1. Wie wij zijn

Billing Plus ("Billing+", "de App", "wij", "ons") is een product van Carburant Technologies Limited, een bedrijf geregistreerd in Nigeria. Wij ontwikkelen facturerings-, bonnen-, kassa-, voorraad-, uitgaven- en klantbeheertools voor freelancers en kleine bedrijven.

Dit beleid legt uit welke informatie wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, met wie wij deze delen, hoe lang wij deze bewaren en wat u eraan kunt doen.

Voor de toepassing van de Nigeria Gegevens Protection Act 2023 (NDPA), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en het VK en soortgelijke wetten is Carburant Technologies Limited de verwerkingsverantwoordelijke voor de informatie die in dit beleid wordt beschreven — behalve waar artikel 3 iets anders bepaalt.

Privacycontact: [email protected]
Postadres: Carburant Technologies Limited, Warri, Delta Staat, Nigeria

2. Wat dit beleid omvat

• De mobiele apps van Billing Plus voor iOS en Android
• De webapp op suite.getbilling.co
• De website op getbilling.co, inclusief de blog, de veelgestelde vragen en de belastingcalculators
• Onze e-mail-, WhatsApp- en in-app-berichten aan u

Het heeft geen betrekking op diensten van derden die u via onze producten bereikt — uw betalingsprovider, uw e-mailapp, WhatsApp, of de eigen website van een klant. Daar gelden hun eigen beleidsregels.

3. Twee soorten gegevens: die van u, en die van uw klanten

Dit onderscheid is belangrijk, daarom komt het meteen aan bod.

Uw gegevens. Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, abonnement en hoe u de App gebruikt. Wij bepalen hoe hiermee wordt omgegaan, dus wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke hiervan. De rest van dit beleid gaat vooral hierover.

Uw bedrijfsgegevens. De facturen, bonnen, klantgegevens, productcatalogus, verkopen en uitgaven die u binnen Billing Plus aanmaakt — inclusief de persoonsgegevens van je klanten.

U heeft de controle over die gegevens. U bepaalt wat u invoert, aan wie u documenten verstuurt en hoe lang u ze bewaart. Wij slaan ze op en verwerken ze in uw opdracht, als verwerker namens u. Wij gebruiken de gegevens van uw klanten niet voor onze eigen marketing, wij verkopen ze niet, en wij nemen geen contact op met uw klanten, behalve wanneer u de App opdraagt hen iets te sturen (een factuur, een bon, een herinnering, een betaallink).

Als de NDPA, de AVG of een soortgelijke wet op u van toepassing is, dan bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw klanten. Dat betekent dat het uw verantwoordelijkheid is om een rechtmatige grondslag te hebben voor het verzamelen ervan, uw klanten te vertellen wat u ermee doet, en hun verzoeken te beantwoorden. Wij helpen u daarbij — zie artikel 12.

4. Informatie die wij verzamelen

4.1 Account en identiteit

Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord (opgeslagen als hash, nooit in leesbare vorm), en uw profielfoto als u er een toevoegt. Als u inlogt met Google of Apple, ontvangen wij uw naam, e-mailadres en een unieke identificatiecode van hen — niet uw wachtwoord.

4.2 Bedrijfsprofiel

Uw bedrijfsnaam, adres, logo, contactgegevens, valuta, factuurnummering, bank- of betaalgegevens die u kiest om op documenten te tonen, en belastingidentificatiegegevens zoals een TIN of btw-nummer wanneer u deze invoert.

4.3 Contacten en klantgegevens

Dit is nieuw in deze versie van het beleid, en het is de moeite waard om dit aandachtig te lezen.

Contacten die u handmatig invoert. Wanneer u een klant, afnemer of leverancier toevoegt, slaan wij de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het factuuradres en eventuele notities die u invoert op.

Contacten die u importeert vanaf uw apparaat. Met uw toestemming kan Billing Plus de contacten op uw apparaat lezen, zodat u een klant kunt toevoegen zonder de gegevens opnieuw te typen. Wanneer u deze toestemming verleent, leest de App uw adresboek op uw apparaat en toont u een keuzelijst. Alleen de contacten die u daadwerkelijk selecteert, worden gekopieerd naar uw Billing Plus-account — wij slaan de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres op van het contact dat u koos. Wij uploaden, kopiëren of bewaren uw volledige adresboek niet. Wij gebruiken uw contacten niet om andere Billing Plus-gebruikers te vinden, om iemand uit te nodigen, of voor reclame. U kunt deze toestemming op elk moment weigeren of intrekken in uw apparaatinstellingen; de App blijft werken, u voert klantgegevens dan gewoon handmatig in.

Contacten die u ons geeft voor marketingdoeleinden. Als u zich abonneert op onze nieuwsbrief, een sjabloon of gids downloadt, uw gegevens invoert op een landingspagina, ons een bericht stuurt via WhatsApp, of vraagt om contact met u op te nemen, verzamelen wij de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer die u ons geeft en gebruiken deze om te reageren en — waar u zich hiervoor heeft aangemeld, of waar wij toestemming hebben om updates te sturen over een dienst die u al gebruikt — om u productnieuws en aanbiedingen te sturen. Artikel 9 legt uit hoe u dit kunt stopzetten.

4.4 Documenten en transacties

Facturen, offertes, bonnen, pakbonnen, uitgaven, betalingsgegevens, schema's voor terugkerende facturen en herinneringen — inclusief regelitems, bedragen, data, valuta's, belastingen en eventuele notities of voorwaarden die u toevoegt.

4.5 Kassa en voorraad

Producten en diensten in uw catalogus, prijzen, voorraadniveaus en voorraadmutaties, streepjescodes, in de wacht gezette en voltooide verkopen, en (wanneer u personeelsaccounts gebruikt) welke gebruiker een verkoop heeft geregistreerd.

Camera en streepjescode scannen: de App gebruikt uw camera om streepjescodes te lezen wanneer u voorraad toevoegt of een verkoop aanslaat.

4.6 Bestanden en foto's die u uploadt

Uw logo, productafbeeldingen en eventuele bonfoto's of bijlagen die u toevoegt aan uitgaven of documenten.

Bonfoto's worden opgeslagen in uw account zodat u een digitale registratie behoudt. Als u de bonlezer gebruikt om een uitgave automatisch in te vullen, wordt de foto ook naar onze AI-leverancier gestuurd om te worden gelezen — zie artikel 6.

4.7 Betaal- en abonnementsgegevens

Als u zich abonneert, wordt uw betaling verwerkt door de winkel of verwerker waarmee u betaalt — Google Play, de Apple App Store, of een kaartverwerker op onze website. Wij ontvangen of bewaren uw volledige kaartnummer, CVV of bankgegevens niet. Wij ontvangen en registreren de transactie: abonnement, bedrag, valuta, datum, status, een gedeeltelijke kaartomschrijving of token, en het bestelnummer van de winkel — voldoende om u het juiste abonnement te geven, terugbetalingen te honoreren en onze boekhouding bij te houden.

Wanneer uw klanten u betalen via een betaallink, wordt de betaling verwerkt door de aanbieder achter die link — PayPal, Paddle, Paystack, Opay of Monnify. Hun voorwaarden en privacybeleid zijn van toepassing op die betaling. Wij ontvangen een bevestiging van het resultaat zodat wij de factuur als betaald kunnen markeren.

4.8 Gebruiks-, apparaat- en diagnostische gegevens

Apparaatmodel, besturingssysteem en versie, app-versie, taal- en regio-instellingen, IP-adres, tijdzone, crashrapporten en prestatiediagnostiek, en gebeurtenissen die beschrijven hoe u de App gebruikt — bijvoorbeeld dat een account is aangemaakt, een bedrijf is opgezet, een factuur is gemaakt of verzonden, een afrekenproces is gestart, of een abonnement is aangeschaft. Deze gebeurtenissen zijn gekoppeld aan een pseudonieme identificatiecode, en aan uw account wanneer u bent ingelogd.

4.9 Websitegegevens

Bezochte pagina's, verwijzende site, zoektermen die u naar ons brachten, geschatte locatie afgeleid van het IP-adres, en cookies of vergelijkbare identificatiegegevens. Zie artikel 10.

4.10 Communicatie

Uw berichten aan support, de inhoud van contactformulieren, WhatsApp-gesprekken met ons zakelijke nummer, reacties op onze e-mails, app store-recensies die u schrijft, en onze reacties aan u.

4.11 Wat wij bewust niet verzamelen

Wij vragen niet om en bewaren geen overheids-ID-nummers, BVN, NIN, volledige bankrekeninggegevens of biometrische gegevens. Wij volgen uw precieze gps-locatie niet. Wij lezen uw sms-berichten, oproeplogboeken of WhatsApp-chats niet.

5. Hoe wij uw gegevens gebruiken, en onze rechtsgrondslag

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet, en wij delen ze niet met derden voor hun eigen onafhankelijke marketing.

6. Kunstmatige intelligentie

Wij gebruiken AI in twee functies, en wij vertellen u dit liever ronduit dan het te verstoppen.

(a) Bonlezer. Wanneer u een bon fotografeert om een uitgave vast te leggen, kunt u Billing Plus deze voor u laten lezen. De afbeelding wordt verstuurd naar OpenAI, dat gegevens zoals de naam van de winkelier, datum, totaalbedrag, belasting en regelitems extraheert en deze terugstuurt naar de App zodat het uitgavenformulier voor u wordt ingevuld. OpenAI verwerkt de afbeelding uitsluitend om dat resultaat te produceren. Volgens de API-voorwaarden mag OpenAI de afbeelding en het resultaat maximaal 30 dagen bewaren om de dienst te laten werken en misbruik op te sporen, en verwijdert deze daarna; OpenAI gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen. Als u dit liever niet gebruikt, maak dan de foto zonder de lezer — of sla de foto over — en voer de uitgave zelf handmatig in.

Bonnen bevatten soms meer dan een totaalbedrag: de laatste vier cijfers van een kaart, de naam van een kassamedewerker, een bezorgadres. Kijk goed voordat u iets scant dat u liever niet van uw apparaat verstuurt.

(b) Uitgavencategorisering. Wanneer u een uitgave vastlegt, kan Billing Plus hiervoor een categorie voorstellen — brandstof, voorraad, vervoer, data, enzovoort. Hiervoor worden de omschrijving, het bedrag en de naam van de winkelier van de uitgave onder dezelfde voorwaarden naar OpenAI gestuurd. De suggestie is slechts een suggestie. U kunt deze wijzigen, en de categorie die u kiest, is degene die wordt opgeslagen.

Wij gebruiken AI ook los van uw gegevens, op manieren die geen verband houden met uw account: het opstellen van blogberichten, helpartikelen en marketingteksten, die door een persoon worden gecontroleerd voordat ze worden gepubliceerd, en het samenvatten van geaggregeerde, niet-identificerende gebruikstrends. Hiervoor voeren wij geen klantgegevens, klantenlijsten of financiële gegevens in bij algemene AI-tools.

Waar wij ons aan verbinden:

• Wij gebruiken uw bedrijfsgegevens — uw facturen, klanten, afnemers, producten, prijzen, bonnen of uitgaven — niet om AI-modellen te trainen, niet de onze en niet die van iemand anders.
• Wij gebruiken OpenAI via de API, onder voorwaarden die API-inhoud standaard uitsluiten van modeltraining. Wij hebben ons niet aangemeld voor het delen van uw inhoud voor training, en dat zullen wij ook niet doen.
• OpenAI verwerkt deze gegevens in de Verenigde Staatn. Artikel 8 gaat over internationale doorgiften.
• Wij verkopen uw gegevens niet aan AI-bedrijven en verlenen er geen licentie voor voor modeltraining.
• AI-output kan onjuist zijn. Een gescand totaalbedrag, een gelezen datum, een voorgestelde categorie — dat alles is een uitgangspunt, geen feit. Controleer het voordat u het archiveert of doorstuurt. Zodra u het opslaat, is het uw registratie.
• Er wordt niets automatisch over u besloten. Wij gebruiken AI niet om beslissingen te nemen die van invloed zijn op uw toegang tot de dienst, uw abonnement of uw geld.
• Deze twee functies zijn op dit moment alles. Als wij er een toevoegen, werken wij dit artikel bij en laten wij het u weten voordat het live gaat.
• U kunt ons vragen welke AI-verwerking op uw account van toepassing is via het contact in artikel 15.

7. Met wie wij informatie delen

Wij delen alleen wat nodig is, en alleen met de volgende categorieën:

Infrastructuur en hosting. Onze providers voor cloudhosting, databases en bestandsopslag, die uw gegevens namens ons opslaan.

Analyse en productmeting. Google Analytics 4 en Firebase (Google), en de eigen analysetools van de app stores (Google Play Console, Apple App Store Connect), die ons geaggregeerde en pseudonieme gegevens geven over installaties, gebruik en crashes.

Adverteren en attributie. Advertentietools van Meta en TikTok en Google Ads, waar ingeschakeld, om campagnes te meten en vergelijkbare doelgroepen te bereiken. Alleen met uw toestemming waar toestemming vereist is.

Betalingen. Google Play, Apple, en de betalingsproviders achter betaallinks — PayPal, Paddle, Paystack, Opay en Monnify.

Communicatie. Onze e-mailbezorgprovider, onze pushmeldingsprovider, en WhatsApp Bedrijf (Meta) voor de berichten die u van ons ontvangt en de berichten die u naar ons zakelijke nummer stuurt.

AI-leverancier. OpenAI (Verenigde Staatn), dat bonafbeeldingen en uitgavengegevens verwerkt voor de twee functies beschreven in artikel 6, onder API-voorwaarden die uw inhoud uitsluiten van modeltraining.

Professionele adviseurs. Accountants, auditors en advocaten, gebonden aan geheimhouding.

Autoriteiten. Waar wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Wij laten het u weten wanneer wij dat mogen.

Een koper of rechtsopvolger. Als Carburant Technologies Limited betrokken raakt bij een fusie, overname of verkoop van activa, kan uw informatie als onderdeel daarvan worden overgedragen. Wij stellen u hiervan op de hoogte en dit beleid blijft van kracht totdat het wordt vervangen.

Iedereen die u ons opdraagt. Uw klanten ontvangen de documenten die u hen stuurt. Personeel dat u aan uw bedrijf toevoegt, kan de bedrijfsgegevens zien waartoe u hen toegang geeft.

8. Waar uw gegevens terechtkomen

Wij zijn gevestigd in Nigeria en onze dienstverleners opereren internationaal, onder meer in de Verenigde Staatn en de Europese Unie. Uw informatie kan buiten uw land worden opgeslagen of verwerkt.

Waar wij persoonsgegevens vanuit Nigeria doorgeven, doen wij dit op de grondslagen die door de NDPA zijn toegestaan — waaronder passendheid, contractuele waarborgen, of uw toestemming. Waar wij persoonsgegevens vanuit de EER of het VK doorgeven, vertrouwen wij op adequaatheidsbesluiten of modelcontractbepalingen met de ontvangende partij. U kunt ons om details vragen.

9. Marketingberichten, en hoe u deze kunt stopzetten

• E-mail: afmeldlink onderaan elke marketing-e-mail, of e-mail ons.
• WhatsApp: antwoord met STOP op een broadcast, of blokkeer het nummer.
• Pushmeldingen: schakel deze uit in uw apparaatinstellingen, of in de App.
• In-app-berichten: deze horen bij het product.

Servicemeldingen — abonnementsbonnen, wachtwoordresets, beveiligingswaarschuwingen, wijzigingen in deze voorwaarden — maken deel uit van de dienst en kunnen niet worden uitgeschakeld zolang u een account heeft.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën

Op getbilling.co gebruiken wij:

• Noodzakelijke cookies — inloggen, beveiliging, taalvoorkeur. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.
• Analytische cookies — Google Analytics, om te begrijpen welke pagina's helpen en welke niet.
• Advertentiecookies — waar ingeschakeld, om advertenties te meten en relevante doelgroepen te bereiken.

U kunt niet-essentiële cookies behiern via uw browserinstellingen.

In de mobiele apps gebruiken wij apparaat- en advertentie-identificatiegegevens in plaats van cookies. Op iOS regelt u app-tracking via Apple's App Bijhoudening Transparency-melding en uw apparaatinstellingen. Op Android kunt u uw advertentie-ID resetten of verwijderen in uw apparaatinstellingen.

11. Hoe lang wij dingen bewaren

Waar wij verplicht zijn gegevens te bewaren om wettelijke redenen, bewaren wij alleen wat de wet vereist en beperken wij de toegang ertoe.

12. Uw rechten

Afhankelijk van waar u woont, heeft u mogelijk recht op:

• Toegang tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Correctie vanie van alles wat onjuist is
• Verwijdering van uw account en gegevens
• Export van van uw gegevens in een overdraagbaar formaat
• Beperking van of bezwaar tegen bepaalde verwerking, waaronder directe marketing en profilering
• Intrekking van toestemming die u eerder heeft gegeven, zonder gevolgen voor wat daarvoor al is gebeurd
• Geen discriminatie voor het uitoefenen van een van deze rechten (voor inwoners van Californië)

Dit zelf doen: u kunt uw gegevens bewerken in uw accountinstellingen, uw gegevens exporteren vanuit de App, en uw account verwijderen via de instellingen van de App. U kunt ons ook vragen uw account te verwijderen door te e-mailen naar [email protected].

Ons vragen: e-mail naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen. Mogelijk moeten wij eerst uw identiteit verifiëren.

Als het verzoek betrekking heeft op de gegevens van uw klanten — bijvoorbeeld wanneer een van uw klanten u vraagt hun gegevens te verwijderen — handelt u dit af in de App, en wij helpen u indien nodig.

Klachten. Als u zich in Nigeria bevindt, kunt u een klacht indienen bij de Nigeria Gegevens Protection Commission (NDPC). In de EER of het VK kunt u een klacht indienen bij uw nationale toezichthoudende autoriteit. Wij zouden het liever zien als u eerst naar ons toe kwam.

13. Beveiliging

Wij versleutelen gegevens tijdens overdracht en opslag, hashen wachtwoorden, beperken interne toegang tot wat elke persoon nodig heeft om zijn werk te doen, en houden onze systemen up-to-date.

Geen enkel systeem is volledig veilig, en dat beweren wij ook niet. Bescherm ook uw kant: gebruik een sterk, uniek wachtwoord, deel uw inloggegevens niet, en vergrendel uw apparaat. Als u vermoedt dat er zonder uw toestemming toegang is verkregen tot uw account, neem dan onmiddellijk contact met ons op.

Als zich een datalek voordoet dat waarschijnlijk een risico voor u oplevert, stellen wij u en de betreffende toezichthouder op de hoogte binnen de termijnen die de wet vereist — 72 uur aan de NDPC en aan EU/VK-autoriteiten waar van toepassing.

14. Kinderen

Billing Plus is een zakelijke tool. Deze is niet bedoeld voor personen onder de 18, en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en wij verwijderen deze.

15. Wijzigingen, en hoe u ons kunt bereiken

Wij werken dit beleid bij wanneer onze werkwijzen veranderen. De datum bovenaan geeft altijd de huidige versie weer. Bij ingrijpende wijzigingen — een nieuwe categorie gegevens, een nieuw doel, een nieuwe AI-functie — laten wij het u weten per e-mail of in de App voordat de wijziging van kracht wordt.

Vragen, verzoeken of klachten:

Het Administratieteam
Billing Plus — Carburant Technologies Limited
[email protected]
Warri, Delta Staat, Nigeria

Dit beleid wordt gepubliceerd in het Engels en voor het gemak vertaald in andere talen. Waar een vertaling afwijkt van de Engelse versie, is de Engelse versie van toepassing.