunden bequem, da sie keine Formulare ausfüllen oder eine Zahlung senden müssen, um ihre Zahlung bearbeiten zu lassen.
3. Professionelleres Erscheinungsbild: Die Verwendung von Zahlungslinks kann Ihrem Unternehmen zudem ein professionelleres Erscheinungsbild verleihen und es organisierter wirken lassen.
4. Ideal für Remote-Kunden: Das System eignet sich auch ideal für Kunden, die in einem anderen Land als das Unternehmen ansässig sind, da sie keine komplexen Bankinformationen wie Bankleitzahlen oder internationale Überweisungscodes angeben müssen.

Nachteile

1. Es fallen Transaktionsgebühren an: Das Zahlungssystem erhebt eine prozentuale Gebühr auf jede Transaktion. Das bedeutet, dass Sie für jede Zahlung etwas geringere Beträge erhalten.
2. Die Einrichtung der Zahlungsplattform ist erforderlich: Um die Zahlungslink-Option nutzen zu können, müssen Sie diese zuerst einrichten.
3. Manche Kunden werden die Idee möglicherweise nicht gut finden: Manche Kunden mögen die Idee, einen Zahlungslink zu verwenden, möglicherweise nicht, da sie es vorziehen, ihr Geld per Banküberweisung zu senden.

Vor- und Nachteile der Weitergabe von Bankdaten

Die Angabe von Bankdaten auf Rechnungen ist in vielen Unternehmen, insbesondere bei Banküberweisungen, nach wie vor üblich. Es handelt sich um eine einfache und weit verbreitete Methode, die jedoch ihre Grenzen hat.

Vorteile

1. Keine Gebühren für Zahlungsabwickler: Durch Banküberweisungen lassen sich die Gebühren der Online-Zahlungsdienstleister vermeiden.
2. Mit vielen Unternehmen vertraut: Viele Unternehmen, insbesondere im B2B-Bereich, sind es gewohnt, Rechnungen per Banküberweisung zu bezahlen.
3. For large transactions: Bei größeren Transaktionen können Banküberweisungen bequemer sein, da sie nicht den gleichen Einschränkungen unterliegen wie einige Online-Zahlungsdienstleister.
4. Einfach umzusetzen: Geben Sie einfach Ihre Bankverbindung auf der Rechnung an.

Nachteile

1. Langsamerer Zahlungsprozess: Der Kunde muss sich manuell in seine Banking-Plattform einloggen und die Zahlungsdetails eingeben, was die Zahlung verzögern kann.
2. Fehlerrisiko: Bei der manuellen Eingabe der Bankdaten durch den Kunden besteht ein höheres Fehlerrisiko, insbesondere wenn die Kontonummer falsch eingegeben wird.
3. Sicherheitsprobleme: Es gibt eine Sicherheitsvorkehrung Sorge, falls Betrüger die Rechnung abfangen die die Bankdaten enthalten.

Welche Option ist besser für Ihre Unternehmensart?

Die Wahl der am besten geeigneten Zahlungsoption hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Sie hängt auch von der Art Ihrer Kunden ab. 

Für Freiberufler

Für Freiberufler kann die Verwendung eines Zahlungslinks den Prozess vereinfachen. Dies gilt insbesondere, da die meisten Freiberufler typischerweise mit mehreren kleinen Unternehmen oder Einzelpersonen zusammenarbeiten. 

Für dienstleistungsorientierte Unternehmen

Für Agenturen, Designer und Marketingberater stehen beide Optionen zur Verfügung. Zahlungslinks erleichtern den Prozess für die Kunden. Banküberweisungen können für manche Kunden hilfreich sein.

Produktbasierte Unternehmen

Für produktorientierte Unternehmen eignen sich Zahlungslinks in der Regel gut, da sie es den Kunden ermöglichen, Zahlungen in einem einzigen Schritt abzuschließen, ähnlich wie bei einem Online-Bestellvorgang.

Internationale kundenorientierte Unternehmen

Für international kundenorientierte Unternehmen können Zahlungslinks besonders nützlich sein, da sie die Eingabe komplexer Bankdaten wie IBAN und SWIFT durch die Kunden überflüssig machen.

B2B-basierte Unternehmen

Für B2B-UnternehmenInsbesondere für Unternehmen, die hauptsächlich im B2B-Bereich tätig sind und mit großen Organisationen zu tun haben, bleiben Banküberweisungen eine primäre Methode, um Rechnungen über ihre eigenen Bankensysteme zu begleichen. 

In vielen Fällen können beide Zahlungsmethoden auf derselben Rechnung angeboten werden.

Sicherheitsaspekte, die Sie kennen sollten

Security is an important factor when deciding between the two methods, particularly as invoice fraud continues to rise.

Rechnungsbetrug

Betrüger können die Rechnung abfangen und die Kontodaten ändern, bevor der Kunde sie erhält. Wenn der Kunde die geänderten Kontodaten übermittelt, überweist er das Geld dann direkt an den Betrüger. Diese Betrugsmasche tritt typischerweise auf, wenn die Rechnung über einen unsicheren Kanal versendet wird.

Phishing-Risiken

Manche dieser Betrüger versenden auch Rechnungen, die den Anschein erwecken, von seriösen Unternehmen zu stammen. Das bedeutet, dass Kunden, die nicht sehr vorsichtig sind, möglicherweise Geld an diese Betrüger überweisen.

Zahlungslinks können Ihr Expositionsrisiko verringern.

Durch die Verwendung von Zahlungslinks werden Kunden auf sichere Zahlungsseiten weitergeleitet, wo sie ihre Zahlungen vornehmen können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Bankdaten auf der Rechnung anzugeben, auf die Unbefugte Zugriff hätten.

Aus diesem Grund bevorzugen die meisten Unternehmen die Verwendung von Zahlungslinks, da diese sicherer sind als Bankdaten.

Häufig gestellte Fragen

1. Ist es sicher, Bankdaten auf einer Rechnung anzugeben?

Ja, die Angabe von Bankdaten auf einer Rechnung ist sicher, da dies eine gängige Methode für Banküberweisungen ist. Es besteht jedoch ein gewisses Risiko, da Betrüger die Rechnung abfangen könnten. Daher ist es ratsam, Rechnungen über einen sicheren Kanal zu versenden.

2. Fallen für den Kunden zusätzliche Kosten über die Zahlungslinks an?

Manchmal werden diese Zahlungslinks von Zahlungsdienstleistern verarbeitet. Diese können je nach Zahlungsmethode Transaktionsgebühren erheben. In den meisten Fällen trägt das Unternehmen, an das die Zahlung geleistet wird, die Transaktionsgebühren, nicht der Kunde.

3. Welche Methode führt zu einer schnelleren Zahlung?

Zahlungslinks sind in der Regel schneller, da Kunden die Zahlung sofort durch Anklicken des Links abschließen können. Banküberweisungen hingegen erfordern die Eingabe von Zahlungsinformationen, was den Vorgang komplizierter macht.

4. Kann ich beide Optionen auf derselben Rechnung anbieten?

Ja, es ist möglich, sowohl einen Zahlungslink als auch Bankdaten auf derselben Rechnung anzugeben, sodass die Kunden die für sie am besten geeignete Zahlungsmethode wählen können.

5. Can I send invoices without using payment links?

Yes. Including a payment link is entirely optional. Many businesses send invoices with bank details only, and clients pay via bank transfer. Payment links are simply an additional convenience you can offer.

6. Can I send a payment link without an invoice?

Yes. Standalone payment links work well for repeat clients, quick requests, or deposits. However, attaching an invoice is generally a better practice as it provides a formal record for both parties.

7. Is it free to send an invoice or a payment link?

Creating and sending invoices with Billing is free. Bank transfers are usually free or low-cost. Payment links incur a small transaction fee charged by the payment processor, which is normally paid by the business receiving the payment.

8. Should I put my account and routing number on an invoice?

If you are invoicing clients in the US or receiving US bank transfers, yes, include both your account number and routing number. For international clients, an IBAN and SWIFT/BIC are typically required instead.

9. What bank details should I put on an invoice?

For domestic payments: account name, bank name, account number, and sort code or routing number. For international payments: also include your IBAN and SWIFT/BIC code.

Schlussbetrachtung

Ja, es ist möglich, sowohl einen Zahlungslink als auch Bankdaten auf derselben Rechnung anzugeben, sodass die Kunden die für sie am besten geeignete Zahlungsmethode wählen können.