1. Wer wir sind

Billing Plus („Billing+“, „die App“, „wir“, „uns“) ist ein Produkt von Carburant Technologies Limited, einem in Nigeria eingetragenen Unternehmen. Wir entwickeln Rechnungs-, Beleg-, Kassen- (POS), Inventar-, Ausgaben- und Kundenverwaltungstools für Freiberufler und kleine Unternehmen.

Diese Richtlinie erklärt, welche Informationen wir erfassen, warum wir sie erfassen, mit wem wir sie teilen, wie lange wir sie aufbewahren und was Sie dagegen tun können.

Im Sinne des Nigeria Daten Protection Act 2023 (NDPA), der EU- und UK-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ähnlicher Gesetze ist Carburant Technologies Limited der Verantwortliche für die in dieser Richtlinie beschriebenen Informationen — außer wenn Abschnitt 3 etwas anderes vorsieht.

Datenschutzkontakt: [email protected]
Post: Carburant Technologies Limited, Warri, Delta Bundesstaat, Nigeria

2. Was diese Richtlinie abdeckt

• Die mobilen Billing-Plus-Apps für iOS und Android
• Die Web-App unter suite.getbilling.co
• Die Website unter getbilling.co, einschließlich des Blogs, der Häufig gestellte Fragen und der Steuerrechner
• Unsere E-Mail-, WhatsApp- und In-App-Nachrichten an Sie

Sie deckt keine Drittanbieterdienste ab, die Sie über unsere Produkte erreichen — Ihren Zahlungsanbieter, Ihre E-Mail-App, WhatsApp oder die eigene Website eines Kunden. Dort gelten deren eigene Richtlinien.

3. Zwei Arten von Daten: Ihre und die Ihrer Kunden

Diese Unterscheidung ist wichtig, deshalb kommt sie gleich zu Beginn.

Ihre Daten. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geschäftsdaten, Abonnement und wie Sie die App nutzen. Wir entscheiden, wie diese Daten verarbeitet werden, deshalb sind wir hierfür der Verantwortliche . Der Rest dieser Richtlinie befasst sich größtenteils damit.

Ihre Geschäftsdaten. Die Rechnungen, Belege, Kundendatensätze, der Produktkatalog, Verkäufe und Ausgaben, die Sie in Billing Plus erstellen — einschließlich der persönlichen Daten Ihr Kunden und Kundinnen.

Sie kontrollieren diese Daten. Sie entscheiden, was Sie eingeben, an wen Sie Dokumente senden und wie lange Sie sie aufbewahren. Wir speichern und verarbeiten sie auf Ihre Anweisung, als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Wir verwenden die Daten Ihrer Kunden nicht für unser eigenes Marketing, wir verkaufen sie nicht, und wir kontaktieren Ihre Kunden nicht, außer wenn Sie die App anweisen, ihnen etwas zu senden (eine Rechnung, einen Beleg, eine Erinnerung, einen Zahlungslink).

Wenn Sie dem NDPA, der DSGVO oder einem ähnlichen Gesetz unterliegen, dann sind Sie der Verantwortliche für die Daten Ihrer Kunden. Das bedeutet, es liegt in Ihrer Verantwortung, eine Rechtsgrundlage für deren Erhebung zu haben, Ihre Kunden darüber zu informieren, was Sie damit tun, und ihre Anfragen zu beantworten. Wir helfen Ihnen dabei — siehe Abschnitt 12.

4. Informationen, die wir erfassen

4.1 Konto und Identität

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihr Passwort (gespeichert als Hash, niemals im Klartext) und Ihr Profilfoto, falls Sie eines hinzufügen. Wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, erhalten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine eindeutige Kennung von diesen — nicht Ihr Passwort.

4.2 Unternehmensprofil

Ihr Firmenname, Ihre Adresse, Ihr Logo, Kontaktdaten, Währung, Rechnungsnummerierung, Bank- oder Zahlungsdaten, die Sie auf Dokumenten anzeigen möchten, sowie Steuerkennungen wie eine TIN oder USt-IdNr., sofern Sie diese eingeben.

4.3 Kontakte und Kundendatensätze

Dies ist neu in dieser Version der Richtlinie und lohnt sich, aufmerksam gelesen zu werden.

Kontakte, die Sie manuell eingeben. Wenn Sie einen Kunden, eine Kundin oder einen Lieferanten hinzufügen, speichern wir den Namen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse und alle Notizen, die Sie eingeben.

Kontakte, die Sie von Ihrem Gerät importieren. Mit Ihrer Erlaubnis kann Billing Plus die Kontakte Ihres Geräts lesen, damit Sie einen Kunden hinzufügen können, ohne dessen Daten erneut einzutippen. Wenn Sie diese Berechtigung erteilen, liest die App Ihr Adressbuch auf Ihrem Gerät und zeigt Ihnen eine Auswahlliste. Nur die Kontakte, die Sie tatsächlich auswählen, werden in Ihr Billing-Plus-Konto kopiert — wir speichern den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des von Ihnen ausgewählten Kontakts. Wir laden Ihr gesamtes Adressbuch weder hoch noch kopieren oder speichern wir es. Wir verwenden Ihre Kontakte nicht, um andere Billing-Plus-Nutzer zu finden, Personen einzuladen oder für Werbung. Sie können diese Berechtigung jederzeit in Ihren Geräteeinstellungen verweigern oder widerrufen; die App funktioniert weiterhin, Sie geben Kundendaten dann nur manuell ein.

Kontakte, die Sie uns für Marketingzwecke geben. Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, eine Vorlage oder einen Leitfaden herunterladen, Ihre Daten auf einer Landingpage eingeben, uns auf WhatsApp kontaktieren oder um eine Kontaktaufnahme bitten, erfassen wir den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer, die Sie uns geben, und verwenden diese, um zu antworten und — sofern Sie eingewilligt haben, oder sofern wir berechtigt sind, Ihnen Updates zu einem bereits genutzten Dienst zu senden — um Ihnen Produktneuigkeiten und Angebote zu senden. Abschnitt 9 erklärt, wie Sie dies stoppen können.

4.4 Dokumente und Transaktionen

Rechnungen, Angebote, Belege, Lieferscheine, Ausgaben, Zahlungsdatensätze, wiederkehrende Rechnungspläne und Erinnerungen — einschließlich Positionen, Beträgen, Daten, Währungen, Steuern und aller Notizen oder Bedingungen, die Sie hinzufügen.

4.5 Kasse (POS) und Inventar

Produkte und Dienstleistungen in Ihrem Katalog, Preise, Lagerbestände und Lagerbewegungen, Barcodes, gehaltene und abgeschlossene Verkäufe sowie (bei Nutzung von Mitarbeiterkonten) welcher Nutzer einen Verkauf erfasst hat.

Kamera und Barcode-Scanning: die App nutzt Ihre Kamera, um Barcodes zu lesen, wenn Sie Lagerbestand hinzufügen oder einen Verkauf abwickeln.

4.6 Dateien und Fotos, die Sie hochladen

Ihr Logo, Produktbilder und alle Belegfotos oder Anhänge, die Sie zu Ausgaben oder Dokumenten hinzufügen.

Belegfotos werden in Ihrem Konto gespeichert, damit Sie einen digitalen Nachweis behalten. Wenn Sie den Belegleser nutzen, um eine Ausgabe automatisch auszufüllen, wird das Foto zusätzlich an unseren KI-Anbieter zur Auslesung gesendet — siehe Abschnitt 6.

4.7 Zahlungs- und Abonnementinformationen

Wenn Sie ein Abonnement abschließen, wird Ihre Zahlung über den Store oder Zahlungsdienstleister abgewickelt, über den Sie bezahlen — Google Play, den Apple App-Store oder einen Kartenanbieter auf unserer Website. Wir erhalten oder speichern weder Ihre vollständige Kartennummer, den CVV noch Ihre Bankdaten. Wir erhalten und führen einen Nachweis der Transaktion: Tarif, Betrag, Währung, Datum, Status, einen teilweisen Kartendeskriptor oder Token sowie die Bestellkennung des Stores — genug, um Ihnen den richtigen Tarif zu gewähren, Rückerstattungen abzuwickeln und unsere Buchhaltung zu führen.

Wenn Ihre Kunden Sie über einen Zahlungslink bezahlen, wird die Zahlung von dem Anbieter hinter diesem Link verarbeitet — PayPal, Paddle, Paystack, Opay oder Monnify. Deren Bedingungen und Datenschutzrichtlinien gelten für diese Zahlung. Wir erhalten eine Bestätigung des Ergebnisses, damit wir die Rechnung als bezahlt markieren können.

4.8 Nutzungs-, Geräte- und Diagnosedaten

Gerätemodell, Betriebssystem und Version, App-Version, Sprach- und Regionseinstellungen, IP-Adresse, Zeitzone, Absturzberichte und Leistungsdiagnosen sowie Ereignisse, die beschreiben, wie Sie die App nutzen — zum Beispiel dass ein Konto erstellt, ein Unternehmen eingerichtet, eine Rechnung erstellt oder versendet, ein Checkout gestartet oder ein Abonnement gekauft wurde. Diese Ereignisse sind mit einer pseudonymen Kennung verknüpft sowie, sofern Sie angemeldet sind, mit Ihrem Konto.

4.9 Website-Daten

Besuchte Seiten, verweisende Website, Suchbegriffe, die Sie zu uns geführt haben, aus der IP-Adresse abgeleiteter ungefährer Standort und Cookies oder ähnliche Kennungen. Siehe Abschnitt 10.

4.10 Kommunikation

Ihre Nachrichten an den Support, die Inhalte von Kontaktformularen, WhatsApp-Gespräche mit unserer geschäftlichen Nummer, Antworten auf unsere E-Mails, von Ihnen verfasste App-Store-Bewertungen und unsere Antworten an Sie.

4.11 Was wir bewusst nicht erfassen

Wir fragen nicht nach behördlichen Ausweisnummern, BVN, NIN, vollständigen Bankkontodaten oder biometrischen Daten und speichern diese auch nicht. Wir verfolgen nicht Ihren genauen GPS-Standort. Wir lesen weder Ihre SMS-Nachrichten noch Ihre Anrufprotokolle oder Ihre WhatsApp-Chats.

5. Wie wir Ihre Daten nutzen, und unsere Rechtsgrundlage

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht an Dritte für deren eigenes unabhängiges Marketing weiter.

6. Künstliche Intelligenz

Wir setzen KI in zwei Funktionen ein, und wir sagen es lieber offen, als es zu verstecken.

(a) Belegleser. Wenn Sie einen Beleg fotografieren, um eine Ausgabe zu erfassen, können Sie Billing Plus ihn für Sie auslesen lassen. Das Bild wird an OpenAI gesendet, das Details wie Händlername, Datum, Gesamtbetrag, Steuer und Positionen extrahiert und diese an die App zurückgibt, sodass das Ausgabenformular für Sie ausgefüllt wird. OpenAI verarbeitet das Bild nur, um dieses Ergebnis zu erzeugen. Gemäß seinen API-Bedingungen darf es das Bild und das Ergebnis bis zu 30 Tage aufbewahren, um den Dienst zu betreiben und Missbrauch zu erkennen, und löscht sie danach; es nutzt sie nicht zum Trainieren seiner Modelle. Wenn Sie dies lieber nicht nutzen möchten, machen Sie das Foto ohne den Leser — oder überspringen Sie das Foto — und geben Sie die Ausgabe selbst ein.

Belege enthalten manchmal mehr als nur einen Gesamtbetrag: die letzten vier Ziffern einer Karte, den Namen einer Kassiererin, eine Lieferadresse. Werfen Sie einen Blick darauf, bevor Sie etwas scannen, das Sie lieber nicht vom Gerät senden möchten.

(b) Ausgabenkategorisierung. Wenn Sie eine Ausgabe erfassen, kann Billing Plus eine Kategorie dafür vorschlagen — Kraftstoff, Lagerbestand, Transport, Daten und so weiter. Dazu werden die Ausgabenbeschreibung, der Betrag und der Händlername unter denselben Bedingungen an OpenAI gesendet. Der Vorschlag ist nur ein Vorschlag. Sie können ihn ändern, und die von Ihnen gewählte Kategorie ist die, die gespeichert wird.

Wir nutzen KI auch losgelöst von Ihren Daten, auf eine Weise, die Ihr Konto nicht betrifft: beim Verfassen von Blogbeiträgen, Hilfeartikeln und Marketingtexten, die vor der Veröffentlichung von einer Person geprüft werden, sowie bei der Zusammenfassung aggregierter, nicht identifizierender Nutzungstrends. Wir geben dafür keine Kundendatensätze, Kundenlisten oder Finanzdaten in allgemeine KI-Tools ein.

Wozu wir uns verpflichten:

• Wir nutzen Ihre Geschäftsdaten — Ihre Rechnungen, Kunden, Kundinnen, Produkte, Preise, Belege oder Ausgaben — nicht, um KI-Modelle zu trainieren, weder unsere eigenen noch die von anderen.
• Wir nutzen OpenAI über dessen API, unter Bedingungen, die Inhalte der API standardmäßig vom Modelltraining ausschließen. Wir haben nicht zugestimmt, Ihre Inhalte für das Training freizugeben, und wir werden es auch nicht tun.
• OpenAI verarbeitet diese Daten in den Vereinigten Staaten. Abschnitt 8 behandelt internationale Datenübermittlungen.
• Wir verkaufen Ihre Daten nicht an KI-Unternehmen und lizenzieren sie nicht für das Modelltraining.
• KI-Ausgaben können falsch sein. Ein gescannter Gesamtbetrag, ein ausgelesenes Datum, eine vorgeschlagene Kategorie — all das ist ein Ausgangspunkt, keine Tatsache. Prüfen Sie es, bevor Sie es ablegen oder weiterleiten. Sobald Sie es speichern, ist es Ihr Datensatz.
• Über Sie wird nichts automatisch entschieden. Wir nutzen KI nicht, um Entscheidungen zu treffen, die Ihren Zugang zum Dienst, Ihren Tarif oder Ihr Geld betreffen.
• Diese zwei Funktionen sind heute alles. Wenn wir eine weitere hinzufügen, aktualisieren wir diesen Abschnitt und informieren Sie, bevor sie live geht.
• Sie können uns über den Kontakt in Abschnitt 15 fragen, welche KI-Verarbeitung auf Ihr Konto zutrifft.

7. Mit wem wir Informationen teilen

Wir teilen nur, was nötig ist, und nur mit diesen Kategorien:

Infrastruktur und Hosting. Unsere Anbieter für Cloud-Hosting, Datenbanken und Dateispeicherung, die Ihre Daten in unserem Auftrag speichern.

Analytik und Produktmessung. Google Analytics 4 und Firebase (Google) sowie die eigenen Analysetools der App-Stores (Google Play Console, Apple App-Store Connect), die uns aggregierte und pseudonymisierte Daten zu Installationen, Nutzung und Abstürzen liefern.

Werbung und Attribution. Meta- und TikTok-Werbetools sowie Google Ads, sofern aktiviert, um Kampagnen zu messen und ähnliche Zielgruppen zu erreichen. Nur mit Ihrer Einwilligung, wo eine Einwilligung erforderlich ist.

Zahlungen. Google Play, Apple und die Zahlungsanbieter hinter Zahlungslinks — PayPal, Paddle, Paystack, Opay und Monnify.

Kommunikation. Unser E-Mail-Zustellungsanbieter, unser Push-Benachrichtigungsanbieter und WhatsApp Geschäft (Meta) für die Nachrichten, die Sie von uns erhalten, und die Nachrichten, die Sie an unsere geschäftliche Nummer senden.

KI-Anbieter. OpenAI (Vereinigte Staaten), das Belegbilder und Ausgabendetails für die zwei in Abschnitt 6 beschriebenen Funktionen verarbeitet, unter API-Bedingungen, die Ihre Inhalte vom Modelltraining ausschließen.

Fachberater. Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Anwälte, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.

Behörden. Wo wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, oder um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Wir informieren Sie, sofern uns das gestattet ist.

Ein Käufer oder Rechtsnachfolger. Sollte Carburant Technologies Limited an einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sein, können Ihre Daten als Teil davon übertragen werden. Wir werden Sie benachrichtigen, und diese Richtlinie gilt weiterhin, bis sie ersetzt wird.

Jeder, den Sie uns nennen. Ihre Kunden erhalten die Dokumente, die Sie ihnen senden. Mitarbeiter, die Sie zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, können die Geschäftsdaten einsehen, für die Sie ihnen Zugriff gewähren.

8. Wohin Ihre Daten gelangen

Wir haben unseren Sitz in Nigeria, und unsere Dienstleister sind international tätig, unter anderem in den Vereinigten Staaten und der Europäischen Union. Ihre Daten können außerhalb Ihres Landes gespeichert oder verarbeitet werden.

Wenn wir personenbezogene Daten aus Nigeria übermitteln, tun wir dies auf den vom NDPA zugelassenen Grundlagen — einschließlich Angemessenheit, vertraglichen Garantien oder Ihrer Einwilligung. Wenn wir personenbezogene Daten aus dem EWR oder dem Vereinigten Königreich übermitteln, stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln mit dem Empfänger. Sie können bei uns näHier Angaben erfragen.

9. Marketingnachrichten, und wie Sie diese stoppen

• E-Mail: Abmeldelink am Ende jeder Marketing-E-Mail, oder schreiben Sie uns.
• WhatsApp: Antworten Sie mit „STOP“ auf eine beliebige Broadcast-Nachricht, oder blockieren Sie die Nummer.
• Push-Benachrichtigungen: Schalten Sie sie in Ihren Geräteeinstellungen oder in der App aus.
• In-App-Nachrichten: Diese gehören zum Produkt dazu.

Servicenachrichten — Abonnementbelege, Passwort-Zurücksetzungen, Sicherheitswarnungen, Änderungen dieser Bedingungen — sind Teil des Dienstes und können nicht abgeschaltet werden, solange Sie ein Konto haben.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Auf getbilling.co verwenden wir:

• Notwendige Cookies — Anmeldung, Sicherheit, Spracheinstellung. Diese können nicht abgeschaltet werden.
• Analyse-Cookies — Google Analytics, um zu verstehen, welche Seiten hilfreich sind und welche nicht.
• Werbe-Cookies — sofern aktiviert, um Werbeanzeigen zu messen und relevante Zielgruppen zu erreichen.

Sie können nicht wesentliche Cookies über Ihre Browsereinstellungen steuern.

In den mobilen Apps verwenden wir Geräte- und Werbekennungen anstelle von Cookies. Unter iOS steuern Sie App-Tracking über Apples App-Tracking-Transparenz-Abfrage und Ihre Geräteeinstellungen. Unter Android können Sie Ihre Werbe-ID in Ihren Geräteeinstellungen zurücksetzen oder löschen.

11. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wo wir aus rechtlichen Gründen Aufzeichnungen führen müssen, bewahren wir nur das gesetzlich Vorgeschriebene auf und beschränken den Zugriff darauf.

12. Ihre Rechte

Je nachdem, wo Sie leben, können Sie uns bitten,

• Zugang zu den personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern
• Unrichtige Angaben zu berichtigen
• Ihr Konto und Ihre Daten zu löschen
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu exportieren
• Bestimmte Verarbeitungen einzuschränken oder ihnen zu widersprechen, einschließlich Direktmarketing und Profiling
• Eine Einwilligung zu widerrufen, die Sie zuvor erteilt haben, ohne Auswirkung auf das, was zuvor geschah
• Nicht benachteiligt zu werden, weil Sie eines dieser Rechte ausüben (für Einwohner Kaliforniens)

Selbst erledigen: Sie können Ihre Daten in Ihren Kontoeinstellungen bearbeiten, Ihre Datensätze aus der App exportieren und Ihr Konto direkt in den Einstellungen der App löschen. Sie können uns auch bitten, Ihr Konto zu löschen, indem Sie eine E-Mail an [email protected] senden.

Uns fragen: E-Mail an [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Wir müssen möglicherweise zunächst Ihre Identität überprüfen.

Betrifft die Anfrage die Daten Ihrer Kunden — zum Beispiel wenn ein Kunde von Ihnen Sie bittet, seinen Datensatz zu löschen —, erledigen Sie dies in der App, und wir helfen Ihnen bei Bedarf gerne.

Beschwerden. Wenn Sie sich in Nigeria befinden, können Sie sich bei der Nigeria Daten Protection Commission (NDPC) beschweren. Im EWR oder im Vereinigten Königreich können Sie sich bei Ihrer nationalen Aufsichtsbehörde beschweren. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich zuerst an uns wenden.

13. Sicherheit

Wir verschlüsseln Daten während der Übertragung und im Ruhezustand, hashen Passwörter, beschränken den internen Zugriff auf das, was jede Person für ihre Arbeit benötigt, und halten unsere Systeme aktuell.

Kein System ist vollständig sicher, und das behaupten wir auch nicht. Schützen Sie auch Ihre Seite: Verwenden Sie ein starkes, einzigartiges Passwort, geben Sie Ihre Anmeldedaten nicht weiter und sperren Sie Ihr Gerät. Wenn Sie glauben, dass auf Ihr Konto ohne Ihre Erlaubnis zugegriffen wurde, kontaktieren Sie uns umgehend.

Sollte eine Datenschutzverletzung auftreten, die wahrscheinlich ein Risiko für Sie darstellt, benachrichtigen wir Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen — 72 Stunden bei der NDPC und bei den EU-/UK-Behörden, sofern anwendbar.

14. Kinder

Billing Plus ist ein Geschäftstool. Es ist nicht für Personen unter 18 bestimmt, und wir erfassen nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns, und wir löschen sie.

15. Änderungen, und wie Sie uns erreichen

Wir aktualisieren diese Richtlinie, wenn sich unsere Praktiken ändern. Das Datum oben spiegelt stets die aktuelle Version wider. Bei wesentlichen Änderungen — einer neuen Datenkategorie, einem neuen Zweck, einer neuen KI-Funktion — informieren wir Sie per E-Mail oder in der App, bevor die Änderung wirksam wird.

Fragen, Anfragen oder Beschwerden:

Das Verwaltungsteam
Billing Plus — Carburant Technologies Limited
[email protected]
Warri, Delta Bundesstaat, Nigeria

Diese Richtlinie wird auf Englisch veröffentlicht und zur besseren Verständlichkeit in andere Sprachen übersetzt. Weicht eine Übersetzung von der englischen Version ab, gilt die englische Version.