1. Qui nous sommes

Billing Plus (« Billing+ », « l'App », « nous ») est un produit de Carburant Technologies Limited, une société enregistrée au Nigeria. Nous concevons des outils de facturation, de reçus, de point de vente, d'inventaire, de dépenses et de gestion de clients pour les indépendants et les petites entreprises.

Cette politique explique quelles informations nous collectons, pourquoi nous les collectons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, et ce que vous pouvez faire à ce sujet.

Aux fins du Nigeria Données Protection Act 2023 (NDPA), du Règlement général sur la protection des données de l'UE et du Royaume-Uni (RGPD) et des lois similaires, Carburant Technologies Limited est le responsable du traitement pour les informations décrites dans cette politique — sauf indication contraire à la section 3.

Contact vie privée : [email protected]
Adresse postale : Carburant Technologies Limited, Warri, État du Delta, Nigeria

2. Ce que couvre cette politique

• Les applications mobiles Billing Plus sur iOS et Android
• L'application web sur suite.getbilling.co
• Le site web getbilling.co, y compris le blog, la FAQ et les calculateurs de taxes
• Nos e-mails, messages WhatsApp et messages intégrés à l'application qui vous sont adressés

Elle ne couvre pas les services tiers auxquels vous accédez depuis nos produits — votre prestataire de paiement, votre application e-mail, WhatsApp, ou le site web d'un client. Leurs politiques s'appliquent dans ces cas.

3. Deux types de données : les vôtres, et celles de vos clients

Cette distinction est importante, c'est pourquoi elle est présentée dès le début.

Vos données. Votre nom, votre e-mail, votre numéro de téléphone, les informations de votre entreprise, votre abonnement, et la manière dont vous utilisez l'App. Nous décidons de la façon dont elles sont traitées, nous sommes donc le responsable du traitement de ces données. Le reste de cette politique porte principalement là-dessus.

Les données de votre entreprise. Les factures, reçus, fiches clients, catalogue de produits, ventes et dépenses que vous créez dans Billing Plus — y compris les informations personnelles de votre clients et acheteurs.

Vous contrôlez ces données. Vous décidez quoi saisir, à qui envoyer des documents, et combien de temps les conserver. Nous les stockons et les traitons selon vos instructions, en tant que sous-traitant en votre nom. Nous n'utilisons pas les informations de vos clients pour notre propre marketing, nous ne les vendons pas, et nous ne contactons pas vos clients sauf lorsque vous demandez à l'App de leur envoyer quelque chose (une facture, un reçu, un rappel, un lien de paiement).

Si vous êtes soumis au NDPA, au RGPD ou à une loi similaire, vous êtes le responsable du traitement des données de vos clients. Cela signifie qu'il vous incombe de disposer d'une base légale pour les collecter, d'informer vos clients de l'usage que vous en faites, et de répondre à leurs demandes. Nous vous aiderons à le faire — voir la section 12.

4. Informations que nous collectons

4.1 Compte et identité

Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre mot de passe (stocké haché, jamais en clair), et votre photo de profil si vous en ajoutez une. Si vous vous connectez avec Google ou Apple, nous recevons votre nom, votre adresse e-mail et un identifiant unique de leur part — jamais votre mot de passe.

4.2 Profil d'entreprise

Le nom, l'adresse, le logo, les coordonnées de votre entreprise, votre devise, votre numérotation de factures, les coordonnées bancaires ou de paiement que vous choisissez d'afficher sur les documents, et les identifiants fiscaux tels qu'un TIN ou un numéro de TVA lorsque vous les saisissez.

4.3 Contacts et fiches clients

Ceci est nouveau dans cette version de la politique, et mérite d'être lu attentivement.

Les contacts que vous saisissez. Lorsque vous ajoutez un client, un acheteur ou un fournisseur, nous stockons le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, l'adresse de facturation et toute note que vous saisissez.

Les contacts que vous importez depuis votre appareil. Avec votre autorisation, Billing Plus peut lire les contacts de votre appareil afin que vous puissiez ajouter un client sans ressaisir ses coordonnées. Lorsque vous accordez cette autorisation, l'App lit votre carnet d'adresses sur votre appareil et vous affiche un sélecteur. Seuls les contacts que vous sélectionnez effectivement sont copiés dans votre compte Billing Plus — nous stockons le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du contact choisi. Nous ne téléchargeons, ne copions ni ne stockons l'intégralité de votre carnet d'adresses. Nous n'utilisons pas vos contacts pour retrouver d'autres utilisateurs de Billing Plus, pour inviter qui que ce soit, ou à des fins publicitaires. Vous pouvez refuser ou retirer cette autorisation à tout moment dans les réglages de votre appareil ; l'App continue de fonctionner, vous saisissez simplement les détails du client manuellement.

Les contacts que vous nous fournissez à des fins marketing. Si vous vous abonnez à notre newsletter, téléchargez un modèle ou un guide, saisissez vos coordonnées sur une page de destination, nous contactez sur WhatsApp, ou demandez à être contacté, nous collectons le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone que vous nous fournissez et les utilisons pour vous répondre et — lorsque vous y avez consenti, ou lorsque nous sommes autorisés à envoyer des informations sur un service que vous utilisez déjà — pour vous envoyer des actualités produit et des offres. La section 9 explique comment y mettre fin.

4.4 Documents et transactions

Factures, devis, reçus, bons de livraison, dépenses, enregistrements de paiement, échéanciers de factures récurrentes et rappels — y compris les lignes de détail, montants, dates, devises, taxes et toute note ou condition que vous ajoutez.

4.5 Point de vente et inventaire

Les produits et services de votre catalogue, les prix, les niveaux de stock et mouvements de stock, les codes-barres, les ventes en attente et terminées, et (si vous utilisez des comptes membres du personnel) quel utilisateur a enregistré une vente.

Appareil photo et scan de codes-barres : l'App utilise votre appareil photo pour lire les codes-barres lorsque vous ajoutez du stock ou enregistrez une vente.

4.6 Fichiers et photos que vous téléchargez

Votre logo, les images de produits, et toute photo de reçu ou pièce jointe que vous ajoutez à des dépenses ou des documents.

Les photos de reçus sont stockées dans votre compte afin que vous conserviez un enregistrement numérique. Si vous utilisez le lecteur de reçus pour renseigner automatiquement une dépense, la photo est également envoyée à notre fournisseur d'IA pour être lue — voir la section 6.

4.7 Informations de paiement et d'abonnement

Si vous vous abonnez, votre paiement est traité par la boutique ou le processeur par lequel vous payez — Google Play, l'App Store d'Apple, ou un processeur de carte sur notre site web. Nous ne recevons ni ne stockons votre numéro de carte complet, votre CVV ou vos identifiants bancaires. Nous recevons et conservons un enregistrement de la transaction : forfait, montant, devise, date, statut, un descripteur ou jeton partiel de la carte, et l'identifiant de commande de la boutique — suffisamment pour vous attribuer le bon forfait, honorer les remboursements et tenir notre comptabilité.

Lorsque vos clients vous paient via un lien de paiement, le paiement est traité par le prestataire derrière ce lien — PayPal, Paddle, Paystack, Opay ou Monnify. Leurs conditions et politiques de confidentialité s'appliquent à ce paiement. Nous recevons une confirmation du résultat afin de pouvoir marquer la facture comme payée.

4.8 Données d'utilisation, d'appareil et de diagnostic

Modèle de l'appareil, système d'exploitation et version, version de l'application, paramètres de langue et de région, adresse IP, fuseau horaire, rapports de plantage et diagnostics de performance, et événements décrivant votre utilisation de l'App — par exemple qu'un compte a été créé, qu'une entreprise a été configurée, qu'une facture a été créée ou envoyée, qu'un paiement a été initié, ou qu'un abonnement a été souscrit. Ces événements sont liés à un identifiant pseudonyme, et à votre compte lorsque vous êtes connecté.

4.9 Données du site web

Pages visitées, site référent, termes de recherche qui vous ont amené à nous, localisation approximative déduite de l'adresse IP, et cookies ou identifiants similaires. Voir la section 10.

4.10 Communications

Vos messages au support, le contenu des formulaires de contact, les conversations WhatsApp avec notre numéro professionnel, les réponses à nos e-mails, les avis que vous rédigez sur les stores d'applications, et nos réponses à votre attention.

4.11 Ce que nous ne collectons délibérément pas

Nous ne demandons ni ne stockons de numéros d'identité gouvernementaux, de BVN, de NIN, d'identifiants bancaires complets, ou de données biométriques. Nous ne suivons pas votre localisation GPS précise. Nous ne lisons pas vos SMS, vos journaux d'appels ou vos conversations WhatsApp.

5. Comment nous utilisons vos informations, et notre base légale

Nous ne vendons pas vos informations personnelles, et nous ne les partageons pas avec des tiers pour leur propre marketing indépendant.

6. Intelligence artificielle

Nous utilisons l'IA dans deux fonctionnalités, et nous préférons vous le dire clairement plutôt que de le dissimuler.

(a) Lecteur de reçus. Lorsque vous photographiez un reçu pour enregistrer une dépense, vous pouvez laisser Billing Plus le lire pour vous. L'image est envoyée à OpenAI, qui en extrait des détails tels que le nom du commerçant, la date, le total, la taxe et les lignes de détail, puis les renvoie à l'App afin que le formulaire de dépense soit rempli pour vous. OpenAI ne traite l'image que pour produire ce résultat. En vertu de ses conditions d'API, OpenAI peut conserver l'image et le résultat jusqu'à 30 jours pour exécuter le service et détecter les abus, puis les supprime, et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles. Si vous préférez ne pas utiliser cette fonctionnalité, prenez la photo sans le lecteur — ou passez la photo — et saisissez la dépense vous-même.

Les reçus contiennent parfois plus qu'un simple total : les quatre derniers chiffres d'une carte, le nom d'un caissier, une adresse de livraison. Jetez-y un œil avant de scanner quoi que ce soit que vous préféreriez ne pas envoyer hors de l'appareil.

(b) Catégorisation des dépenses. Lorsque vous enregistrez une dépense, Billing Plus peut suggérer une catégorie pour celle-ci — carburant, stock, transport, données, etc. Pour ce faire, la description de la dépense, le montant et le nom du commerçant sont envoyés à OpenAI selon les mêmes conditions. La suggestion n'est qu'une suggestion. Vous pouvez la modifier, et c'est la catégorie que vous choisissez qui est enregistrée.

Nous utilisons également l'IA en dehors de vos données, de façons qui n'impliquent pas votre compte : rédaction d'articles de blog, d'articles d'aide et de textes marketing, qu'une personne relit avant publication, et synthèse de tendances d'utilisation agrégées et non identifiantes. Nous n'introduisons pas de fiches clients, de listes de clients ou de données financières dans des outils d'IA à usage général à cette fin.

Ce à quoi nous nous engageons :

• Nous n'utilisons pas les données de votre entreprise — vos factures, clients, acheteurs, produits, prix, reçus ou dépenses — pour entraîner des modèles d'IA, les nôtres ou ceux de quiconque.
• Nous utilisons OpenAI via son API, selon des conditions qui excluent par défaut le contenu de l'API de l'entraînement des modèles. Nous n'avons pas choisi de partager votre contenu à des fins d'entraînement, et nous ne le ferons pas.
• OpenAI traite ces données aux États-Unis. La section 8 traite des transferts internationaux.
• Nous ne vendons pas vos données à des entreprises d'IA et ne les concédons pas sous licence pour l'entraînement de modèles.
• Les résultats de l'IA peuvent être erronés. Un total scanné, une date lue, une catégorie suggérée — tout cela est un point de départ, pas un fait. Vérifiez avant de l'archiver ou de l'envoyer. Une fois que vous l'enregistrez, c'est votre registre.
• Rien n'est décidé à votre sujet de manière automatisée. Nous n'utilisons pas l'IA pour prendre des décisions qui affectent votre accès au service, votre forfait ou votre argent.
• Ces deux fonctionnalités sont l'ensemble à ce jour. Si nous en ajoutons une autre, nous mettrons à jour cette section et vous en informerons avant sa mise en service.
• Vous pouvez nous demander quel traitement par IA s'applique à votre compte en utilisant le contact indiqué à la section 15.

7. Avec qui nous partageons les informations

Nous ne partageons que ce qui est nécessaire, et uniquement avec ces catégories :

Infrastructure et hébergement. Nos fournisseurs d'hébergement cloud, de base de données et de stockage de fichiers, qui stockent vos données en notre nom.

Analyse et mesure produit. Google Analytics 4 et Firebase (Google), ainsi que les outils d'analyse propres aux stores d'applications (Google Play Console, Apple App Store Connect), qui nous fournissent des données agrégées et pseudonymes sur les installations, l'utilisation et les plantages.

Publicité et attribution. Les outils publicitaires de Meta et TikTok, ainsi que Google Ads, lorsqu'ils sont activés, pour mesurer les campagnes et toucher des audiences similaires. Uniquement avec votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Paiements. Google Play, Apple, et les prestataires de paiement derrière les liens de paiement — PayPal, Paddle, Paystack, Opay et Monnify.

Communications. Notre fournisseur de distribution d'e-mails, notre fournisseur de notifications push, et WhatsApp Entreprise (Meta) pour les messages que vous recevez de nous et les messages que vous envoyez à notre numéro professionnel.

Fournisseur d'IA. OpenAI (États-Unis), qui traite les images de reçus et les détails des dépenses pour les deux fonctionnalités décrites à la section 6, selon des conditions d'API qui excluent votre contenu de l'entraînement des modèles.

Conseillers professionnels. Comptables, auditeurs et avocats, tenus à la confidentialité.

Autorités. Lorsque nous y sommes légalement tenus, ou pour établir, exercer ou défendre des droits en justice. Nous vous en informerons lorsque nous serons autorisés à le faire.

Un acheteur ou successeur. Si Carburant Technologies Limited est impliquée dans une fusion, une acquisition ou une cession d'actifs, vos informations pourraient être transférées dans ce cadre. Nous vous en informerons et cette politique continuera de s'appliquer jusqu'à ce qu'elle soit remplacée.

Toute personne que vous nous indiquez. Vos clients reçoivent les documents que vous leur envoyez. Les membres du personnel que vous ajoutez à votre entreprise peuvent voir les données de l'entreprise auxquelles vous leur donnez accès.

8. Où vont vos données

Nous sommes basés au Nigeria et nos prestataires de services opèrent à l'international, y compris aux États-Unis et dans l'Union européenne. Vos informations peuvent être stockées ou traitées en dehors de votre pays.

Lorsque nous transférons des données personnelles hors du Nigeria, nous le faisons sur les bases autorisées par le NDPA — notamment l'adéquation, les garanties contractuelles, ou votre consentement. Lorsque nous transférons des données personnelles hors de l'EEE ou du Royaume-Uni, nous nous appuyons sur des décisions d'adéquation ou des clauses contractuelles types avec le destinataire. Vous pouvez nous demander des précisions.

9. Messages marketing, et comment les arrêter

• E-mail : le lien de désabonnement au bas de chaque e-mail marketing, ou écrivez-nous.
• WhatsApp : répondez STOP à n'importe quelle diffusion, ou bloquez le numéro.
• Notifications push : désactivez-les dans les réglages de votre appareil, ou dans l'App.
• Messages intégrés à l'application : ceux-ci font partie du produit.

Les messages de service — reçus d'abonnement, réinitialisations de mot de passe, alertes de sécurité, modifications de ces conditions — font partie du service et ne peuvent pas être désactivés tant que vous avez un compte.

10. Cookies et technologies similaires

Sur getbilling.co, nous utilisons :

• Cookies nécessaires — connexion, sécurité, préférence de langue. Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies analytiques — Google Analytics, pour comprendre quelles pages sont utiles et lesquelles ne le sont pas.
• Cookies publicitaires — lorsqu'ils sont activés, pour mesurer les publicités et toucher des audiences pertinentes.

Vous pouvez contrôler les cookies non essentiels via les paramètres de votre navigateur.

Dans les applications mobiles, nous utilisons des identifiants d'appareil et publicitaires plutôt que des cookies. Sur iOS, vous contrôlez le suivi des applications via l'invite App Suivreing Transparency d'Apple et les réglages de votre appareil. Sur Android, vous pouvez réinitialiser ou supprimer votre identifiant publicitaire dans les réglages de votre appareil.

11. Combien de temps nous conservons les choses

Lorsque nous sommes tenus de conserver des registres pour des raisons légales, nous ne conservons que ce que la loi exige et en restreignons l'accès.

12. Vos droits

Selon l'endroit où vous vivez, vous pouvez nous demander de :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Corriger toute information inexacte
• Supprimer votre compte et vos données
• Exporterer vos données dans un format portable
• Restreindre ou vous opposer à certains traitements, y compris le marketing direct et le profilage
• Retirer un consentement que vous avez donné précédemment, sans affecter ce qui s'est passé avant
• Ne pas faire l'objet de discrimination pour avoir exercé l'un de ces droits (pour les résidents de Californie)

Le faire vous-même : vous pouvez modifier vos informations dans les réglages de votre compte, exporter vos registres depuis l'App, et supprimer votre compte depuis les réglages de l'App. Vous pouvez également nous demander de supprimer votre compte en écrivant à [email protected].

Nous demander : écrivez à [email protected]. Nous répondons sous 30 jours. Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité au préalable.

Si la demande concerne les données de vos clients — par exemple si l'un de vos clients vous demande de supprimer sa fiche — vous vous en occupez dans l'App, et nous vous aiderons si besoin.

Réclamations. Si vous êtes au Nigeria, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Nigeria Données Protection Commission (NDPC). Dans l'EEE ou au Royaume-Uni, vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle nationale. Nous préférerions que vous vous adressiez d'abord à nous.

13. Sécurité

Nous chiffrons les données en transit et au repos, hachons les mots de passe, restreignons l'accès interne à ce dont chaque personne a besoin pour faire son travail, et maintenons nos systèmes à jour.

Aucun système n'est entièrement sécurisé, et nous ne prétendrons pas le contraire. Protégez aussi votre côté : utilisez un mot de passe fort et unique, ne partagez pas vos identifiants, et verrouillez votre appareil. Si vous pensez que votre compte a été consulté sans votre autorisation, contactez-nous immédiatement.

Si une violation susceptible d'entraîner un risque pour vous se produit, nous vous en informerons ainsi que le régulateur compétent dans les délais prévus par la loi — 72 heures pour la NDPC et pour les autorités de l'UE/du Royaume-Uni le cas échéant.

14. Enfants

Billing Plus est un outil professionnel. Il n'est pas destiné aux personnes de moins de 18, et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants. Si vous pensez qu'un enfant nous a communiqué des informations personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons.

15. Modifications, et comment nous contacter

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos pratiques changent. La date en haut de page reflète toujours la version actuelle. Pour les changements importants — une nouvelle catégorie de données, une nouvelle finalité, une nouvelle fonctionnalité d'IA — nous vous informerons par e-mail ou dans l'App avant l'entrée en vigueur du changement.

Questions, demandes ou réclamations :

L'équipe administrative
Billing Plus — Carburant Technologies Limited
[email protected]
Warri, État du Delta, Nigeria

Cette politique est publiée en anglais et traduite dans d'autres langues par commodité. En cas de divergence entre une traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.